ページが見つかりませんでした – 働き方改革ラボ https://workstyle.ricoh.co.jp Just another WordPress site Tue, 14 Mar 2023 06:34:52 +0000 ja hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.1.1 海外企業のユニークな福利厚生を紹介! 労働環境から見る多様な働き方 https://workstyle.ricoh.co.jp/article/welfare-world.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/welfare-world.html#respond Mon, 13 Mar 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=14893
海外企業のユニークな福利厚生を紹介! 労働環境から見る多様な働き方

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コロナ禍で一時中断されていた海外渡航が解禁されたことで、海外企業での就職や移住を試みる方はこれから増加すると考えられます。

海外企業においても「福利厚生」は求職者が会社を選ぶうえで重視するポイントのひとつといえます。また、多くの海外企業が、従業員に満足度を高く保ちながら働いてもらうためにさまざまな福利厚生を設定し、その充実をはかっているでしょう。

今回は海外企業をはじめとした珍しいユニークな福利厚生を紹介していきます。あわせて日本企業の事例など手厚い福利厚生を用意したい方へのヒントもご紹介するので、ぜひご活用ください。

※2019年11月に公開した記事を更新しました

海外で働く日本人は増えている? 現状を解説

そもそも、海外で働く日本人はどのくらい増えているのでしょうか。新型コロナウイルスの影響を経てどのように変わっているのか、現状を解説していきます。

コロナ禍における海外在留邦人数の変化

まず、海外在留邦人数の変化について見ていきましょう。海外在留邦人数とは、3ヶ月以上の長期間海外で生活しているものの、いずれ帰国する予定の「長期滞在者」と、永住権を持っている「永住者」の合計数のことをいいます。

2022年10月1日に外務省が発表した「海外在留邦人数調査統計」によると、年を追うごとに人数は増えていましたが、新型コロナウイルスが流行した令和2年(2020年)にはおよそ5万人減りました。

しかしグラフをよく見ると、永住者はコロナ禍においても影響を受けず、むしろ上昇傾向にあることがわかります。また長期滞在者に関しても、令和2年を機に減少してはいますが、海外渡航が解禁された現在、これから増えていくことが考えられるでしょう。

海外在留邦人の変化のグラフ

福利厚生先進国!? アメリカの労働環境

海外で働く日本人が増えることが考えられる一方で、海外企業と日本企業では具体的にどのような違いがあるのか、わからない方も多いかもしれません。そこでこの章では、アメリカの労働環境について解説します。

アメリカ企業の特徴

まずはアメリカ企業の特徴から見ていきましょう。

1.     実力主義で仕事にシビアである

アメリカ企業の1つ目の特徴として、実力主義で仕事にシビアであることが挙げられます。

個人でスキルを上げていくことが前提のため、実力がなければすぐに解雇されることもあります。日本においては解雇に対する規定が設けられていますが、アメリカにはそういった決まりがないため、即日解雇されることも考えられるのです。このことから、アメリカは実力に対して非常にシビアである国だということがわかります。

2.    転職文化が浸透している

アメリカ企業の2つ目の特徴として、転職文化が浸透していることが挙げられます。日本では「仕事は人生の一部」と考える人が多い一方で、アメリカでは「仕事は人生を豊かにするための手段」という考えが浸透しています。

アメリカでは自身のライフ・ワーク・バランスを重視し、スキルアップや理想を追い求めて転職を繰り返す人が多くおり、また会社がそれを容認していることも、アメリカ企業の特徴といえるでしょう。

アメリカの福利厚生の3つのポイント

続いて、アメリカの福利厚生を知る上で押さえておきたい3つのポイントをご紹介します。

1.    退職金制度がない分、民間の年金プランが充実している

1つ目のポイントが、退職金制度がない分、民間の年金プランが充実していることです。

退職金制度がないアメリカでは、その代わりとして、民間の年金プランに加入するのが一般的で、企業が給料から積立金を天引きし、福利厚生の一環として運用することが多いそうです。

また、自社株の購入権を付与する企業が多いのもアメリカ企業の特徴といえるでしょう。同国では、資産運用の方法として株式投資が身近に行われていることが影響していると考えられます。

2.    日本のような健康保険制度がない

2つ目のポイントが、日本のような健康保険制度がないことです。

従来のアメリカでは、日本国民が入っているような公的医療保険制度は高齢者と障がい者、低所得者のみが対象となっていました。また、アメリカの民間の医療保険は高額で、医療に対するケアが遅れていたと言われています。

そこで、2020年度にはカリフォルニア州にて医療保険加入を義務化する法律が施行されました。国民が医療を受診しやすいように整えられつつあります。とはいえ、州によっては健康保険制度が整っていなかったり、仕組みが異なったりするため、注意しましょう。

アメリカの福利厚生事例5選

続いて、アメリカの企業の福利厚生に関する事例を5つご紹介します。

1.     社員の家族にも手厚い|Google

福利厚生が手厚い企業としてまずご紹介したいのが、Googleです。アメリカの大手IT企業である同社では、その充実した福利厚生が優秀な人材の獲得に大いに役立っているそう。たとえば、オフィスでの食事を無料で提供しているほか、社内にはジムやスポーツ施設を設置されており、従業員が無料で利用できることがよく知られています。

ほかにも、Teck Stopと呼ばれる社内技術サポートが用意され、社員のハードウェアやソフトウェアの問題をサポートしており、長い労働時間の中でも社員がストレスなく働けるよう、あらゆる配慮が行き届いているそうです。

また、社員が亡くなってしまった際には、配偶者またはパートナーに給料の半額を死後10年間支給するといった手厚い支援制度も設けています。

2.     社内独自の通貨がユニーク|Zappos

続いてご紹介するのが、アメリカ、ラスベガスを拠点とする靴の通販会社で、現在はAmazon傘下に入っているZapposです。Zappos は2011年には米ビジネス誌「Fortune」が発表した「最も働きがいのある企業100社」で6位にランクインし、そのユニークな企業文化に注目が集まっています。

