こんなにある!テレビ会議・WEB会議のメリット

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会議は、会議室でなければできないと思っていませんか?電話回線やインターネットを活用すれば、誰でも、場所や時間を選ばずに会議ができるんです!顔を合わせることにこだわっていると、重要な人を呼べなかったり、会議の日が遅れてスピーディに決断できなかったりと、損失や非効率を生むことも。今回は、今すぐ導入を決めたくなる「テレビ会議・WEB会議のメリット20」をお伝えします!

テレビ会議とWEB会議の違いは?

回線を使って、別の場所にいる人とミーティングができるのが、テレビ会議やWEB会議。テレビ会議は、専用のモニターや回線を用意して行うのに対して、WEB会議は、インターネット回線を経由して音声や映像をつなぎます。

テレビ会議をするためには、専用端末の購入や回線設置が必要ですが、WEB会議は、ダウンロードしたアプリやインターネットブラウザがあれば行えます。WEB会議の音質や画質はインターネットの通信状況に左右されますが、テレビ会議は専用回線を使うため比較的安定するという特徴があります。

では、次からはテレビ会議・WEB会議のメリット20を続けてどうぞ!

ビジネスの生産性アップ!

①参加者の予定を合わせやすい

参加者が一同に会する会議は、予定を合わせることが大変。特に、役職者や外出の多い人を呼ぶ会議は、全員が同じ場所に集まれる時間を調整するのが難しく、キーパーソンを呼べないことも。テレビ会議・WEB会議なら、時間さえ合わせればどこでも会議ができます。

②意思決定がスピーディに

意思決定をするための会議をしたくても、忙しい役職者の都合を合わせられず日程が先延ばしになってしまうことも。テレビ会議・WEB会議なら、参加者の予定を合わせやすく、会議開催や意思決定がスピーディです。

③WEB会議は導入がスムーズ

インターネット回線を使ったWEB会議は導入がスムーズです。専用の機器を用意しなくても、アプリやインターネットブラウザさえあればパソコンやスマホ、タブレットですぐに行うことでできます。無料で使えるサービスもあるため費用も抑えられます。

④移動時間を減らして生産性アップ

外出先や自宅など、参加者の都合のいい場所で会議ができるため、1カ所に集うための移動時間を削減できます。時間の無駄を省くことができ、余った時間を他の業務に充てれば仕事の生産性もアップ。

⑤出張が難しい専門職も参加できる

重要な会議は、本社などに役職者を集めて開催するケースも。そんな会議にテレビ会議やWEB会議をプラスすれば出張するのが難しい担当者や専門職も会議に参加できるため、その場での判断や意見交換が可能になり、会議の質が上がります。

コスト削減を実現

⑥出張費や交通費を削減

別の支社や客先など、遠方の相手と会議をしなければならないときは、移動費がかかります。テレビ会議・WEB会議を使えば、主張にかかる交通費や宿泊費を削減できます。

⑦配布資料の印刷が不要

モニターやパソコンを通してコミュニケーションを行うテレビ会議・WEB会議では、会議の資料もデジタルで共有します。そのため、紙で資料を用意するコストや手間を省けます。

⑧会議室のスペースを削減

人を集めた会議の開催を減らせば、会議室のスペースを削減できます。余ったエリアを他の業務に必要なワークスペースに充てることで、オフィスの生産性を上げることも可能です。

テレビ会議・WEB会議はリスクにも強い

⑨災害時にも会議ができる

緊急時への対策としても有効な、テレビ会議・WEB会議。災害によって移動ができなくなったときや、トラブルが起きて急遽、複数人による意思決定が必要になったときにも、リモートでの打ち合わせが可能です。

⑩トラブル対応もスピーディ

トラブルや障害が起きたときも、映像を使った会議システムは便利です。担当者が外出先から映像でトラブルの状況を関係各所に伝えることができるため、情報のスムーズな共有と迅速なトラブル対応が可能です。

⑪交通網が乱れても会議に参加

オフィスで行う会議では、電車が止まるなどの交通網の乱れで重要な人が会議に参加できなくなるリスクも。テレビ会議・WEB会議なら自宅でも会議に参加できるため、交通トラブルによる欠席を防ぐことができます。

快適な環境で会議に参加できる

⑫天候が悪い日に外出しなくてよい

大雨や雪で外出を控えたいけれど、会議があるから出社しなければいけないと在宅勤務をためらってしまうことも。テレビ会議やWEB会議ができる体制が整っていれば、そんなときも外出しなくても大丈夫です。

⑬使い慣れたデバイスで会議ができる

WEB会議は、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも可能です。移動先や自宅などで、使い慣れたデバイスを使って気軽にミーティングができます。

⑭空調を気にしなくていい

会議室がとんでもなく寒い、反対に、すごく暑いけど周りを気にして温度を下げてと言えない……偉い人がいる会議ならなおさら、会議室の温度には気を使ってしまうもの。テレビ会議・WEB会議なら空調を気にせず、快適に会議に参加できます。

⑮好きな場所でリラックスして会議ができる

テレビ会議・WEB会議なら、好きな場所でリラックスして会議に参加できます。会議室の緊張感から解放されれば、意見交換もより活発に。

コミュニケーションが活発に

⑯距離が離れた人ともコミュニケーションできる

全国に拠点がある会社や、遠いエリアに顧客がいるケースは、相手と顔を合わせる機会が少なくなりがち。テレビ会議・WEB会議を使えば、遠く離れた人ともコミュニケーションする機会を増やせます。社員がなかなか顔を見ることがない経営層のメッセージを、リアルタイムで伝えられるというメリットも。

⑰気軽なのでミーティングの機会が増える

テレビ会議・WEB会議は、移動時間を考えなくて良いので、気軽にミーティングができます。それまでメールや電話で済ませていて、意思疎通がとりづらかった内容も、顔や同じ資料を見ながらしっかり確認することができ、コミュニケーションの質が上がります。

ほかにもある!働き方を変える

⑱残業時間削減

テレビ会議・WEB会議を使えば、移動時間や出張に割く時間を削減することができます。その分の時間を効率よく活用することで仕事の生産性が上がり、長時間労働の防止にもつながります。

⑲柔軟な働き方が可能になる

どこにいても会議ができる仕組みは、柔軟な働き方を実現します。在宅勤務で家庭と仕事を両立させたり、サテライトオフィスや地方で働いたりといったテレワークを希望する人も、他の人と変わらずミーティングに参加することができます。

⑳育児中、休職中の社員とも連携がとれる

育児や病気療養を理由に休職している社員とも定期的にコミュニケーションがとれるのも、テレビ会議・WEB会議のメリット。仕事から離れていることの不安を解消し、スムーズな復職をうながすことができます。

まずは試してみることから

テレビ会議・WEB会議には、こんなにいいことがあるんです! 導入をためらっている会社や担当者は、まずは一度、実際に経験してみてメリットやデメリットを体感することが第一歩です。すべての会議を、回線経由にする必要はありません。業務の内容や、必要なタイミングに応じて顔を合わせる場も設けながら、会議スタイルの可能性を広げていくことが大切なのです。20のメリットのうち、ひとつでも魅力的に感じたら、テレビ会議やWEB会議にトライしてみましょう!

参考

テレビ会議・ビデオ会議・Web会議・電話会議はどう違う?目的に合わせた選び方のポイントとは | 働き方改革ラボ https://workstyle.ricoh.co.jp/article/difference-between-conference-type.html

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