仮想オフィスのメリットとデメリットは?導入事例も紹介

mail_hatarabo_archives_8.jpg

仮想オフィス

▼資料の無料ダウンロードはこちらから▼

テレワークが浸透する中で、コミュニケーション不足や社員の孤独感などの課題が発生しています。そんな状況を改善する取り組みとして、業務効率化やコミュニケーション活性化を促す「仮想オフィス」が注目されています。仮想オフィスを導入することで、具体的にどのような効果が期待できるのでしょうか。そこで今回は、仮想オフィスのメリットやデメリット、また設置に必要なツールや導入事例も含めて、仮想オフィスについて詳しく解説します。

仮想オフィスとは?

仮想オフィスとは、インターネット上にオフィスを設置して、実際に出勤している感覚でテレワークを行えるツールです。レイアウト図の上にアイコンを置いてオフィスを再現するツールや、3Dの空間でアバターを動かすもの、または音声でのコミュニケーションを中心としたツールなど種類はさまざま。テレワーク中も社員が共に働いている状況をオンライン上に作ります。

仮想オフィスは、在宅勤務が一般化して会社に出勤する機会が減る中で、メンバーが会えないことによるストレスや不都合を解消できる方法として注目されています。現実のオフィスと区別する意味で、「バーチャルオフィス」とも呼ばれています。

仮想オフィスでできること

では、仮想オフィスでは具体的にどのようなことができるのでしょうか。その主な機能を解説します。

座席・部屋のレイアウト機能

仮想オフィスツールでは、執務スペースや会議室などのオフィス空間を再現したレイアウトが表示されます。アバターや写真をレイアウト上の座席や会議室へ移動させることで、自分の状況を示すことができます。レイアウト上の自席で仕事をしている社員に話しかけたり、同じ会議室でミーティングをしたりと、オフィスのようにメンバーと同じ空間にいる感覚で仕事をすることができます。

在席管理

仮想オフィスツールではログイン状況をリアルタイムに把握できるため、社員の出退勤、離席、休憩中などの在席管理が行えます。出社時と同様に社員の勤務状況を把握できるため、テレワーク中でも出退勤の正確な管理が可能です。また、テレワーク中の部下やメンバーがどういう状況で何をしているかわからないという不安を解消できます。

チャット・WEB会議機能

仮想オフィスは、会社の空間を再現するだけでなく、チャットや通話、WEB会議などができるコミュニケーション機能もあります。別のWEB会議ツールと連携できるサービスもあるため、仮想オフィス導入前と同じコミュニケーションツールを使い続けることも可能です。

画面・資料共有

仮想オフィスツールは、メンバー間で画面や資料を共有できる機能もあります。上司に資料を確認してもらいたいときや、資料を見ながら打ち合わせがしたいときなどに便利です。画面共有機能があるWEB会議ツールを使わなくても、同じ資料を見て会話ができます。

仮想オフィスのメリット

では、仮想オフィスを導入することでどのようなメリットが期待できるのでしょうか。テレワークにおける主な効果を解説します。

相手に話しかけやすい

仮想オフィスは、相手の状況が把握しやすく、コミュニケーションがとりやすいツールです。社員が常にログインしている状態のため、レイアウト図を見れば、自席で作業中、会議中等の状況がわかります。実際のオフィスにいる時と同じように相手に合ったタイミングで話しかけることができます。WEB会議を実施するほどではない内容でも、チャットや通話で気軽に相談ができるのが仮想オフィスのメリットです。

仕事の状況を可視化できる

仮想オフィスは、テレワーク中に部下やメンバーの勤務状況を把握しづらいという課題を解決できます。レイアウトを確認することで、管理職が部下の勤務状況を一目で把握できます。メンバーひとりひとりにとっては、テレワークでも出社時と同じ緊張感を持って仕事をすることができるほか、在宅勤務では上司に仕事をしていることが伝わっていないのではないかという不安を解消することにつながります。

孤独感が解消できる

テレワーク中の孤独感を解消できるのも、仮想オフィスのメリットです。自宅などでひとりで仕事をしていると、メンバー間のつながりに対する意識や、仕事へのモチベーションが下がってしまうこともあります。仮想オフィスではメンバーが共に働いていることが可視化できるため、社員の一体感を生むことができます。また、リアルタイムでチャットのメッセージを確認できる機能や、相談している周りの声が聞こえる機能もあり、メンバーと一緒にいる感覚で仕事ができます。出社時のように仕事以外の雑談がしやすくなることも、孤独の解消につながります。

業務効率化が図れる

仮想オフィスは生産性の点でもメリットがあります。仮想オフィスに出社することで、テレワーク中もオン/オフを切り替えやすくなり、常時ログインするため仕事に集中しやすくなります。また、相手の予定を聞いてから連絡する非効率や連絡の入れ違いがなくなるため、コミュニケーションの効率化を図れます。細かな相談や調整をしながら仕事を進めることができるため、テレワークの生産性向上も期待できます。

仮想オフィスのデメリット・注意点

反対に、仮想オフィスを導入する際に気を付けるべき点や、デメリットと考えられるポイントはあるのでしょうか。

ITスキルによっては使いこなせない可能性も

ITツールを使い慣れない人や経験の浅い人にとっては、仮想オフィス中心の仕事が負担になることもあります。仮想オフィスに抵抗がある人もスムーズに使い始められるように、導入への説明や研修、また使い方のサポートを行える体制の整備が必要です。