「いかに社員が幸せに働けるか」を大切に考えている同社では、福利厚生も充実しています。なかでも、社員の医療費を100%企業側が負担するという制度は、「最も働きがいのある企業」に選ばれた企業の中でも数少ない、手厚い福利厚生だそうです。

また、Zappos独自の社内通貨「Zollars」もユニークな制度のひとつ。社員は毎月、同僚に50ドル分のボーナスを付与できる権利を持ち、企業文化に沿った良い行動をとった社員に対し、この Zollarsを送ります。貯めたZollarsの額によって、マグカップやPC用キーボード、リュックなどのさまざまなアイテムと交換できるそうです。社内のコミュニケーションを活性化させるための仕組みも整っていると考えられます。

3.     健康マネジメントで負担軽減|Chevron

続いて、アメリカ、カリフォルニア州に本社を置く石油関連企業・Chevronについて見ていきましょう。

ガスやオイルの会社というのは、その業種の性質上メディアに誹謗中傷を受けやすく、ストレスが多いといわれています。そこで同社は、福利厚生として「Healthy Heart Program」を実施。社員それぞれにヘルスコーチをつけて、健康のマネジメントを行っています。健康のマネジメントを行うことで社員の負担を軽減し、働きやすさを追求していると考えられます。

4.     従業員が日中にサーフィンしてもOK|Patagonia

アメリカ、カリフォルニア州に本社を置くアウトドア衣類メーカーであるPatagoniaは、山や自然を愛する顧客にむけた商品を展開しており、社員自身も健康でアクティブであることを大いに推奨しています。

たとえば社員が日中にサーフィンに出かけることも社内文化として受け入れており、受付スタッフは毎日、サーフィンの気象条件を発表しているそう。社員のリフレッシュにつながる、ユニークな福利厚生といえるでしょう。

5.     4週間の有給休暇が与えられる|Epic

最後にご紹介するのは、アメリカ、ウィスコンシン州にある医療テック企業Epicです。同社では、社員に入社後5年ごとに4週間の有給休暇の資格が与えられるという制度「サバティカル・プログラム」を用意しています。

この休暇を利用して、社員が今まで行ったことのない国へ旅行する場合は、社員と同伴者の交通費や滞在費をなんと会社が負担してくれます。新たな世界に積極的に飛び込み、視野を広げることの大切さを福利厚生の制度によって後押ししているのです。

海外のユニークな福利厚生3つ

これまで、アメリカ企業を中心にご紹介してきましたが、他にもユニークな福利厚生のある国がたくさんあります。そこでこの章では、フランス、ドイツ、インドネシアの福利厚生を解説していきます。

フランスの「チケ・レストラン」と昼食補助

1つ目の福利厚生が、フランスの「チケ・レストラン」と昼食補助です。

フランスでは「チケ・レストラン」という金券制度が普及しています。この金券は、従業員の就業日数によって支給される枚数が決定され、額面の半分は会社が負担し、残りの半分が給料から天引きされる仕組みで成り立っている福利厚生です。日本国内でも注目を集め、およそ2,000社もの企業が導入しているとされています(2021年時点)。

金券は、就業日数に応じて枚数が変わるとされており、金額には上限がありません。フランスでの平均額は7.70ユーロ(日本円でおよそ約1,000円)で、従業員はその半額程度のみで食事ができます。フランス国内にはチケ・レストランを利用できる店が多く、とくにランチ時に利用する人が多いようです。

また、フランスの法定年次有給休暇の最低日数は年間25日ですが、「週35時間労働制」によって35時間を越したら休暇がもらえるという仕組みもあります。さらに、労働契約の種類によっては年9~12日の有給休暇を追加取得できるそうです。

ドイツの「クリスマス手当」

2つ目が、ドイツの「クリスマス手当」です。

ドイツでは「クリスマス手当」という、多くの企業で採用されている福利厚生制度があります。ドイツのボーナスに当たる手当で、給料のおよそ1か月分の額が支給されます。この季節に福利厚生が設定されているのは、キリスト教の国ならではといえるかもしれません。

ただし、すべての人に適用されるものではなく、日本でいう「正社員」にあたる人が対象とされているそうです。2019年にStatistaに掲載されたデータによると、ドイツの労働者のうち86.9%がクリスマス手当をもらっていることがわかりました。

インドネシアの「レバラン手当」

3つ目が、インドネシアの「レバラン手当」です。インドネシアでは、イスラム教に関連した手当が法律で義務付けられています。

ラマダン(断食月)明けの大祭であるレバランの際に支給される「レバラン手当」は、レバラン休暇に入る前に、基本給1ヶ月分程度のボーナスが支給されるというものです。支給額は勤続年数によって変わるとされています。

レバラン手当はTHR(宗教大祭手当)のひとつで、「Tunjangan Hari Raya」の略称です。

イスラム教徒に関連した手当となりますが、仏教やキリスト教に信仰のある人も対象となるほか、国籍も問いません。ただし、本社からの駐在派遣の場合は例外とされています。

海外の福利厚生にも負けない! 日本の人気企業の事例

独創的な海外の福利厚生を取り入れるのも大切ですが、まずは身近な企業の事例を参考にするといいでしょう。そこで最後に、海外の福利厚生にも負けていない、日本の企業の福利厚生を解説していきます。

女性活躍促進制度も|株式会社サイバーエージェント

1社目が、メディア事業、インターネット広告事業、ゲーム事業を手掛けている株式会社サイバーエージェントです。サイバーエージェントは、「挑戦と安心はセット」という考えを大切にしており、福利厚生にも力を入れています。

なかでも「女性活躍促進制度 macalonパッケージ」という独自制度が新しく、月に1回の女性特有の体調不良の際に「エフ休」をはじめ、女性の活躍につながる福利厚生が充実しています。「エフ休」はいわゆる「生理休暇」にあたりますが、Femaleの「F」をとって「エフ休」と呼ぶことで、取得理由を言いづらいと感じる社員にも考慮されています。

