テレビ会議・ビデオ会議・Web会議・電話会議はどう違う?目的に合わせた選び方のポイントとは

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働き方を効率化し、様々な業務への対応力を強化するには、自社に合った通信会議ツールを使用し、上手く活用することが重要な役割を果たします。本記事では、イマイチ違いが分かりづらい「テレビ会議」「ビデオ会議」「Web会議」「電話会議」の違いと選び方、それぞれの特徴について分かりやすく解説をします。

◆目次
・動きの早い現代に対応すること
・テレビ会議・ビデオ会議・Web会議・電話会議とは?
・それぞれのメリットとデメリット
・目的に合わせた選び方のポイント
・複合的なツールも
・正しいツール選定でチャンスを広げるために

動きの早い現代に対応すること

流動的で展開の早い世の中にあって、時間は貴重な資源です。

マーケティングの基本戦略である「より多く、より広く」に加え、「より速く」が求められる時代というべきでしょう。

多量かつ広域の顧客を得るためには、意思連絡や意思決定、アイディアのブラッシュアップなどをできる限り素早く行う必要があるのです。

テレビ会議やWeb会議などの通信会議ツールは、適切に活用することで業務の効率化を図ることができます。

本社と支社、日本と海外といった物理的な距離をほぼゼロにし、「意見」や「思考」のみをダイレクトに伝え合うことによって、組織としての動きも活発化するでしょう。

働き方改革関連法も成立した今、他社に差をつける通信会議ツールの種別と活用方法を知り、導入を検討してみませんか。

テレビ会議・ビデオ会議・Web会議・電話会議とは?

通信会議ツールには、大きな区分として「テレビ会議」「ビデオ会議」「Web会議」「電話会議」の4種類があります。

それぞれどのような違いがあるのかを、まず見ていきましょう。

(1)テレビ会議

テレビ会議とは、会議室において自分と相手側の双方が、リモコン付きのカメラやマイクスピーカーなどの専用機器を備え、データをネットワーク回線に乗せて、映像と音声による会議を行うことをいいます。

通信方式としては、社内サーバを利用するオンプレミス型がメインとなる傾向にあります。

例)polycomchromeboxなど

(2)ビデオ会議

ビデオ会議とは、テレビ会議と同様、会議室にて専用機器を備え、会議参加者が映像と音声による会議を行うことをいいます。

テレビジョンが遠隔地へ映像を送る技術だとすると、ビデオは信号の受信・再生技術を指す言葉ですが、基本的にビデオ会議とテレビ会議は同一のものと捉えられます。

(3)Web会議

Web会議とは、自宅や自分の席から、パソコン内臓のカメラや市販のWebカメラなどを用い、パソコンやスマートフォンのソフトウェアやブラウザ上で、インターネット回線を通じた映像と音声による会議を行うことをいいます。

また、外部サーバを利用するクラウド型の通信方式を採るのが一般的です。

例)Skype for BusinessV-CUBECisco Webexなど

(4)電話会議

電話会議とは、参加者がアクセスポイントに架電することで、電話回線での音声ないしVoIP (Voice over Internet Protocol)音声により会議を行うことをいいます。

例)polycomGlobalMeetなど

それぞれのメリットとデメリット

通信会議ツールには、それぞれ長所と短所があります。

目的に合わせて使い分けることが大事です。

(1)テレビ会議(ビデオ会議)

