中小企業のDXで実現する働き方改革とは?事例と助成金も徹底解説!

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中小企業のDXで実現する働き方改革とは?事例と助成金も徹底解説!

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ビジネスのデジタル化が進む中、企業にとって欠かせないキーワードであるDX。市場での競争で優位に立つだけでなく、働き方改革を進めるためにもDXの考え方は有効です。積極的に推進している会社こそあれ、DXの意味やその活用法を具体的にイメージできていない方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、DXの基礎知識と、DXが働き方改革においてどのような意義を持つのかを解説します。DXによる働き方改革を実現している中小企業から大手企業のDX導入事例と、DX導入の際に申請できる補助金も一緒にご紹介します。

※2020年11月公開の記事を更新しました

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?

DXとは、デジタルトランスフォーメーション(Digital transformation)の略です。経済産業省が発表した「『DX 推進指標』とそのガイダンス」」によると、DXは、「デジタル化に対応するために、企業がビジネスモデルや組織、企業文化を変革していく取り組み」のこと。簡単にいうと、「デジタル技術の活用による業務の変革」と定義されています。

企業が市場環境のデジタル化に対応するために、ビジネスモデルや業務、社内制度などを変革していく取り組みのことを指します。

企業のDX導入推進を目的に経済産業省が「DX推進ガイドライン」を発表

経済産業省は、世界のさまざまな産業でデジタル技術を使ったビジネスが活性化する中で、日本企業の多くが競争力強化のための変革に踏み切れていないという課題を提言しています。

この課題の解決を目的に、DX実行上のITシステムの導入や運用についてガイドラインとしてまとめたものが「DX推進ガイドライン」です。

2018年に経済産業省から発表された「DX推進ガイドライン」には、DXを進める上での基盤となるITシステムを構築するために経営者がおさえておくべきことや、取締役会や株主が企業のDXの取り組みについてチェックするべきポイントがまとめられています。

「DXガイドライン」は、「DX推進のための経営のあり方・仕組み」と、「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」というふたつのパートで構成されています。ここではその内容を簡単に説明していきます。

「DX推進のための経営のあり方・仕組み」の概要

「DX推進のための経営のあり方、仕組み」では、DXによって生み出したい価値や新しいビジネスモデルについてのビジョンの明示、経営トップの強いコミットメントなど、DX推進に欠かせない経営面で必要な取り組みについて、チェック項目で解説しています。

①経営戦略・ビジョンの提示

企業のDX推進を成功させるためには、具体的な経営戦略・ビジョンを策定し、より鮮明なビジネスモデルの構築が重要です。特に「どの事業分野」で、「どのような手段」で、「どのような新たな価値」を生み出すことを目指すのか、という観点での具体的な経営戦略とビジョンの提示が成功のカギとなります。

②経営トップのコミットメント

DX の推進には、経営層自らが先頭に立っての取り組みが重要になります。特にビジネス形態や会社の組織・人事の仕組み、企業文化や風土そのものの変化が必要になるケースも多いため、経営層の意識改革は不可欠になるでしょう。

③DX推進のための体制整備

データやデジタル技術を活用した新しいビジネスモデルの構築には、経営層による社員の新しい挑戦への後押しや、挑戦を継続できる環境の整備が重要です。

④投資等の意思決定のあり方

DX導入の推進には大小さまざまな領域での投資が必要になります。経営層は、投資家の意思決定の指標がコスト面や投資のリターンのみで判断されないかといった観点での考慮も必要になります。

⑤DX により実現すべきもの:スピーディーな変化への対応力

DX導入の目的は、IT技術を活用したビジネス環境の変化に柔軟に対応し、生産性の向上や国内外を問わず市場内での競争優位性を高めることです。DX導入の目的が手段となってしまわないようにすることが重要です。

「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」の概要

「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」では、「ITシステムの体制や仕組み作り」と「実行プロセス」に分けて、各ステップでのチェック項目を示しています。それぞれの項目における先行事例や失敗ケースも交えて解説されたガイドラインです。

IT システムの体制や仕組み作り

「ITシステムの体制や仕組み」の項目では、まずDXの導入の際に企業がどのような体制と仕組みを構築するべきなのかという戦略的な観点での解説が行われています。

①全社ITシステム構築のための体制構築

DXの導入の際に新しいITシステムを構築するためには、会社内の組織体制を整える必要があります。組織内の役割分担を整理できれば、部署を隔てた横の連携が円滑化した組織体制が構築できます。