多様な働き方を選択可能|サイボウズ株式会社

2社目が、ソフトウェア開発会社のサイボウズ株式会社です。「100人いたら100通りの働き方」があって良いという考え方を持っている同社は、ワークスタイルの変革に定評があります。

働き方改革が取り入れられるよりも前の2007年にはすでに自らのライフスタイルや副(複)業などの実現に力を入れてきましたが、2018年には「働き方宣言制度」を施行。一人ひとりが「自身の働き方」を自由に記述する形で宣言することで、周囲に意思表示をでき、かつ、実行しやすい環境を整えています。

まとめ

今回の記事では、アメリカ企業をはじめとしたユニークな福利厚生を解説しました。一見日本の企業文化には根付きにくそうな海外の事例も、自社の特色やポリシー、制度などを顧みて、親和性の高いものからその実現の可能性を探ってみても良いかもしれません。

従業員一人ひとりが生き生きと働くために、自社らしさを活かせる福利厚生の制度を今一度考えてみてはいかがでしょうか?

働き方改革ラボでは、YES・NO形式の簡単な質問に答えるだけであなたの会社に必要な取り組みが分かる資料を無料で配布しています。ぜひダウンロードして参考にしてください。

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

参考・出典

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医療の2024年問題とは|働き方改革への課題や解決方法について詳しく解説 https://workstyle.ricoh.co.jp/article/medical-care-2024.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/medical-care-2024.html#respond Wed, 08 Mar 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=14868
医療の2024年問題とは|働き方改革への課題や解決方法について詳しく解説

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医療の2024年問題とは、医療業界の働き方改革を2024年4月までに実施しなければならないことです。政府は、2019年より働き方改革を進めていますが、医療業界の働き方には長期的な見直しが必要であるため、猶予期間が与えられています。

この記事では、医療の働き方改革について解説します。2024年4月から何が変わるのか、今ある課題や解決方法についても解説するので、参考にしてください。

医療の2024年問題とは

医療の2024年問題とは、2024年4月までに医師や看護師など医療業界の労働環境や働き方を見直すことです。政府は、2019年4月に「働き方改革関連法」が施行しましたが、医療業界は過重労働が定着していたため、すぐには実施できませんでした。労働環境や働き方の見直しを整備するには時間がかかると推測し、5年間の猶予が与えられています。

働き方改革関連法適用による変更点

働き方改革関連法の適用によって、これまでの状態や制度などから変更になる点があります。ここでは、3つの変更点について解説します。

労働時間の上限規制

医療の2024年問題では、過剰な時間外労働を抑止するために、医師の時間外労働時間に上限が規制されます。労働時間の上限規制は、医療の働き方改革の最も大きな改革です。今まで、医師の勤務時間や休憩時間の不明確さや、勤務時間の管理不足が多かったことが実施の理由といえます。

労働時間の上限規制は、医師の経験年数や医療機関の特性により、3つの水準に分けられて、それぞれ上限が異なります。各水準については、下記の通りです。

【A水準】すべての医師

A水準の対象は、一般の診療従事勤務医であるすべての医師です。時間外労働の上限は、年間で960時間以下、月間では100時間未満になり、休日労働も含まれます。

【B水準】地域医療確保暫定特例水準

B水準の対象は、救急医療など緊急性の高い医療を提供する医療機関で、地域医療を確保するために長時間労働が必要な医師です。時間外労働の上限は休日労働を含めて、年間1,860時間以下、月間100時間未満になります。

【C水準】集中的技能向上水準

C水準の対象は、初期臨床研修医・新専門医制度の専攻医や高度技能獲得を目指すなど、短期間で集中的に症例経験を積む必要がある医師です。時間外労働の上限は、年間1,860時間以下、月間では100時間未満になり、休日労働も含みます。

引用:時間外労働規制のあり方について③ – 厚生労働省

時間外割増賃金率の引き上げ

医療の働き方改革では、月60時間を超える法定時間外労働に対して、50%以上の割増賃金の支払いが求められます。今までの医師は、過剰な時間外労働に見合う賃金が支払われず、問題になっていました。

法定割増賃金率の引き上げは既に大企業では適用されていますが、中小企業や医療業界にも、2023年4月から適用されます。医療法人や個人開業医も、常時使用する労働人数によって大企業や中小企業に区分され、時間外割増賃金率の引き上げが求められます。

追加的健康確保措置の実施

医師の健康や医療の質を確保するために、追加的健康確保措置も実施されます。常勤先から派遣されるアルバイトや複数の医療機関で勤務する医師も該当します。

労働時間の月間上限を超える医師には、28時間の連続勤務時間制限を行い、勤務間インターバルの確保、または代償休息を付与します。また、月に100時間以上の時間外労働が予測される医師には面接指導を行い、指導結果を踏まえて就業上の措置を実施して、医師の健康確保を目指します。

引用:時間外労働規制のあり方について③ – 厚生労働省

法令適用への問題

2024年の法令適用への対応には問題があります。ここでは、働き方改革が先送りとなっている理由について解説します。

人材不足

医療業界の抱える課題として最も深刻なのが人手不足です。人手不足の原因は、少子高齢化による労働力の減少や、育児や介護によるキャリアの中断などといわれています。

人手不足が慢性的に続くと、医師や看護師1人当たりの負担が増えて過重労働になり、退職者の増加につながる恐れがあります。人材不足による労働環境の悪化を防ぐためにも、できるだけ早い人材確保が必要です。

勤務環境整備が不十分

勤務環境整備が不十分なことも、医療業界の課題の1つです。医師は、患者の緊急輸送や看取りなど昼夜問わずに対応するため、他職種よりも長時間労働です。また、医師によっては担当の患者に対して責任を持って対応するケースもあり、チーム医療が機能していない場合もあります。

