まずはここから進めよう!テレワーク導入を成功させる3つのプロセス

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テレワーク導入への壁

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた言葉。在宅で仕事をする自宅利用型テレワーク、移動中にモバイル端末を使用して働くモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などの施設利用型テレワークの3つがあります。テレワークは、生産性の向上や人材確保、また災害などの非常時も勤務を続行できるというBCP(事業継続計画)対策の面でもメリットがあります。

ただ、テレワーク導入の壁となる要素もあります。管理職がテレワークで働く社員を管理しづらい、サービス残業につながるのではないかという懸念、仕事を共有する日本の働き方になじみづらいといった理由が、テレワークの浸透を妨げています。こういった壁を乗り越えるためにも、まずは導入に向けたプロセスを慎重に進めていく必要があります。

プロセス1:テレワークの方針決定

テレワーク導入の検討を始めたら、まずは社内で全体方針を決定しましょう。

テレワーク導入の目的を明確にする

まずは、何のためにテレワークを導入するのかという目的を設定します。社員の働き方の多様化や、生産性の向上、またオフィスコストの削減、BCP対策など、それぞれの企業の課題をテレワークによってどう解決したいのか、明確にしましょう

基本方針の策定

目的を明確化したら、テレワーク導入の基本方針を策定しましょう。テレワーク導入の目的、対象者、対象業務、実施する部門などについて盛り込んだ方針を作成します。従業員と経営サイドで協議しながら策定し、方針について十分な同意を得ることも重要です。

社内の合意形成を進める

方針を策定後は、スムーズな導入のために、テレワークに関する社内の合意形成を進めましょう。テレワーク導入推進担当者による起案の後、経営層への説明と承認、関係者への説明と承認というプロセスに従い、社内で認識を統一することが重要です。従業員のテレワークに対する理解を深めるために、社内セミナーによる情報発信や、体験型研修の実施も有効です。

プロセス2:テレワークのルール作り

テレワークの基本方針を策定した後は、具体的な運用のためのルール作りを行います。

テレワーク実施範囲の決定

まずは、テレワークの対象者と対象業務を決定します。対象者については、職種やライフステージなどに応じた明確な基準を設定することが、スムーズなテレワーク推進やトラブル防止のために不可欠です。

対象業務の設定のためには、まずは業務全体を整理し、テレワークで行いやすい業務を選定します。入力作業や資料作成などテレワークで行いやすい業務や、会議や申請業務など、ICTツールの導入によってテレワークが可能になる業務もあります。社内の状況に応じて、現段階でテレワークが可能な業務と、将来的に対象となりえる業務を分けて整理しておきましょう。

テレワーク導入に向けた教育・研修

テレワークの効果を最大化するためには、導入前の研修の実施が有効です。テレワークに関する社内ルールのほか、テレワークの目的や導入の流れ、導入時の体制などを、テレワーク利用者だけでなく全社員が理解することで、テレワーク推進が期待できます。勤怠管理や人事評価、コミュニケーション手段についても周知しましょう。テレワーク実施社員だけでなく周囲の理解を深めることで、サポートし合える環境を整えることができます。

プロセス3:テレワーク導入への環境作り

ルールを作り社員への周知を行った後は、テレワーク導入の基盤となる社内環境を整えましょう

労務管理制度の確認・見直し

テレワークを導入する際には、就業規則を見直し、テレワークに関する規定を作成、または変更することが必要です。労働場所、労働時間、人事評価制度、通信費などの費用負担などに関して明確に定めましょう。

管理者がテレワーク対象者の労働時間を正確に把握するために、勤怠の報告方法を決定しておくことも重要です。始業・終業時間の報告は、メールや電話、勤怠管理ツールなどを用いて行うことができます。また、育児や介護などの理由で、所定時間労働中に業務を中断する可能性がある場合は、中断時間の管理や報告に関する運用ルールも定めておきましょう。

ICT環境の整備

テレワークをする社員が効率的に仕事を進め、またオフィスで勤務する社員と連携して業務を行うためにも、ICT環境を整える必要があります。まずは、現在の社員の使用端末やネットワーク回線、サーバの状況を確認します。情報システム部門の担当者と連携しながら、システム方式の確認・選択を行い、必要な労務管理ツールや、遠隔で会議やチャットができるコミュニケーションツールや、グループウェアなどの導入を進めましょう。

セキュリティ対策についての記事はこちら

意識改革と環境づくりでスムーズなテレワーク導入を

テレワークをする社員がいることで、業務が煩雑化するというイメージを持つ管理者や一般社員もいるでしょう。テレワーク導入のためには、まずは、働く人の満足度や業務効率化のためにテレワークが有効だという社員の意識改革が重要です。明確な方針決定や詳細なルール作りを行った上で、丁寧に社内での合意形成を進め、テレワーク対象者も、その他の社員も快適に業務が進められる環境を整えてテレワーク導入に臨みましょう。

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