②全社ITシステム構築に向けたガバナンス

新規で社内ITシステムを構築する際には、個別最適化されたシステムではなく、社内全体で一元管理されたシステム構築が重要です。
特に個別最適化したシステム構築をしてしまうと、システム連携が複雑化し、部門ごとの情報のブラックボックス化が発生してしまう可能性もあります。そのためまずはベンダー企業へ丸投げするのではなく、社内一元管理ができる環境を目指すガバナンス体制の整備が欠かせません。

③事業部門のオーナーシップと要件定義能力

企業のDX推進には全社的共通認識が重要ですが、事業部ごとのオーナーシップも欠かせません。そのため各部門ごとに裁量がある領域においても、ベンダー企業に丸投げするのではなく、事業計画に基づいたシステム構築を進めていきましょう。

実行プロセス

「実行プロセス」の項目では、先の「ITシステムの体制や仕組み」で定義したDXの導入をいかに現場レベルで実行・運用に落とし込んでいくのかという観点での解説がされています。

①IT資産の分析・評価

社内で新しいシステムを導入する前には、まず既存運営をしているシステムの現状把握が必要です。特に社内のPCやサーバー、ソフトウェアなどのIT資産を分析・評価し、現状把握をするようにしましょう。

②IT資産の仕分けとプランニング

前述の分析・評価の次には、既存のIT資産の仕分けと、変化の激しいビジネス環境に対応できる環境のプランニングを実施しましょう。
特に仕分けの際に不要と判断されたシステムやIT資産は破棄することで、余分なコストカットができ、必要投資への注力ができます。

③刷新後のITシステム:変化への追従能力

DXの導入は新規システムへの刷新だけではありません。企業にとって重要なことは、ITシステムの導入による、変化の激しいビジネス環境での競争優位性を高める組織の仕組みやビジネスモデルのアップデートです。

業務の効率化や環境の変化に柔軟かつ迅速に対応できる会社組織の再構築を心がけましょう。

DX推進が注目される背景

経済産業省が旗振り役をして国家ぐるみで推し進められているDXの推進ですが、そもそもどうしてここまでDXの推進が注目されているのでしょうか?ここからは日本独特の企業文化と、世界的な動きを背景にDX推進が注目される要因を解説します。

世界的なデジタル化で、IT活用が必須条件となっている

日本のみならず世界全体のビジネス市場でデジタル化が急速に進んでいる関係で、業種職種を問わず、ITを活用していない旧来のビジネスモデルでは通用しなくなってきています。

特に2010年代に急速に広まったスマートフォンによって、インターネットを利用したサービスがより一般的なものとなり、企業規模を問わずビジネスモデルの転換が求められるようになってきています。

レガシーシステムの変換が求められている

レガシーシステムとは、企業が利用している既存のITシステムのことです。特に日本企業ではレガシーシステムを利用しているケースが多く、「2025年の崖」問題が日本全体の課題として捉えられています。

「2025年の崖」問題とは、前述のレガシーシステムを2025年までに刷新しなければ、日本企業全体で最大12兆円もの経済損失が出るという予測のこと。この損失を回避するためにも、国を挙げてのDX推進が盛んになっているのです。

「2025年の崖」問題については、下記の記事でも詳しく説明しています。

「2025年の崖」が働き方改革に及ぼす影響とは?

働き方とライフスタイルの多様化が加速している

DX推進が注目される背景には、日本全体で進んでいる働き方とライフスタイルの多様化も大きな要因として挙げられます。

特に2020年の新型コロナウィルスの大流行によって、業種や職種を問わずICTを利用したテレワークの普及が加速しました。これにより企業のビジネススタイルと顧客の消費行動にも多様化が起こっているため、DX推進による企業変革が重要視されています。

DXと働き方改革の関係は?

DXの推進には、デジタル技術の活用による日本経済の活性化を図ることと共に、従業員の多様な働き方とワークライフバランスの実現も重要なミッションとして持っています。ここからはDXの推進がどのようにして働き方改革に関係をしているのか見ていきましょう。

IT活用による業務効率化

電子承認システムや電子契約システムなど、ITツールの活用が進むことで業務が効率化します。紙の資料を使って行われていた業務の非効率が見直され、ひとつひとつの業務フローの時短が実現。紙の書類の出力や郵送も不要になるため、出社を余儀なくされる業務が減り、場所を選ばない働き方も実現します。

テレワークの推進

社員1人につき1台のモバイル端末の支給が一般化し、オンライン会議ツールや電子承認ツールなど、場所や時間を選ばない仕事をサポートするシステムが普及。オンラインによる商談やオンライン上での契約書締結などリモートでもビジネスが進む仕組みが実現し、在宅勤務を含むテレワークが広がっています。