現在の医療業界は、女性の医療従事者にとって出産・育児をすると就業を継続しにくい環境でもあります。患者対応に伴う事務作業が、タスクシフティングできていないことも問題です。タスクシフティングについては、後程解説します。

医療の2024年問題を解決する方法

それでは、医療の2024年問題を解決するにはどのような方法があるのでしょうか。ここでは、5つの解決策について解説します。

ICTツールの導入

医療の2024年問題を解決する方法として、ICTツールの導入・活用があります。ICTツールとは、人同士や人とコンピューターが通信する応用技術を便利にツール化したものです。Information and Communication Technologyの略で、情報通信技術を表します。

医療業界向けのICTツールには、患者の状態がみられるモニターシステムや電子カルテ管理システムなどがあります。ICTツールの導入は、長時間労働の改善が期待できるだけでなく、教育にも適しています。

タスクシフティングの実行

タスクシフティングとは、医師が担当する業務の一部を、看護師や薬剤師へ業務移管させて、医師の負担を軽減させることです。タスクシフティングを行うと、医師の時間外勤務の改善につながります。タスクシフティングを実行する際には、医師以外の医療従事者の負担が増加しないように、PDCAを回しながら管理しましょう。

勤務管理の整備

医師の不規則な勤務状況を改善するには、勤務管理の整備も必要です。医師を含む医療従事者の勤務時間を把握するには、ICカードやタイムカード、ビーコンなどで出退勤時間を確認する対策を行いましょう。また、勤怠管理システムの導入は、出退勤時刻の記録、残業時間、休暇の取得やシフトなどを一括管理できるためおすすめです。

36協定の自己点検

36協定とは、「時間外労働・休日労働に関する協定」のことです。病院側は、36協定に定められている時間以上の時間外労働をさせていないかを確認してください。また、医療従事者自身が、36協定で定める時間外労働時間数について自己点検を行い、長時間労働とならないように業務の見直しをすることも大切です。

女性医師への支援

近年、医療の分野でも多くの女性医師が活躍しています。しかし、妊娠や出産、育児などでキャリアを中断してしまい、復帰をためらう女性医師は少なくなりません。妊娠や出産などがキャリアの形成の妨げにならないように、病院側は短時間勤務のような多様で柔軟な働き方を推進して、女性医師を支援することが大切です。

医療の2024年問題解決に向けた働き方改革の事例

実際に、ICTツールを導入して、働き方改革を行った医療現場の成功事例を2例紹介します。

日本医科大学千葉北総病院 救命救急センター

360度カメラを活用した救急診療のトレーニングを導入しています。以前の研修医や医学生は、診察や手術に参加できず、スキルアップがしにくい環境でした。また、手術を撮影する固定カメラは、手術の流れやスタッフの役割把握が難しいことも課題でした。ICTツールの導入により、処置や手術の手技、医療スタッフ全員の動きが把握しやすくなりました。

新潟県庁・新潟大学医学部災害医療教育センター

双方向で書き込みができる電子黒板(IWB)を導入し活用しています。その背景には、新型コロナウイルス 感染症の大流行により業務が逼迫して、県庁と保健所の電話などでの情報連携が厳しくなったことがあります。そこで、県庁の医療調整本部と県内6カ所の保健所をIWBでつなぎ、常に最新の情報を共有できるようにして、迅速なトリアージの実現と業務全体の効率を向上させました。

まとめ

2024年の4月までに、医療業界の働き改革を進めるには、早急な対応が必要です。労働勤務環境や女性医師への支援が改善されないと、医療の安全性の確保は厳しくなるでしょう。医療業界の2024年問題にむけて、経営側や医療従事者も意識改革を行い、しっかりと準備していきましょう。

働き方改革ラボでは、36協定や長時間労働対策を含めた働き方改革に役立つ情報を、業界を問わず幅広く発信しています。長時間労働解消に向けた現状把握のためのチェックリストを無料でダウンロードいただけます。是非入手して自社の現状を確認し、今後の参考になさってください。

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
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今日から使える!労働時間削減に役立つ時短テク https://workstyle.ricoh.co.jp/article/jitan.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/jitan.html#respond Mon, 06 Mar 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=14842
今日から使える!労働時間削減に役立つ時短テク

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働く人や部下を持つ管理職にとって課題なのが、労働時間の削減です。毎日のデスクワークや作業をスピーディに、正確に行いたいけれども、スムーズに進まないと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。そこでこのコラムでは、仕事の質を保ったまま効率化を実現できる方法を解説。パソコン業務を中心に、時短を実現できるテクニックをお伝えします。

時短テクを通して仕事の中身をチェックしよう

テレワーク中のムダの削減やライフワークバランスの観点からも求められている、労働時間の削減や効率化。ただ、仕事量は同じまま労働時間を減らすことは難しいため、単に早く業務を終わらせるように呼びかけることは、働く人ひとりひとりの負担感の増加にもつながります。

効率化は、ただ労働時間削減を目指すだけでなく、仕事の中身をチェックして、自動化できるポイントやムダを見つけて業務内容を改善することが求められます。業務量を詰め込む、作業のスピードを上げるなど人に無理を強いる方法ではなく、労力を減らしながら質の高い仕事を行うための時短テクニックを活用することが大切です。

時短テクを活用するメリットは?

