働き方改革は会議から!会議改善のポイント総まとめ

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thumb_180827.jpg企業が業務の効率化を目指すとき、意外と盲点になっているのが日々行われているさまざまな会議です。働き方改革ラボでも、これまでに様々な切り口で会議改善についてお届けしてきました。

今回は会議改善の決定版。改めて、会議の見直しポイントをおさらいしていきましょう。

会議にかかるコスト、意識していますか?

ふだん私たちが特に意識せず行っているさまざまな会議ですが、そのたびに書類を印刷したり、プロジェクターなどの機器を用意したりする必要があり、参加者のスケジュール調整や拠点間の移動にも手間と時間がかかります。会議が終わった後も、片付けなどの作業を行わなくてはならず、こうしたコストを考えずに会議を重ねていると、企業の生産性を低下させることにもつながりかねません。業務の効率化を進める上で、これまでの会議のやり方を点検し、ムダを削減するのは必須といえます。

一般にムダが多いといわれているのが定例会や連絡会、報告会などの会議です。「昔からやっているから」という理由だけで続いているものも多く、目的が不明確だったり、関係のないメンバーが参加を強いられていたりする例も目立ちます。こうした会議では、報告者が一方的にしゃべって終わりというケースも少なくありません。

また、ダラダラと続く会議も問題です。例えば、会議の進め方が明確になっておらず、参加者の気分でテーマがあっちへ行ったりこっちへ行ったりするケース。これではいつまでたっても終わりません。また、当日になって初めてメンバーが資料を渡され、具体的な内容を確認するような会議も問題です。これではメンバーの理解も浅いところにとどまってしまいますし、議論がスタートするまでに時間がかかってしまいます。

会議別や改善策・テクニックについては、
こちらの記事

ICTの活用で会議の効率をアップ

それでは、会議の改革にはどのように取り組むべきでしょうか。まずは自社の会議について回数、時間、かかるコストなどを詳しく調査し、どのようなムダがあるのかを洗い出すことから始めましょう。たとえば無関係な参加者がいないか、開催の頻度が高すぎないか、各拠点からメンバーを呼び集める必要があるか...といった具合です。そして、あまり意味のなさそうな会議については思い切って廃止します。社内からは「ずっと続けてきたのに」と抵抗があるかもしれませんが、そこは調査で上がってきたデータをもとに説得を行います。

一方で、継続すべきと判断した会議については徹底した効率化を行います。その際にはICTの導入が効果的ですので、積極的に活用していきましょう。以下では主な手法について紹介します。

ToDoリストの活用とタイムマネジメント

会議をスムーズに進めるためには、開催前に参加者全員がテーマと目的をしっかりと共有しておく必要があります。そこでToDoリストを活用し、会議では何をテーマにし、何を決定するのかをあらかじめ明確にしておきましょう。そうすれば参加者は事前に考えをまとめておけるので、会議のスタートから議論を深めていくことができるようになります。こうしたToDoリストはクラウドサービスとして提供されているものを利用するのが便利です。いくつか試用してみて、自社の環境に合ったものを選ぶとよいでしょう。

タイムマネジメントも重要です。一般に人間が集中力を維持できる時間は90分といわれていますので、なるべくテーマを絞り込み、1時間以内に収まるようにしましょう。

遠隔会議

遠隔地からメンバーが集まる会議では、移動に手間と時間がかかる上、スケジュール調整が難しく、そう頻繁には行えません。そこで活用したいのがテレビ会議やWeb会議といった遠隔会議です。ネットワーク環境さえあれば開催可能な遠隔会議は、場所や時間に縛られず、手軽にface to faceの会議を開催することが可能で、ファイルの共有・やり取りも容易。本社、支社、外出先、社員の自宅と一度に多拠点を結ぶことができるため、在宅勤務など働き方改革を推進する上でも有効です。

遠隔会議システムの一覧選び方のポイント

ファイル共有やリモートアクセス

会議を成功へ導くためには、すべての参加者が最新の情報を共有することが必要です。しかし、営業職など社外にいることが多い参加者は、事前に資料へ目を通すことが難しいという問題があります。そこでこうした人のために、社外から社内の資料にアクセスできる環境を用意しましょう。手軽な方法としてはBoxやDropboxなどのファイル共有サービスの利用がありますが、セキュリティ面に配慮したい場合は、インターネットVPN経由でのリモートアクセスや、クラウドサービスの活用なども検討したいところです。

グループウェア有料版4選と無料版5選は、
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チャットツール

目的が簡単な情報共有や打ち合わせならば、Skypeやチャットワークなどのチャットツールを活用してWeb上で会議を行うのもよいでしょう。チャットツールでは複数の人数がリアルタイムでやりとりできるだけでなく、ファイルの共有も可能。個人やチーム単位でタスクを設定できるものもあります。

ビジネスチャットツール78サービスの
一覧比較は、こちらの記事

個々の会議の質を高める

「日本企業の会議は多すぎる」とはよく聞きますが、なくすべき会議がある一方、必要な会議もあります。効率化を急ぐあまり、メンバー間のコミュニケーションが不足してしまい、ミスが増えたり生産性が落ちたりしては本末転倒。各会議の必要性を吟味した上で、残すべき会議は残し、それらの質を高めていく努力が必要なのです。そして会議の有り様を理想の働き方に合ったかたちにモデルチェンジできれば、働き方改革の推進にもつながるはずです。

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