テレワークの効率を上げるWEB会議のコツ

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在宅でテレワークを導入する企業や人が増える中で、初めてWEB会議を日常的に行うことになった人も多いのではないでしょうか。そんな方が知っておきたいのが、WEB会議は対面でのミーティングにはない特有の注意点があること。今回は、テレワークで行うWEB会議の初心者に向けて、会議前に必要な準備や、スムーズに会議を進めるためのコツについて解説。テレワークの生産性を上げるWEB会議のポイントをお伝えします。

意外と知られていないWEB会議のコツ
WEB会議開催が決まったら?準備のポイント
WEB会議中に気を付けたいポイント
WEB会議の成功はテレワークの効率アップに不可欠

意外と知られていないWEB会議のコツ

オフィスでのパソコン作業には慣れている人でも、相手とリモートで行うWEB会議となると、スムーズに進められないことも。準備することや会議中におさえるべきポイントを知らないと、開始時間になってもログインできず参加できない、または意思疎通のミスが生まれるなどトラブルにもつながります。スムーズなコミュニケーションを行うためには、ツールの基本的な操作方法以外にも欠かせないWEB会議のコツがあるのです。

WEB会議開催が決まったら?準備のポイント

では、WEB会議を行うことが決まったら、どんな準備をすれば良いのでしょうか。そのポイントについて、順を追ってお伝えします。

①会議システムの使い方を知ろう

まずは、使用するWEB会議システムの使い方を習得しましょう。ツールを初めて使う場合は、会議スタートの直前にログインするのではなく、事前に操作方法を確認しておくと安心です。マイクやビデオのオン/オフ方法のチェック、また、持っている資料を見せながら会議を行うときは、画面共有の操作もスムーズにできるように準備しましょう。

②会議の終了時間を決める

WEB会議を効率的に行うためには、会議の終了時間を決めることが大切です。それぞれが自宅で、オンラインで行うミーティングは集中力が続きにくいため、WEB会議の長さは30~45分が理想。ダラダラと時間を過ごさず、会議の生産性を上げるためにも、時間を区切って行いましょう。

③トークルームのセキュリティ対策

WEB会議を行う際にはセキュリティ対策が必須です。会議を行うトークルームに部外者が入ることのないように、URLは参加者のみに知らせ、セキュリティコード(パスワード)を設定しましょう。また、端末やIPアドレスを制限することによる参加者の指定も可能。同じトークルームのURLを使いまわすのではなく、会議ごとに新しいURLを設定することもセキュリティ対策として有効です。

④参加者、WEB会議をする場所の指定

WEB会議の生産性を上げるために、参加者を適切に選びましょう。場所の制限がないWEB会議は関係者全員を招待してしまいがちですが、参加者が多すぎると、未発表の情報について話せなくなるなど、会議の内容が制限されてしまうこともあるので注意が必要です。また、参加者が適切な場所で会議を行うように徹底することも重要。カフェなど公共の場所でのWEB会議は、画面ののぞき見や音声による情報漏洩リスクがあるので避け、周りに人のいない自室で行うように周知しましょう。

⑤議題や資料の準備はしっかりと

会議を進めるファシリテーターや司会者は、議題を事前に整理しておきましょう。WEB会議は、対面の会議よりも、待ち時間やムダな時間が目立ちます。参加者の集中力を保ち生産的に打ち合わせを進めるためにも議題の整理は必須です。また、画面共有で資料を見せる場合は、会議中にあせらないように、事前にPC上で開いて準備し、リハーサルをしておきます。参加者に見られてはいけない資料や、不要なウインドウは閉じておきましょう。

⑥会議前に周りの環境をチェック

WEB会議が始まる前に、パソコンを開く周りの環境が会議に適しているかチェックします。音声を聞き取りにくくしてしまう騒音が発生することはないか、確認しましょう。また、ビデオに映り込む自分の背景にも注意が必要です。会議が始まる前に必ずビデオで映り方を確認して、見られたくないものが映っていないか、仕事の会議に適切な背景かどうかをチェックしましょう。

