テレワークの効率を上げるWEB会議のコツ3選!メリットやツール

From: 働き方改革ラボ

2023年10月24日 07:00

この記事に書いてあること

在宅でテレワークを導入する企業や人が増えるなかで、初めてWeb会議を日常的に行うことになった人も多いのではないでしょうか。そんな方が知っておきたいのが、Web会議は対面でのミーティングにはない特有の注意点があるということ。

今回は、テレワークで行うWeb会議の初心者に向けて、Web会議の定義や、会議前に必要な準備、Web会議システムを選ぶポイントについて解説します。

Web会議とテレビ会議との違い

はじめに、Web会議とテレビ会議の定義を解説します。どちらもよく聞くようになった単語ですが、それぞれの定義を把握し、違いを明確にしましょう。

Web会議の定義

Web会議は、従業員や社用のパソコンやスマートフォンなどとインターネット環境を利用して、自宅などの遠隔拠点とつなげながら、リアルタイムで行う会議を指します。

テレビ会議の定義

テレビ会議は、会議室などに置かれたカメラやマイクスピーカーなどの専用端末を使い、外部の人とリアルタイムで行う会議を指します。自社の持っている専用線やISDNを用いることが多いという特徴があります。

どちらも離れた場所にいながら会議を行うという点では同じですが、使用する機器が異なります。

Web会議のメリットとデメリット

では、Web会議にはどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。この章では、Web会議の2つのメリットを解説していきます。

Web会議のメリット

1.インターネット環境があれば場所を選ばず参加できる

1つ目のメリットが、インターネット環境があれば場所を選ばず参加できることです。Web会議では、インターネット環境と個人の端末があればどこにいてもつなげられるので、テレワーク中の社員はもちろん、出張先などからも参加可能です。また、参加者が会議室など一つの場所に集合するための移動時間が削減でき、その時間を他の業務に充てられるため仕事の生産性が上がります。

2.導入にかかるコストが低い

2つ目のメリットが、導入にかかるコストが低いことです。昨今では自宅のインターネット使用環境が整っていることも多いため接続環境を整備する必要がなく、また、スマートフォンを持っている社員であればパソコンを用意しなくてもWeb会議へ参加することができます。

Web会議のデメリット

続いて、Web会議のデメリットを解説します。

1.情報漏えいの可能性がある

1つ目のデメリットが、情報漏えいの可能性があることです。Web会議ではWeb会議用アプリケーションを使用することが多くですが、不正アクセスされる可能性もあるため、重要な書類のやりとりや画面共有は慎重に行う必要があります。具体的には、会議開催時にパスワードを設定するなどの対策が求められます。

また、セキュリティ対策に不備がある公衆Wi-Fiを使用しないようルール化することや、画面ののぞき見に注意するなど、情報漏えいのリスク軽減のための対策が必要になります。

2.ネットワークのトラブルが起こると参加できない

2つ目のデメリットが、ネットワークのトラブルが起こるとWeb会議に参加できないことです。たとえばWi-Fi機器の故障や電波状態によって音声や映像が途切れてしまうトラブルが考えられます。場合によってはタイムラグによりスムーズなコミュニケーションが行えなくなることも。ネットワーク環境について確認してから参加するなどの対策が求められます。

Web会議の導入ポイント

続いて、Web会議の導入ポイントを2つ解説します。

1.会議システムの使い方を確認する

まず大切なのが、会議システムの使い方を知ることです。具体的にどのような機能があるのか、いくつまで回線をつなげられるか、などはシステムによって異なります。そのため、各システムを比較したうえで、無料トライアル期間などを活用しながら会議システムの使い方を確認しましょう。

2.会議システムののセキュリティ対策をする

会議システムの使い方を確認したあとは、不正アクセスに備えるために、会議システムのセキュリティ対策をしましょう。アカウントの乗っ取りや個人情報の流出をしないよう、暗号化機能を活用する、接続できるIPアドレスを指定するなどの対策が必要です。

テレワークの効率を上げるWeb会議のコツ3選

続いて、テレワークの効率を上げるWeb会議のコツを3点解説していきます。

1.議題や資料の準備はしっかりと

会議を進めるファシリテーターや司会者は、議題を事前に整理しておきましょう。Web会議は、対面の会議よりも、待ち時間やムダな時間が目立ちます。参加者の集中力を保ち生産的に打ち合わせを進めるためにも議題の整理は必須です。また、画面共有で資料を見せる場合は、会議中に慌てないように、事前にPC上で開いて準備し、リハーサルをしておきます。参加者に見られてはいけない資料や、不要なウインドウは閉じておきましょう。