メリット

音声と映像がクリアであり、通信の安定性が高いという点です。

臨場感も高くなるため、盛り上がり場の雰囲気を伝えるのに適しています。

デメリット

専用のカメラやマイクスピーカー、大型ディスプレイといった専用機器が必要です。

またテレビ会議を行うための会議室を設ける必要があり、コストが高くつきます

(2)Web会議

メリット

ネット環境さえあれば、パソコンやスマートフォンからでも手軽に参加可能です。

場所を選ばず資料の双方向的なやり取りもでき、低コストです。

デメリット

通信の安定性は各参加者の利用するパソコンのスペックや通信環境に左右されます

Webカメラで映せる範囲には限りがあるため、大人数が集合しての会議には不向きです。

(3)電話会議

メリット

携帯電話、スマートフォンさえあれば時間と場所を選ばずにいつでも実施可能です。

導入のコスト維持コストがもっとも低く、通信の安定性もあります。

デメリット

音声での通話に限られるため、相手の顔やジェスチャーなどの情報が得られません。

資料やデータの送受信ができず、図表などを要するやり取りには不適です。

目的に合わせた選び方のポイント

通信会議ツールを選ぶにも、一定の基準というものがあります。

それぞれをどのように選べばいいのか、ポイントごとに、より具体化してみましょう。

会議の質

会議には参加者同士の交流を図るという目的があります。

異なる部署や部門の相手と協調してゆくには、顔や動きの見えるテレビ会議Web会議が適しています。社内だけではなく、取引先や株主を交えての重要性の高い通信会議を行いたいという場合は、通信に安定性があり、なおかつ相手の顔や動きも見えるテレビ会議が相応しいでしょう。

また遠隔コミュニケーションの場合、齟齬を生じさせずに円滑に行うには、それぞれが同じ画面、同じ資料を見て会議を進めることが望ましいです。テレビ会議Web会議の多くには画面共有や資料共有の機能が搭載されているので、今どの資料を見て、何について話しているのかが明確になり、誤解が生じにくくなります。

使いやすさ・操作性

IT面の知識に疎い参加者がいるといった事情があるのであれば、操作性は電話会議がもっともシンプルです。

テレビ会議についても、電話会議と同様のシンプルな操作性を売りにしているものが多く、環境さえ整えてしまえば使いやすさは十分でしょう。

Web会議は、一見参加者にある程度のITリテラシーが必要に見えますが、会議に集合するための時間や都合の調整といった手間暇をなくしたいのであれば、時と場所に左右されないWeb会議は最適でしょう。

特に、大規模での会議とまでは行かないまでも、複数人の参加する会議であれば、パソコンやスマートフォンだけで資料のやり取りまでできるWeb会議は便利です。

導入・管理のしやすさ

導入面でのコスト・ハードルを下げたいのであれば、電話回線などを利用する電話会議がおすすめです。

テレビ会議の多くは社内サーバを利用するため、導入時にはシステム部門との連携が必要となります。また専用の機器やディスプレイを必要とするため、導入コストは比較的高くなります。

Web会議には、専用のソフトウェアを必要とせず、ブラウザのみで立ち上げられるものもあり、社内での事前調整の負担が軽減されるというメリットもあります。またサーバも外部サーバを利用するものが多く、特別な設定が不要なケースが多いです。

複合的なツールも

通信会議ツールには、相互にメリットを組み合わせ、またはデメリットを補うための複合的なものもあります。

テレビ会議(ビデオ会議) + Web会議

テレビ会議とWeb会議を合わせたものの例としては、リコーのUCS(Unified Communication System)があります。

カメラ・マイク付きの専用端末を使用するため、映像や音声が安定します。

またインターネット接続のクラウドタイプで、サーバ・専用回線が不要なため、運用管理がしやすく、システム管理者の負担が少ないことがメリットです。

直感的に使えるシンプルな操作性で、誰でも簡単に使用でき、会議に集中することができます。

テレビ会議(ビデオ会議) + 電話会議

ビデオ会議と電話会議の複合ツールの一つとして、上述のpolycomの音声会議システムがあります。

特に、SoundStation IP 7000などはビデオ会議システムと統合することで、ビデオ会議中でも高性能のマイクとして使え、クリアな音声という点に特化しているのがポイントです。

複数人での会議は、低品質なマイクを用いるとノイズが混ざって聞き取りにくくなることもあります。

音声特化型の電話会議と、映像も含めたビデオ会議の長所を合わせることで、こうした難点を解消できるのです。

正しいツール選定でチャンスを広げるために

会議ツールには様々な機能がありますが、それらを会社の実情に合わせて取捨選択する必要があります。

判断の際には、費用だけではなく、その裏にあるコミュニケーションの労力や時間などのコストも踏まえておかなければなりません。

もちろん、ツールの導入だけで満足するのではなく、「会議」そのものを意義深いものにしていく努力も求められるでしょう。

便利なツールも使い方次第で、その効用は大きく変わります。適切な選択をして、一歩先のビジネスを目指しましょう。

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