⑦服装は最低限のマナーを

出勤する必要がないテレワークでも、WEB会議中の服装には最低限のマナーが必要です。オフィスでのふだんの服装や会社の社風にもよりますが、できるだけ出勤時に近い服装を心がけ、相手に不快感を与えない身だしなみで会議に臨みましょう。普段スーツを着る職場の場合は、社内の人との打ち合わせでも、襟付きシャツを選ぶと無難です。

WEB会議中に気を付けたいポイント

WEB会議は、対面ではないからこそ気を付けるべき注意点があります。会議をスムーズに進めるためにおさえておきたいポイントは次のとおりです。

①全員が参加できているか確認する

WEB会議が始まったら、必ず全員が参加できているか確認します。対面よりも会議に参加できていない人に気付きにくいため、接続トラブルでトークルームに入れていない人がいないかチェックしましょう。また、ビデオでは映っていてもマイクがオフになり音声が届いていないケースもあるため、名前を呼んで出欠をとることがポイントです。

②自分の名前を名乗ってから発言しよう

WEB会議は画面と音声のみで状況を把握するため、誰が話しているのかわかりにくいことも。特に参加者が多いときは、発言前に、自分の名前を言ってから話しましょう。また、特定の人に回答をもらいたいときは、誰に対しての発言かを明確にするとコミュニケーションがスムーズです。

③相槌は無しでOK

対話のタイミングがつかみづらいWEB会議だからこそ、相手の発言を妨げない工夫が必要です。全員が相槌を打つと音声が重なり途切れてしまうことがあるため、大人数の会議は相槌はなしでOK。相槌がないと話が聞こえているか不安に感じる人もいるため、少人数の会議では相槌はOKとする、代表して相槌を打つ人を決めるのも、ひとつの方法です。また、発言しない間は音声をミュートにしておくと不要な音を拾うことがなくなるためおすすめ。その間は、「OK」などのハンドサインを使う、大きく頷くなど、リアクションで反応しましょう。

④相手の話を聞き出す工夫を

WEB会議では、相手が発言しようとする意図をくみ取ることも大切です。マイクがミュートの状態からONになった人に発言を促したり、ファシリテーターが発言のない人を呼んで意見を聞いたりと、話を聞き出す工夫をしましょう。複数人が集まっている拠点があると議論がそこに集中してしまいがちですが、活発な会議のために、ひとつの拠点だけで話を進めないこともポイントです。

⑤できるだけビデオはONに

WEB会議は音声だけでも参加できますが、相手の表情や会話のタイミングを把握するため、できるだけビデオはONにしましょう。会う機会が減ったチームとの仲間意識を保つためにも、顔を見ながら会議をすることがおすすめです。移動中や家庭の事情でビデオをOFFにしたいとき、また大人数の参加による回線の圧迫を避けたい場合は、最初はビデオで顔を出して、一言断ってからOFFにします。

⑥ディスカッションはホワイトボードの活用を

ブレストでアイデアを出し合ったり、ディスカッションをしたりする場合は、ホワイトボードの代用品を活用しましょう。WEB会議ツールのホワイトボード機能を使う、また書記を担当する人のPCのメモ帳を画面共有するなどして、議論の進行状況をリアルタイムで確認し合うとスムーズです。

WEB会議の成功はテレワークの効率アップに不可欠

在宅でのテレワークが浸透し、ひとりひとりが離れて仕事をする中でも重要なのがコミュニケーションです。スムーズなWEB会議の実施が、リモートで働くチームの一体感を高めます。また、WEB会議を効率的に行えば、テレワークの生産性もアップ。この機会に改めてWEB会議のポイントを知り、成果を生むテレワークにつなげましょう。

2020年5月公開の記事に資料を追加しました

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参考

会議の質を上げるファシリテーション6つのポイント │ 働き方改革ラボ
『会議改善 詰め合わせ』を公開!選択と集中で質の高い会議にしよう │ 働き方改革ラボ

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