テレワーク時代の必須スキル!文章力を鍛えよう

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テレワークが普及し、上司や同僚と直接話をする機会が減ったという方も多いのではないでしょうか。チャットなどの新しいツールが仕事に導入されたことで、文字によるメッセージで連絡をとる回数も増えています。そんな中で今まで以上に求められるのが、文章で伝える力です。今回は、文章の作成に苦手意識を感じている人に知ってほしい、ビジネスで使えるテキストコミュニケーションのコツをお伝えします。

文章力がテレワークの効率を決める!

社員がそれぞれ自宅などの離れた場所で働くテレワーク。オフィスとは違い、上司に口頭で相談をしたり、メンバー同士が対面で打ち合わせをしたりする機会は減っています。一方でテレワークにおいては、電話やWEB会議を通したコミュニケーションだけでなく、メールや資料を使ったやりとりが仕事を進める上で欠かせません。

また、テレワークを始めたタイミングで導入する人が増えているのが、チャットです。メールと比べてスピーディなやりとりが求められるため、チャットを使いこなすには短い文章で端的に言いたいことを伝える力が必要です。また、返事をすべき相手を待たせないためにも、文章作成に時間をかけすぎないことも大切。わかりやすい文章を手早く作成する力が、テレワークの生産性アップには欠かせません。

テレワークで使える文章力アップのポイント

では、テレワークで求められる文章力を身に付けるためには、何を意識すれば良いのでしょうか。チャットなどの短い文章で用件を的確に伝えるためのポイントを6つ、お伝えします。

1.伝えたいターゲットを明確に

わかりやすい文章を書くためにまず大切なのは、伝えたい相手の姿を思い描くことです。相手によって、適した文章のトーンも文章の長さも違います。忙しい上司には一目でわかる短い文章を用意する、仲の良いチームメンバーにはライトなトーンでアプローチするなど、書き方の使い分けが必要です。また、相手が知りたい情報を想定するのもポイント。このメッセージで求める情報を得られないと感じたら、相手は読む気をなくしてしまいます。

また、連絡したい内容に関して、相手がどれくらい情報を把握しているのかも意識しましょう。そのトピックについて一から説明が必要なのか、前提は不要で用件だけを伝えればいいのか判断します。相手が知っている不要な情報まで文章にするのは時間の無駄です。さらに、相手に何をしてほしいのかという文章の目的もおさえましょう。資料を確認してアドバイスがほしい、仕事のお願いをしたいなどのゴールを決めて書くことで、伝わりやすい文章になります。

2.結論を最初に書く

一番伝えたいことを、最初に書くのもポイントです。特に忙しい相手にとっては、短時間で用件を理解できるメッセージが良い文章です。お願い事やトラブルの報告など、まずは結論を書き、その後に詳細を続けましょう。理由や経緯から書き始めるとまわりくどく、伝わりにくくなります。最初に結論を書くことが難しい内容のときは、「〇〇についてのご相談です」というように冒頭でトピックを提示しましょう。

3.文章はとにかく短くシンプルに

一文を短くすることも伝わる文章にするコツです。言いたいことが多いと理由や状況を一文に盛り込んでしまいがちですが、長い文章は読みづらくなります。「〇〇なので」「〇〇ですが」といった接続助詞が2回続く場合は、文章をふたつに区切りましょう。一文あたりの接続助詞を1回にするというルールを決めるのがおすすめです。

また、なくても意味が伝わる言い回しはないかチェックしましょう。不要な言葉を削ると、シンプルでわかりやすい文章になります。チャットには特に、パッと見ただけで意味が理解できる文章が適しています。

4.定型的な言葉や尊敬語を削る

効率が重視されるチャットでは、「お世話になっております」「どうぞよろしくお願いいたします」などの定型的な挨拶文は不要です。丁寧な言い回しにするために、「ご連絡」や「お打ち合わせ」のように「ご」や「お」をつけすぎている場合は、外すとすっきりします。また、「させていただく」という表現も連発せずに、不要な個所は削除しましょう。「させていただきます」を「いたします」と言い換えるのも、簡単でおすすめです。

5.相手に気を遣いすぎない

相手に気を遣い過ぎて、まわりくどい文章にならないように気を付けましょう。「お忙しいところ大変申し訳ございませんが」や「念のためご連絡いたしますが」といった言葉を付けると丁寧な印象にはなりますが、一文が長くなり、言いたいことが伝わりにくくなります。まわりくどい表現は、かえって忙しい相手の時間を奪ってしまうことも。不要な前置きは除いて、お願いしたいことや知りたいことをストレートに伝えましょう。

また、チャットでは短いメッセージのやりとりが多いため、相手によっては返信が一言だけで意味がわからないこともあるでしょう。困ったときは遠慮をせずに、メッセージの意図を単刀直入に聞くことが大切です。

6.カタカナ語は使わず日常の言葉で

シンプルな言い回しを使うのも、わかりやすい文章を作るコツです。メールやチャットでは、堅苦しい文章は求められていません。スピーディに伝わることが一番大切なため、限られた人にしか理解できないような専門用語やカタカナ語は使わないようにしましょう。「伝わる」ことを意識して力を抜いて日常で使う言葉を選べば、文章を書くスピードも上がるでしょう。

相手の視点でのチェックを忘れずに!

テレワーク中のやりとりでは、素早く相手に用件を伝えることが大切です。とはいえ、メッセージは必ず見直してから送信しましょう。その文章を初めて読む相手の立場になって、伝わる内容になっているかチェックすることが大切です。相手を気遣ったつもりの言い回しが、メッセージの意図をあいまいにしていることもあるため注意しましょう。ポイントは、結論をはっきりと示した上で、文章をすっきりさせること。まずは文章のムダを見つけることから始めれば、テレワーク時代に必要な文章力の習得に近づくでしょう。

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