では、時短テクニックを導入することで、組織や働く人に対してどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

労働時間を削減できる

時短テク活用の最大のメリットは、時間あたりの成果を高められることです。時間を要していた仕事が短い時間でできるようになるため、労働時間が削減できます。労働時間を減らせるため、休息時間や、終業後の私的な時間を十分に確保でき、ワークライフバランスにつながります。

ストレスのない勤務時間を実現できるため、仕事への満足感や会社へのエンゲージメントも高まります。業務時間に余裕が生まれ、有給休暇を取得しやすくなるというメリットもあります。

社員のモチベーションが上がる

時短テクの活用や仕事の自動化によって、ルーティンワークを効率化できます。単純作業の時間を短縮できるため、その人のスキルや経験を活かした創造的な仕事により時間を割けるようになります。

社員が強みを発揮して自分らしく働くことができるため、個人のモチベーションが高まるという効果もあります。また、新しい発想が会社の利益につながれば、社員が会社から高い評価や報酬を得られます。

仕事のミスが減る

時短テクの活用によって仕事がスムーズに進み、労働時間が減ることで、個人の身体的、精神的な負担が軽減。ストレスや過労が原因の作業ミスを防ぐことができます。単純作業を自動化することで人的ミスを減らせるのも、時短テク活用のメリットです。

今日から使える時短テクはこれ!

次に、今日から取り入れることができる、簡単で効果的な時短テクニックをお伝えします。

タスク管理で仕事の優先順位を決める

業務効率化のためにまず取り入れたいのが、タスク管理です。これは、日々の業務上の「タスク」を4つに分類して、取りかかる順番や、時間のかけ方を決める方法です。

タスクの優先順位

まず、「どれだけ急いでやるべきか」という緊急度を示す縦線と、「どの程度重要か」という重要度を示す横線を十字に引いたグラフを作成。4つに区切られた部分に、タスクを書き出していきます。①急いでやるべき重要度の高いタスクは右上、②急ぎではあるが重要ではないタスクは左上、③急ぎではないが重要なタスクは右下、④緊急でも重要でもないタスクは左下に置きます。そして、それぞれのタスクにかかる時間を割り出します。

タスクは、グラフ上の①→②→③→④の順に取りかかります。この順番と各タスクにかかる時間に応じて、1日のスケジュールを立てましょう。優先順位や必要な時間を意識することで、効率的に仕事を進められるようになります。

辞書登録で入力作業を効率化

パソコンの辞書登録機能を使うことで、メールやワードなどの入力作業をスピードアップできます。辞書登録とは、パソコンのユーザー辞書に、短い文字とそこに紐づく言葉を入力しておくことで、少ない文字入力でよく使う言葉を打ち込める機能のこと。「あり」→「ありがとうございます」、「おせ」→「お世話になっております」などのメールや送付文書で使う定型文や、資料作成の際によく使う長い専門用語などを登録しておけば、入力の手間を減らすことができ、誤字も防げます。

文章として不自然になったり、間違った変換をしたりしないようにチェックしながら、辞書登録機能を時短にうまく活用しましょう。

メール作業の効率化

一度の作業にまとまった時間はかからないものの、1日に複数回チェックすることで意外と時間を割いているのが、メール作業です。時短テクの活用で、そんなメールも効率化ができます。

ひとつめの効率化のポイントは、メールの対応時間を決めることです。メール受信のたびに確認や返信をしているとその時に取りかかっている作業が中断されて非効率です。メールは電話やチャットと異なりすぐに返信が必要なものは少ないため、確認・返信をする時間を、出社時、昼食前、帰宅前などに限定するのもよいでしょう。

また、時短テクでメールを探す時間も短縮できます。メールソフトのフィルタリング機能を活用して、取引先や案件ごとにメールを振り分け、整理しましょう。また、メールを作成する際、件名の冒頭に【〇〇(企業名)様】や【〇〇の件】など、内容や送付先がわかる内容を入れておくと、後でメールを検索しやすくなります。

ショートカットキーをマスターする

パソコン業務のスピードアップには、ショートカットキーも有効です。ショートカットキーとは、パソコンのキーボード上のキーを同時に押すことで、その操作に紐づいた作業が素早くできる機能です。

代表的なショートカット

たとえばWindowsでは、以下のようなショートカットキーがあります。

  • テキストのコピー→「Ctrl」+「C」で選んだテキストをコピー
  • テキストのペースト(貼り付け)→「Ctrl」+「V」で別の部分に貼り付け
  • 文書の保存→「Ctrl」+「S」
  • ウィンドウの切り替え→「Alt」を押しながら「Tab」を複数回押す
  • 指定した範囲のスクリーンショットを撮影する→「Windows」+「Shift」+「S」
  • パソコンをロックする→「Windows」+「L」
  • 全てのウィンドウを最小化する→「Windows」+「M」

上記以外にも、ソフトによっても多くの便利なショートカットがあります。よく使う動作にショートカットキーを活用すれば、作業がスムーズに進みます。

会議での時短テクニック

仕事で打ち合わせをすることが多い方におすすめなのが、会議を効率化するテクニックです。

まずは、会議時間を短く設定しましょう。それまで1時間と設定していた場合は45分、45分の場合は30分と決めて、時間内に終わるように進行します。また、議題や資料を事前に共有しておくことで、会議内で情報を確認することなく、すぐに議論に入ることができます。

会議に参加するメンバーを絞るのも、時短テクのひとつです。その会議に本当に必要なメンバーを集めることでムダな会議参加を減らすことができ、会議内での意思決定もスムーズに進みます。また、事後に内容を思い出しながら議事録を作成する手間を省くため、会議中に議事録を作成するのもおすすめです。

デスクまわりやパソコンの整理整頓

デスク周りやパソコンの中を片付けることも、重要な時短テクニックです。整理整頓されていない環境では、仕事に必要な書類や物を探すムダな時間が生まれます。多様な仕事を抱える人ほど、書類やデータをわかりやすく分類、収納しておくことが大切です。

まずデスクの上には、電話やパソコンなど今、使っているものだけを置き、書類はデスクの中にしまいましょう。書類は不要なものを都度廃棄して、必要な書類は、インデックスやファイルの背表紙に、プロジェクト名や使用頻度など自分がわかりやすいカテゴリー名を記載して、分類します。

また、パソコンのデスクトップにフォルダやアプリが溢れている場合は、使わないものをデスクトップから削除します。デスクトップに置くフォルダは、1ヵ月に1度など定期的に見直すと、デスクトップが散らかるのを防げます。パソコン内のフォルダも、取引先名やプロジェクト名などのわかりやすい名前をつけて、必要なデータにすぐにアクセスできるよう整理しておきましょう。

効率化によって実現できる時短はどれくらい?