RPAの活用による労働時間の削減

RPAとは、ソフトウェアに組み込まれたロボットが業務を代行する仕組みのこと。RPAによって入力や集計などの定型的な作業が自動化できるため、処理時間の短縮や、人の業務負担の軽減が実現します。社員が、クリエイティブな仕事や戦略立案、経営判断など、人にしかできない業務に集中できるため、会社全体の生産性向上も期待できます。

業種別のDX導入事例

DXの導入は働き方改革に欠かせない取り組みの一つです。では実際にDXによって企業の取り組みはどのように実現できるのでしょうか?デジタルの活用による生産性の向上や労働時間削減を実現した事例を業種別にご紹介します。

【小売】株式会社FABRIC TOKYO:スーツの採寸データ入力時間を大幅短縮

オーダーメイドスーツを提供する株式会社FABRIC TOKYOでは、AI活用で生産性向上を実現しています。FABRIC TOKYOのサービスの特長は、店舗で採寸したデータをもとにオンラインでスーツがオーダーできること。以前は、顧客を採寸する際に伝票に手書きしたメモを、店舗スタッフが手でシステムに入力していました。

そこで、伝票のスキャンによって文字を読み取り、採寸データをクラウド上に保存するAIを導入。月間数千件、1件あたり13~15分かかっていたデータ入力時間が1件あたり2分に短縮され、月間180時間の労働時間削減が実現しました。

【公共】北九州市役所:名刺管理ツールで自治体職員の働き方が変化

福岡県の北九州市役所では、職員の働き方を変えるために名刺管理ツールを導入しました。各部署が持つ名刺を、相手と出会った経緯ややりとりなどの情報も含めて他部署と共有できるようになり、横の連携が活性化。情報の検索性やコミュニケーションの質が向上し、生産性がアップしました。訪問リストの作成時間も、ツールの活用によって5分の1に短縮され業務時間が短縮。職員が、付加価値を生む仕事に時間を割けるようになりました。

【運輸】日本通運株式会社:RPA導入で34万時間の削減を実現

物流企業の日本通運株式会社は、生産性向上と働き方改革を進めるためデジタル化を強化しています。2018年からRPAを導入し、約1年で、複数の機器の制御と操作を行えるロボットなど、合計100台が稼働する体制を構築。年間6万時間以上の削減を実現しました。

2020年3月時点では、125の業務をロボットで自動化。34万時間の削減効果をあげています。また、IT中期経営計画として、2021年度末までに100万時間を削減する目標を設定。新しいRPA活用施策の検討を進めています。

【製造】のぼり屋工房株式会社:受発注にRPAを活用して人材不足を解決

のぼり旗などの布製品を中心に販促物の企画・製造を行う、岡山市ののぼり屋工房株式会社。社員の異動による欠員の発生によって、必要な業務に充てる人材がいないことが課題でした。欠員が出た業務は、自社製品の受発注管理。見積システムから基幹システムへの入力などが必要で、1日5時間分の作業が発生していました。

求人に対しても応募がなかったことから、代替としてRPAを導入。人の手で対応していた業務のうち、3~4時間分の処理が可能になり、効率化が実現しました。閑散期と繁忙期の間での業務調整力も高まり、効果的に従業員を配置できるようになりました。

【不動産】上総屋不動産株式会社:電話対応をシステム化し、従業員のミスとストレスの軽減に成功

地域密着型営業で不動産業を展開する上総屋不動産株式会社では、月間の電話対応数が1,500件ほどあり、幅広い問い合わせ内容への対応から発生する従業員の取次ミスを課題視していました。

そこで顧客対応を管理するシステムを導入し、1日あたりの着信数や時間帯、問い合わせ内容をデータ化して分類。適切な担当者へとスムーズに取り次ぐ体制を構築することで、業務オペレーションミスも減り、従業員のストレス軽減に成功しました。

【製造】株式会社東京電機:生産管理システムの導入でペーパーレス化に成功

非常用や防災用の発電装置の製造メーカーである株式会社東京電機では、紙面上のデータ管理による誤入力や、図面の管理体制が非効率であると課題視していました。

そこで生産管理システムを電子化すると共に、業務をペーパーレス化、情報の一元管理体制へと変革させました。業務の大半をタブレット管理に移行することで、二重入力などの業務ミスも削減でき、生産性の向上が実現できました。

【観光】株式会社陣屋:旅館業に必要な業務をシステム化し黒字化に成功

神奈川県の鶴巻温泉にある老舗旅館「陣屋」では、紙ベースでの管理体制と従業員同士の情報伝達不備を背景とした年間7,000万円もの赤字経営を課題としていました。

そこで予約管理をはじめとする勤怠や原価の管理といった旅館業に必要な機能を自社で開発したシステムで一元管理体制することにしました。この取り組みによって売上は1億円増しで黒字化に成功。さらに開発したシステムを外板することで顧客事業の売上144%アップを実現しました。

