眠った名刺、一元管理で営業活動効率化!ツール選びのポイントは?

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各自がバラバラに行っていた名刺の管理を改革すれば、企業全体で人脈の共有が可能となり、マーケティングやセールス面で多くのメリットを得ることができます。

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名刺は各社員が築いた人脈の証

ビジネスにおいて、商談をはじめイベント、セミナー、懇親会など、名刺交換をする機会は数多く存在します。こうした場での名刺交換を通じて得た名刺は、各社員の人脈の証ともいえる大切な情報です。

しかしながら、名刺交換はしたものの、それきりで人脈として活かせていない人たちも多いのではないでしょうか。名刺交換は人脈を広げるきっかけではありますが、それだけでは活用できるものではありません。

特に多いのが、せっかく交換した名刺が机の引き出しに仕舞い込まれてそのままになっているケースです。名刺を個人で管理していては、他の社員はその情報にアクセスできません。また、名刺を紙のまま保管していると、枚数が増えるにつれて検索性が悪くなります。数百、数千の名刺から必要な1枚を見つけ出すのは至難の業といえましょう。つまり紙のままの名刺管理では、せっかくの情報源が無駄になりかねないのです。

加えて、従来は外出している社員が作業を行う際に名刺情報を参照する場合、わざわざオフィスまで戻り、自分の机で確認する必要がありました。これではメールを書くにせよ書類を作るにせよ、非効率この上ありません。

増え続ける名刺をデータベース化し、組織として人脈を共有

現在、多くの企業では名刺の管理を個々の社員に委ねています。しかし、これでは他の社員がその名刺情報に触れることができないため、部署や企業の資産としての活用が進まず、結果として貴重な人脈となるはずの名刺を役立てられず埋もれさせてしまっているケースが多く見受けられます。また、管理を個人に任せていることによるセキュリティリスクも無視できません。

こうした課題を解決するためにも、名刺情報は企業が一括して管理し、組織の共有資産として活用できる環境を作ることが大切です。そうすれば営業活動の有効な武器にもなります。

そのためにもまず取り組みたいのが、各社員が保管している名刺を紙からデジタルデータに変換し、データベース化して共有できるようにすることです。こうすれば、検索性は格段に高まり、大量の名刺情報をスマートフォンやPCに保存して持ち運ぶこともできます。さらに、データベース化された名刺情報には、営業活動の履歴など、それに付随した情報を追加することもできるため、より精度の高い情報が実現します。

そして、名刺がデータベース化されれば、企業の資産として活用できる情報に変わります。この情報を公開し社内の誰もが必要に応じてアクセスできるようにすれば、社全体の人脈が可視化され、営業活動などを効率的に行えるようになります。外出先や移動時間中に確認できるようになれば、時間を効率的に活用することもできます。これは営業のワークスタイルを変えることでもあり、働き方改革にも効果的です。

名刺管理ツールを上手に活用する

名刺をデータベース化する際にはExcelなどを使うのもよいですが、利便性の高さという意味で活用したいのが名刺管理ツールです。名刺情報の管理に特化したツールを活用することで、紙の名刺のデジタルデータへの変換と管理、部署での情報共有、必要な情報へのアクセスがいずれも容易にできるようになります。

紙の名刺のデジタルデータへの変換については、スキャナーを使ったり、スマホなどで撮影したりするだけで、自動でデータ化してくれます。こうして名刺にある情報がデータベース化されることで、一元管理が可能になり、必要な情報へのアクセスが非常に容易になります。

そしてこうした名刺管理ツールは、どこにいても情報にアクセスできるという点でクラウドとの相性が良い分野でもあります。クラウド型の名刺管理サービスに情報を集約しておけば、場所を選ばず必要なとき必要な情報に素早くアクセスできます。

名刺情報を最大限に活用し、業務効率化と売上向上を図る

名刺管理ツールを活用することで、人脈情報が社全体で共有できるようになれば、営業活動が格段に効率アップします。

例えば、営業担当者がある企業へ新規開拓先としてアプローチする際、すでに別の誰かが面識を持つ相手がいたとしても、情報が共有されていなければそうしたツテを使うことができず、ファーストコンタクトまでに手間と時間を多く費やすことになります。

しかし、名刺管理ツールを導入していれば、データベースで相手企業を検索することで、他の営業部の担当者がアプローチしている、別の部署のメンバーが人脈を持っていた、などの情報を知ることができ、より効率的な戦略をとることが可能です。

このように名刺管理ツールの導入は、営業活動の効率化や、商談成功率の向上も期待できるのです。

名刺管理ツールの機能と選択のポイント

最後に、名刺管理ツールについて、主な選択のポイントを紹介しましょう。

コスト

名刺管理ツールには無料と有料のものがあります。無料ツールの場合、登録できる名刺枚数や利用できる機能などに制限があり、高度な機能を利用するには有料版を...というケースもあります。まずは、無料版で試してから有料版を導入するというやり方も良いでしょう。また、有料のものも登録する枚数によって価格が変動する場合がありますので注意しましょう。

デジタルデータへの変換

名刺をデータベース化するには、スキャンするなどしてデジタル化しなければなりません。しかし、名刺を正確にスキャンできなかったり、読み取ったデータの入力が間違っていたりすることがあります。昨今は外国へ入力作業を委託しているサービスも多く、スキャンのしやすさや入力の正確性は選択の際の重要なポイントとなるでしょう。

PCやスマホとの連携

名刺管理ツールは、基本的にはPCで管理しますが、スマートフォンで参照することも多いでしょう。よって両者との連携が重要です。画面の使いやすさなどはよく確かめておきましょう。

他サービスとの連携

名刺管理は、顧客管理(CRM)、営業支援(SFA)といった業務システムとも関わってきます。そこで、それらのシステムとのデータ連携ができるよう、データのエクスポート・インポートの機能が備わっているかもチェックしましょう。

セキュリティ

名刺も重要な個人情報ですから、セキュリティ対策は不可欠です。パブリッククラウドを利用している場合、データの送受信の暗号化対策やログイン認証の二重化などの対策がされているかを確認しましょう。

名刺管理ソフトの一覧はこちら

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