入力作業やメールなど、日々の細かい業務をチェックすると、時短ポイントはたくさんあります。ひとつひとつの時短テクで省ける時間は少ないように見えても、その積み重ねで大幅な効率化が実現できます。

たとえば、週に4回ある会議を毎回15分時短できれば、1週間で1時間、1ヵ月で4時間の会議時間が減らせます。また、メールを見る時間を1日あたり30分減らすと、1週間で2.5時間、1ヵ月で10時間の削減が可能です。ここで紹介した時短を習慣づけることで、趣味の時間を作れる、新しい仕事に割く時間を創出できるなど、生活スタイルや仕事のやり方を変えるきっかけを得られるのです。

自分らしく働くために時短テクを取り入れよう!

時短テクの導入は、長時間労働や仕事量圧迫の解消による働き方改革の推進だけでなく、仕事の満足度アップにも寄与する取り組みです。やりがいが得られる職場環境を実現するためにも、時短テクを取り入れましょう!

働き方改革ラボでは、働き方改革の第一歩として有効な4つの業務効率化の方法と、その進め方を解説する資料を無料で提供しています。自社に合った働き方改革の取り組みを見つけるため、ぜひご活用ください。

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リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

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働き方改革関連のイベント・セミナーのご紹介 https://workstyle.ricoh.co.jp/article/seminar-2022.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/seminar-2022.html#respond Thu, 02 Mar 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=6712 働き方改革、進んでいますか?

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働き方改革関連イベント・セミナーのご紹介

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証憑管理の期間と方法は?証憑の基本から解説 https://workstyle.ricoh.co.jp/article/shohyokanri.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/shohyokanri.html#respond Mon, 27 Feb 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=14830
証憑管理の期間と方法は?証憑の基本から解説

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証憑はビジネスにおいて頻繁に聞く言葉ですが、証憑の具体的な意味や管理についてわからない人もいることでしょう。この記事では、証憑の概要や4つの種類、管理の期間と方法、管理する目的などについて解説しています。自社での証憑の管理について悩んでいる人は、参考にしてください。

証憑の基本

そもそも、証憑とはどのようなものでしょうか。概要や目的、帳票との違いについて解説します。

証憑の概要

契約書や納品書などは取引が成立したことを証明する書類であり、証憑書類とも呼ばれます。会計においても、取引時の会計処理における正確性を担保してくれます。なお、証憑の読み方は「しょうひょう」です。

証憑の目的

取引が口約束ではなく、お互いの合意があり決定・実施されたことを証拠として残すことが目的です。対外的な取引はもちろん、社内での取引を含めて、正確に記録・集計します。証憑は取引における重要な資料であり、二重チェックして徹底的に管理している企業も数多くあります。

証憑と帳票の違い

帳票とは、帳簿と伝票を合わせて作られた会計用語です。取引や会計といった記録書類全体のうち、企業経営に関係する事柄をいいます。おもに、社内文書である入金伝票・出金伝票、現金出納表、売掛金台帳などが当てはまります。証憑は取引のたびに作成するもので、帳票はおもに取引が完了したあとに作成するものです。

証憑の種類

証憑には、どのような種類があるのでしょうか。「売上関係」「仕入れ関係」「雇用・給与関係」「その他」の4つについて、解説します。

売上関係の証憑

金銭的な取引の内容を示す契約書・請求書・領収書などの書類はすべて、証憑に当てはまります。証憑の存在によって、取引や経費などへの妥当性の有無が見極められます。契約や業績に直接関係するため、作成と管理を徹底しなければなりません。適切な管理ができているかが、経営状況や業績への信頼性につながります。

仕入れ関係の証憑

取引の際のトラブルを避けるには、仕入れ関係の証憑が欠かせません。ミスが発生した場合に、口頭での約束だけではどちらに責任があるかわかりません。発注書や納品書などの証憑を作成することによって証拠となり、トラブルを避けられます。発注書や納品書といった証憑は、発注や納品という流れを伝えるためにも重要です。

雇用・給与関係の証憑

従業員との間の取引内容を証明する、履歴書や雇用契約書、退職届、給与支払の明細書などが証憑となります。労働者と使用者にも取引という面があり、従業員を雇用する際に条件や給与などに相違がないことを証明するために作成します。従業員の個人情報が多分に含まれるため、徹底した管理と適正な処分が必要です。

その他の証憑

ここまでに挙げたものの他でも、取引に関係するものはすべて証憑に当てはまります。例としては、利用明細・口座の通帳・事務所の賃貸借契約書・融資への返済予定表などです。種類別、日付順にまとめておき、契約の変更時や税務調査時といった必要な際に素早く見つけられるよう管理しておきましょう。

証憑管理の期間と方法

証憑は一定期間、管理しなければなりません。期間と方法を、守らなかった場合の罰則と合わせて解説します。

管理の期間

企業は証憑をどれくらいの期間、管理しておかなければならないのでしょうか。税法と会社法といった法令ごとに、証憑を管理しなければならない期間について解説します。

税法の期間

貸借対照表や損益計算書といった計算書類には、当該事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存義務があります。青色申告書を提出し欠損金が生じた事業年度、または青色申告書を提出せずに災害損失金額が生じた事業年度は、10年間の保存期間になります。ただし、平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間で構いません。

会社法の期間

会社法に関する書類は、株主や債権者などによる閲覧・謄写の請求に対応する「備置き」の期間と、保存しておくための期間があります。備置きの書類である計算書類・事業報告・監査報告・会計監査報告などは5年間、会計帳簿や事業に関する重要な資料・計算書類などは10年間保存しなければなりません。