仕事を監視される感覚

仮想オフィスでは、社員の勤務状況が常時可視化されます。また、在席管理や、カメラで社員の顔を映す機能によって監視される感覚に陥る可能性もあります。仮想オフィスの機能が必要な理由やメリットを十分に説明する、または仮想オフィスの試用期間を設定するなどして、社員の理解を得るための対応を行いましょう。カメラ機能はオフにするなど、社員の要望に応じて使い方を工夫することも不可欠です。

月額使用料がかかる

仮想オフィスツールには月額使用料がかかる点にも注意が必要です。ユーザーひとりあたりの料金設定があるツールや、社員規模に応じたプランを設定しているツールなど、料金体系もさまざま。無料トライアルプランを設けているサービスもあるので、ツールの機能や料金体系をチェックして試した上で、自社に合ったサービスを選びましょう。

仮想オフィスを導入できるツールを紹介

次に、仮想オフィスを設置するために必要なツールやサービスの一例をご紹介します。

Sococo

テレワークのコンサルティング会社・株式会社テレワークマネジメントが提供するツール。2Dのレイアウト上のアバターで自分の状況を知らせることができ、テキストや音声、ビデオ通話で気軽にコミュニケーションがとれます。アプリのインストールは不要で、ブラウザがあればすぐに使用可能。70種類のデザインからオフィスレイアウトを選べます。

Remotty

挨拶や雑談、声かけなどのオフィスの気軽なコミュニケーションを簡単な操作性で実現するツール。PCカメラによって自動撮影された様子が2分間隔でメンバーに共有されるため、周りの状況が一目で把握できます。周囲の雑談や個人のつぶやきがタイムラインで流れる機能で、オフィスにいるような感覚で自然にメンバーの状況を知ることができます。

RISA

3Dで再現された仮想オフィスに出社することで、臨場感を持ってテレワークができるツールです。バーチャル空間上で、自分用にカスタマイズしたオリジナルアバターを操作。人と実際に会っているような感覚で働けます。音声通話や画面共有、ステータス共有など、テレワークのコミュニケーションを円滑にする機能も揃っています。

roundz

ボイスチャットを中心とした、音声主体の仮想オフィスツール。キーボードを押すだけで、同じルームにいる人と気軽に会話ができます。相手の状況がわかるステータス共有機能や画面共有機能が、テレワーク中のスムーズなコミュニケーションをサポート。カメラ機能がないため、仕事中の服装や背景を気にせずコミュニケーションがとれるのも特徴です。

仮想オフィス導入事例

実際に、テレワークを導入する会社で仮想オフィスはどのように活用されているのでしょうか。仮想オフィスの導入に成功している事例をご紹介します。

株式会社ブレイクスルー・ネットワーク

アプリケーション開発やインフラ構築を手がける株式会社ブレイクスルー・ネットワークでは、社員が介護や育児などに直面した場合に備えて、2015年からテレワークを導入。2019年からは、テレワーク中のコミュニケーション円滑化を目的に仮想オフィスを導入しました。常時PCカメラによって社員の顔が見える環境を実現したことで距離感が縮まり、テレワークのコミュニケーションが促進。導入後も定例会で要望をヒアリングして、制度や使いやすさの改善を図っています。今後は、社員が仕事内容に応じて働き方を選べるように、制度をさらに拡充していく見込みです。

オールハウス株式会社

注文住宅や不動産事業などのサービスを提供するオールハウス株式会社は、2020年から、テレワーク中の社員の管理という課題を解決するため、仮想オフィスツールを導入。社員の出退勤やメンバーの状況を把握できるようになり、テレワーク環境の整備が進みました。今後は、より社員が働きやすい環境を整備することで生産性を上げ、サービスの質を向上していく見込み。感染症などの非常時においても、社員が安全かつスムーズに業務が行えるような施策を進める方針を掲げています。

仮想オフィスでテレワークをスムーズに!

一緒に働くメンバーが周囲にいないテレワークが招く孤独感は、仕事への意欲に影響を及ぼします。また、相手の状況がわかりにくいため先輩や周りへの相談を遠慮して、仕事が進まないという事態も起こりえます。仮想オフィスは、離れた場所でも、共に働く感覚で仕事ができる環境を実現します。チームワークを活性化して働き方改革を進める仮想オフィスの導入を、検討してみてはいかがでしょうか?

働き方改革ラボでは、YES・NO形式の簡単な質問に答えるだけで自社の働き方の課題がわかる資料がダウンロード可能です。資料の裏面には、具体的な施策検討の参考になる「働き方改革ラボ」の記事リンクも掲載。働き方改革の具体策を進める際に、ぜひ参考にしてください!

参考・出典

Sococo・F-Chair+導入事例 オールハウス株式会社│株式会社テレワークマネジメント
介護や育児など、社員のライフスタイルの変化に対応するため、リモートワークを導入!│株式会社ソニックガーデン

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

mail_hatarabo_archives_8.jpg

この記事に関連するタグ