【小売】株式会社エディオン:商品の棚札の電子化で業務効率が向上

日本全国に家電量販店を展開する株式会社絵エディオンでは、店頭で陳列する棚札がアナログ管理されていることにより、価格変更や陳列商品の変更のたびに棚札ごと交換する非効率で負担の大きい現場体制を課題視していました。

そこで本部のシステムで特定の型番商品の価格を入力するだけで、サーバー接続された全国の店舗のシステムにも連携され、価格表記が自動変更される体制を構築しました。このシステムは地域や店舗ごとに個別管理も可能なため、本部と一元管理と地元密着の営業スタイルの両立にも成功しています。

【建設】大成建設株式会社:現場業務データを収集・分析し業務の効率化に成功

建設業大手の大成建設株式会社では、地下での作業や山岳地帯など、電波が届きづらい環境での安定した情報共有やデータ活用を課題視していました。

そこで2021年4月に「T-BasisX」を構築し、着工から竣工までの現場内における各種データの収集や分析ができるように体制を整備。このシステムによって、少数機器でのWi-Fi通信と高精度位置把握が可能になり、無線環境を簡単に整備できるようにアップデートされました。今後はより多くの環境下でのデータ活用が可能になり、業務の効率化が促進する見込みです。

【流通】株式会社あきんどスシロー:グループウェアの導入による社内コミュニケーションの活性化に成功

日本全国に回転寿司チェーンを展開する株式会社あきんどスシローでは、社内外で異なるツールを使用していることによるコミュニケーションの分離と、重要事項の伝達漏れが発生することを課題としていました。

そこで社内外で使用しているツールをグループウェアに一元化。これにより社内外のコミュニケーションの円滑化とコミュニケーションツールの維持管理の利便性の向上を実現しました。

DX導入時に役立つ補助金・助成金

最後に企業がDX導入する際に申請可能な補助金や助成金についてご紹介します。ここではDX導入に関係する主な4つの補助金・助成金をご紹介します。

IT導入補助金

「IT導入補助金」は、ITツールの導入経費の一部を支給する補助金です。業務の効率化や売り上げ向上を目的としています。「IT導入支援事業者」が導入をサポートしてくれるため、安心してDXに取り組めます。

補助対象は、中小企業と小規模事業者です。業種や組織形態ごとに、資本金・従業員数の条件が設けられているので、公式サイトで自社が要件に該当しているか確認をしましょう。

一般社団法人 サービスデザイン推進協議会:「IT補助金

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

「ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金」は、中小企業の生産性向上を目的とし、新たなサービスの開発や生産プロセスの改善を支援します。

補助対象は、成長や収益の伸びが期待できる中小企業・小規模事業者です。こちらも業種ごとに、資本金・従業員数の条件が設けられているので、公式会社で自社が要件に該当しているか確認をしましょう。

全国中小企業団体中央会 :「ものづくり補助金総合サイト」

事業再構築補助金

「事業再構築補助金」は、コロナウイルスの流行による社会の変化に対応するため、新規事業の展開や事業転換などを支援する制度です。

補助対象は、コロナ禍で厳しい状況にある中小企業・小規模事業主・企業組合です。特にこの補助金は新型コロナウィルス流行によって変化を強いられた事業者向けの一時的な補助金のため、申請締め切りを含めて、公式サイトにて要件の確認をするようにしましょう。

中小企業庁:「事業再構築補助金」

中小企業デジタル化応援隊事業

「中小企業デジタル化応援隊事業」とは、中小企業・小規模事業者へのデジタル化やIT技術活用のサポートを充実させるため、IT専門家の紹介やその費用の一部負担を行っています。

補助対象は、デジタル化に取り組みたい中小企業・小規模事業者です。年度ごとに申請期間が細かく設定をされているので、詳細情報は公式サイトにて確認するようにしましょう。

中小企業基盤整備機構:「中小企業デジタル化応援隊事業」

まとめ

デジタルの力でビジネスモデル全体を変えるのがDXですが、まずはひとつの単純作業をロボットに置き換える、業務が滞るステップにITツールをひとつ導入するだけでも、デジタル化による働き方改革が前進します。

非効率を生んでいる業務をデジタル化の観点から見直してみることが、働き方を変えるためには不可欠です。DXを大掛かりなことだと捉えず、事例と利用できる補助金・助成金を参考にして、まずは自社にとって実現可能な取り組みを、ひとつずつ探してみてはいかがでしょうか。

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参考・出典

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

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