管理の方法

証憑は紙の形式で受け取るケースが多く、原本をファイリングしておくと手軽に保管できます。ただし、どの証憑がどこに保管されているかわかるように整理して、ファイリングする必要があります。個人事業主や小規模な企業など、証憑の量が少ない場合にはファイリングによる保管が適しているでしょう。一方で、電子保存する企業も増加しています。

管理期間を守らなかった場合

保存期間を守らなかった場合は、以下の罰則が科されるため注意しましょう。

  • 青色申告を取り消される
  • 欠損金を繰越できない
  • 仕入れ時の消費税額が控除されない
  • 税務署に有利な、推計課税が課される
  • 100万円以下の過料

悪質でなければ、罰則はなく指導が入るだけのこともあります。

証憑を管理する目的

証憑はなぜ管理する必要があるのでしょうか。3つの目的について、それぞれ解説します。

証憑の管理義務

税務調査の際には、伝票や帳簿などの確認だけでなく、会計処理の真実性・正確性を保証する証憑を提出しなければなりません。たとえば、売り上げを確認する際には、納品書や検収書、契約書など売買取引を保証する証憑も確認されます。

監査への対策

監査とは、法令や社内規定などが遵守されているか、確認することです。証憑やデータを収集・分析・評価することで、毎日の業務が適正に実施されているか判断します。監査には時間がかかり、一定の頻度で実施されます。対応のために、証憑をはじめとする書類を一定期間保存することが必要です。

第三者とのトラブルを避ける

事業を行うなかでは第三者とトラブルが発生することがあります。支払い遅延や債務不履行などをはじめ、訴訟に発展することも少なくありません。トラブルの際に自社の主張を裏付けるために、証憑を保存・管理することが大切です。

証憑書類を電子化で効率的に保存する

証憑をファイリングで保管する場合、管理の人的・時間的なコストが必要です。企業の規模が大きいほど証憑が増えて、業務の負担になるでしょう。そのため、証憑をPDFや画像データに変換し、デジタルな形式で保存する企業が増加しています。電子化の形式で保存することのメリットとデメリットについて、解説します。

電子化のメリット

電子化すると、都度紙をファイリングしたり、印刷したりする手間とコストを省けます。紙であれば証憑を置く保管庫や書類棚が必要ですが、そのスペースも不要となります。データとして管理すると、リモートワークや出張時など、社外からでも書類を見られるため使い勝手が向上するでしょう。

電子化のデメリット

電子化にはデメリットもあります。電子化するには、はじめに専用のシステムを構築したり、電子化したりするためのスキャナなどを用意しなければなりません。データ化して社外からも見られるようにすると、不正アクセスや情報漏えいのリスクがあります。パスワードを設定して、セキュリティソフトを導入するといった対策をしましょう。

まとめ

証憑とは、取引が成立したことを証明する書類です。会計においては、取引での会計処理の正確性、真実性を担保してくれます。税法においては7年間の保管義務があり、青色申告書を提出し欠損金が発生した年度は10年間保存しなければなりません。この保管には多くのコストがかかります。

電子帳簿保存法も施行され、電子保存の流れが進んでいる今、証憑も電子管理を検討されてはいかがでしょうか。

働き方改革ラボでは「電子契約を導入したいと思っているけど、どうすればよいのか」を考えている方へ向けて、『電子契約導入ガイドブック』を無料で配布しています。電子契約とは?という基本から、導入ステップまで、わかりやすく解説しています。是非ダウンロードしてご活用ください。

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新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
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多層防御の仕組みやメリットをわかりやすく解説。多重防御との違いとは https://workstyle.ricoh.co.jp/article/tasoubogyo.html https://workstyle.ricoh.co.jp/article/tasoubogyo.html#respond Tue, 21 Feb 2023 22:00:00 +0000 https://workstyle.ricoh.co.jp/?p=14819
多層防御の仕組みやメリットをわかりやすく解説。多重防御との違いとは

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近年、働き方の変化により、パソコンやスマートフォンを会社から持ち出す機会が増え、今まで以上の情報セキュリティ対策が必要とされています。この記事では、多層防御の概要とメリットをわかりやすく解説します。多層防御が必要とされている背景や多層防御の仕組みを解説するので、情報セキュリティ対策の参考にしてください。

多層防御とは何か

多層防御は、多くの防御層を設置するセキュリティ対策です。防御層を多く設置すれば、より高いセキュリティが構築できます。会社や団体などへのサイバー攻撃が増えているなかで、機密情報を守るセキュリティ対策は必要不可欠です。多層防御により、さまざまなサイバー攻撃への対策を強化できます。

1.多重防御との違い

多重防御は、ウィルスが侵入する入口のみに、多くの防御層を設置するセキュリティ対策です。多層防御では、入口だけでなく内部にも防御層を複数設置しますが、多重防御では、入口対策のみに防御を集中させます。入口に脆弱性が発見されれば、防御しきれない場合があるため、システムの安全性を高めるには、多層防御が最適です。

2.サイバーレジリエンス

サイバーレジリエンスは、サイバー攻撃による被害を最小に抑えて、素早い復旧を行う仕組みを構築するという考え方です。サイバーレジリエンスを実行するには、バックアップや暗号化、アクセス制御などのセキュリティ対策が大切です。

また、会社であれば、セキュリティ対策の重要性を理解し、全社的にセキュリティ対策に取り組む姿勢や、侵入を前提としたセキュリティ対策が求められます。

3.ゼロトラスト

ゼロトラストは、社内外を問わずすべてを信頼しないことを前提に、全通信を対象に検知と認証を行うという考え方です。従業員による不正やウィルスの拡散など、内部にも多くのリスクがあり、セキュリティを脅かすのは外部からの攻撃のみではありません。すべてにリスクがあると認識した上で、対策を講じる動きが大切です。