2.会議前に周りの環境をチェック

Web会議が始まる前に、パソコンを開く周りの環境が会議に適しているかチェックします。音声を聞き取りにくくしてしまう騒音が発生することはないか、確認しましょう。また、カメラに映り込む自分の背景にも注意が必要です。会議が始まる前に必ずカメラで映り方を確認して、見られたくないものが映っていないか、仕事の会議に適切な背景かどうかをチェックしましょう。

3.ディスカッションはホワイトボードを活用する

ブレストでアイデアを出し合ったり、ディスカッションしたりする場合は、ホワイトボードの代用品を活用しましょう。Web会議ツールのホワイトボード機能を使う、また書記を担当する人のPCのメモ帳を画面共有するなどして、議論の進行状況をリアルタイムで確認し合うとスムーズです。

在宅でのテレワークが浸透し、一人ひとりが離れて仕事をする中でも重要なのがコミュニケーションです。スムーズなWeb会議の実施が、リモートで働くチームの一体感を高めます。また、Web会議を効率的に行えば、テレワークの生産性もアップ。この機会に改めてWeb会議のポイントを知り、成果を生むテレワークにつなげましょう。

Web会議中に気を付けたい3つのポイント

1.全員が参加できているか確認する

Web会議が始まったら、必ず全員が参加できているか確認します。対面よりも会議に参加できていない人に気付きにくいため、接続トラブルでトークルームに入れていない人がいないかチェックしましょう。また、カメラでは映っていてもマイクがオフになり音声が届いていないケースもあるため、名前を呼んで出欠をとることがポイントです。

2.自分の名前を名乗ってから発言する

Web会議は画面と音声のみで状況を把握するため、誰が話しているのかわかりにくいことも。とくに参加者が多いときは、発言前に、自分の名前を言ってから話しましょう。また、特定の人に回答をもらいたいときは、誰に対しての発言かを明確にするとコミュニケーションがスムーズです。

3.できるだけカメラはONにする

Web会議は音声だけでも参加できますが、相手の表情や会話のタイミングを把握するため、できるだけカメラはONにしましょう。会う機会が減ったチームとの仲間意識を保つためにも、顔を見ながら会議をすることがおすすめです。移動中や家庭の事情でカメラをOFFにしたいとき、また大人数の参加による回線の圧迫を避けたい場合は、最初はカメラで顔を出して、一言断ってからOFFにします。

テレワーク会議ツールの選び方

最後に、テレワーク会議に向けたツールの選び方を解説していきます。

1.自社に合うWeb会議システムの提供形態を選ぶ

まず、自社に合うWeb会議システムの提供形態を選びましょう。

システムの使用形態は、「クラウド型」「オンプレミス型」の2種類に分けられます。「クラウド型」は、システム側が提供する共有サーバーをインターネット経由で使用してWeb会議を行います。一方「オンプレミス型」は、自社に用意した専用のサーバーを使用してWeb会議を行います。

「クラウド型」はシステム提供側がメンテナンスやアップデートを行うため手間がかからない、初期費用を抑えられるメリットがある一方で、サーバーの管理ができないため遅延やトラブルについて自己解決しにくいなどのデメリットがあります。

一方、「オンプレミス型」は、自社内でシステムを管理しているため遅延やトラブルなどが起きた場合にも対応しやすいメリットがあります。ただし、自社内でシステムを構築しなければならないため、初期費用が高くなりやすいデメリットがあります。

2.セキュリティやサポート体制を確認する

セキュリティやサポート体制を確認することも大切です。予算のことを考えると無料で利用できるシステムを導入したくなるところですが、有料のシステムの方が高度なセキュリティを期待できます。

また、「クラウド型」よりも「オンプレミス型」の方が、セキュリティが高い傾向にありますが、「クラウド型」であってもサポート体制が万全で、トラブルが起きた際にすぐに対応してくれるシステムもあります。扱う情報など何を重視するか意識しながらWeb会議システムを選びましょう。

3.費用対効果に合うツールを導入する

提供形態、セキュリティやサポート体制を踏まえながら、費用対効果に合うツールを導入することも大切です。同時接続数や通信速度、使い勝手などを確認しながら、自社の予算やWeb会議を行う頻度などから必要なシステムを選びましょう。

まとめ

今回は、テレワークで会議を行う際に必要なWeb会議のコツを解説しました。多様な働き方を選択するためにも、Web会議の導入は必要です。あわせてご紹介したメリット・デメリットを踏まえたうえで自社に合うシステムを導入し、スムーズな会議進行ができるように活かしていくといいでしょう。

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記事執筆

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