多層防御が求められている背景とは

巧妙化と多様化を続けるサイバー攻撃は、会社が多層防御を必要とする理由の1つです。以下で詳しく解説します。

1.多様化するサイバー攻撃

近年、サイバー攻撃の手法は巧妙化と多様化を続けており、従来のセキュリティ対策では防御しきれない事態も起きています。多層防御によるセキュリティ対策であれば、多様化するサイバー攻撃にも効果的です。多層防御のようにセキュリティ対策を複数設置すれば、不正アクセスがあっても、機密情報に辿り着く確率を低減できます。

2.1つの対策機器では防御が不十分

現代のサイバー攻撃からシステムを保護するには、1つの対策機器ではセキュリティが不十分です。高いセキュリティ機能を持った対策機器も生まれ、1つの対策機器で可能なセキュリティ対策レベルは、従来に比べて向上していますが、実際のサイバー攻撃には対抗しきれないのが実態です。

3.セキュリティ保護を必要とする対象の増加

テレワークが普及し、外部から社内システムへのアクセスが増えたことも、多層防御によるセキュリティ強化が必要な理由です。働き方の変化により、ネットワークのアクセス経路が増え、サービスや端末が多様化している状況も、サイバー攻撃を受けるリスクを高めています。増え続けるセキュリティ保護の対象への対策が必要です。

多層防御の仕組みとは

多層防御では、侵入対策、拡大対策、漏えい対策による構成が一般的です。それぞれの領域で対策を講じれば、より高いセキュリティ対策を築けます。以下で、侵入対策、拡大対策、漏えい対策について解説します。

1.侵入対策

侵入対策は、システムに悪影響のあるものが、社内システムに侵入しないための対策です。侵入対策の一般的な方法は、外部からの攻撃をフィルタリングやファイアウォールにより防ぐことです。不正アクセスを未然に防ぎ、システムを外部から保護できます。IDS(不正侵入検知システム)やIPS(不正侵入防止システム)の導入も効果的です。

2.拡大対策

拡大対策は、システムに悪影響のあるものが、社内システムに不正アクセスした後の対策です。拡大対策としてログ監視を行えば、システム内部の異常を検知でき、管理者への通知も可能になります。拡大対策により、被害発生の前に対処でき、被害の最小化や早期の復旧につながります。また、ファイルの暗号化は、情報漏えいを防ぐ有効な手段です。

3.漏えい対策

漏えい対策は、システムに不正アクセスし、外部への情報漏えいを防ぐ対策です。システム内部の情報を外部に漏らす動きを防ぎます。情報漏えいの動きを検知するには、標的型攻撃対策ツールが必要です。漏えい対策の具体的な動きとしては、アクセス経路やネットワーク通信の制限、ネットワークの監視などがあります。

多層防御のメリットとは

多層防御には、システムの感染リスクの低減や機密情報の保護など、多くのメリットがあります。以下で詳しく解説します。

1.システムの感染リスクが減る

多層防御は、システムがマルウェアに侵されるリスクを下げるために有効な手段です。マルウェアは、システムに悪影響を与えるソフトウェアやプログラムの総称です。ウィルスはマルウェアの1つです。

2.早期に不正アクセスを検知できる

多層防御により、システム内に複数の監視場所が設置され、不正アクセスを早期に検知できます。多重防御でも複数の監視場所が設置できますが、検知をすり抜けて侵入された後には、検知できません。さまざまな領域で監視場所が複数ある多層防御が、より効果的です。

3.重要な情報の保護

多層防御では、万が一不正アクセスを許しても、情報の保護が可能です。重要性の高い情報のみネットワークから隔離して、情報漏えいを防ぎます。不正アクセスによる被害を抑える方法として有効です。

4.現状のセキュリティ対策を把握できる

多層防御では、セキュリティ対策の状況を可視化できます。セキュリティ対策を網羅的に把握できれば、問題が発覚した際に、必要となる具体的な対策がわかります。発覚した問題への対策を講じるなかで、より高いセキュリティ対策が築けるでしょう。

5.被害を抑えられる

多層防御により、不正アクセスを早期に検知できれば、被害を最小限に抑えられます。不正アクセスや情報漏えいの発見は、遅れるほどに被害が拡大します。不審な動きの早期発見は、迅速な解決に直結する重要なポイントです。

サイバーキルチェーンに多層防御は有効かどうか

セキュリティ対策として注目される多層防御ですが、サイバーキルチェーンに対しても有効な対策かどうか解説します。

サイバーキルチェーンとは

サイバーキルチェーンは、サイバー攻撃を軍事行動に模して、攻撃の段階に応じて整理したものです。サイバーキルチェーンを理解し、攻撃段階に応じた対策を講じれば、セキュリティ対策の強化につながります。サイバーキルチェーンの段階は、全部で7段階です。サイバーキルチェーンの7つの段階を以下に記載します。

  1. 偵察
  2. 武器化
  3. デリバリー(配信)
  4. エクスプロイト(攻撃)
  5. 侵入
  6. 潜伏活動(遠隔操作)
  7. 目的の実行

多層防御はサイバーキルチェーン対策になる

サイバーキルチェーンの7つの段階に備えるには、システムに侵入されても対策できる多層防御が効果的です。従来の対策は侵入対策に特化していましたが、一度侵入を許せば被害は防げません。侵入を前提とした多層防御であれば、侵入を検知でき、被害が大きくなる前に適切な対応が可能になります。7つの段階を意識した多層防御を考え、構築することが大切です。

まとめ

多層防御は、システムへの不正アクセスを早期に検知でき、機密情報を外部の攻撃から守る効果的な手段です。マルウェアによるシステムの感染リスクを下げ、被害を最小限に抑えるメリットがあります。現状のセキュリティ対策を可視化できるため、対策の問題発見にも有効で、セキュリティ対策の向上にも役立ちます。

働き方改革ラボでは、各業種の職場に潜むセキュリティリスクを確認できる資料を無料で配布しています。従業員にセキュリティリスクについて周知したい際など、是非ダウンロードしてご活用ください。

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