テレワークの課題を解消する方法とは?テレワークを成功させる3つのプロセスをご紹介

mail_hatarabo_archives_8.jpg

テレワークの課題を解消する方法とは?テレワークを成功させる3つのプロセスをご紹介

▼関連するお役立ち資料の無料ダウンロードはこちらから▼

自宅やサテライトオフィス、また移動中にモバイル端末を使って働くことができるテレワーク。多様な働き方を実現することで、働き方改革の推進や優秀な人材の確保といったメリットが期待できます。

テレワークの広がりは2018年の働き方改革関連法の施行と共に大企業の中で導入するケースが見え始め、2020年の新型コロナウィルスの大流行によって、企業の規模を問わずテレワークへの取り組みが盛んになりました。

しかしその一方で、テレワークを導入することの問題やデメリットと考えられている点もあるのが現状です。そこで今回は日本企業におけるテレワークの課題と解決方法、さらにテレワークを成功させる3つの導入プロセスを解説します。

※2018年12月に公開した記事を更新しました。

テレワーク導入に伴う4つの課題と解決方法とは?

テレワークとは、「tele = 離れた所」と「work = 働く」を組み合わせた言葉。在宅で仕事をする自宅利用型テレワーク、移動中にモバイル端末を使用して働くモバイルワーク、サテライトオフィス勤務などの施設利用型テレワークの3つがあります。

またテレワークには生産性の向上や人材確保、災害などの非常時も勤務を続行できるというBCP(事業継続計画)対策の面でもメリットがあります。

ただ、テレワーク導入の課題となる要素もあります。ここではテレワーク導入の際の4つの課題とその解決方法をご紹介します。

課題1:遠隔でのコミュニケーションが困難

テレワーク導入にあたり、まず課題となるのが社員間のコミュニケーションの方法です。ひとつの仕事を共有しながら働くケースが多い日本企業において、テレワークをする社員、またテレワーク社員と共に仕事をする同僚も、顔を合わせた会話ができないことを不安に思うことがあります。また、テレワーク社員にとっては、共に働くスタッフが周りにいないため、孤立を感じてしまう可能性も生じます。

解決方法

遠隔でのコミュニケーションをスムーズに行うために、テレビ会議やチャットツールなど、対話をサポートする新システムを導入しましょう。また、顔を合わせたミーティングを定期的に行うなどして、社員間で信頼を得ながら働くことができる仕組みを作ることが重要です。

課題2:テレワーク社員の労働実態を把握しにくい

テレワークの労働実態に関する課題は管理者目線と従業員目線の2つに分けられます。それぞれの観点で課題とその解決方法を見ていきましょう。

管理者目線の課題:勤怠管理が難しい

テレワークは、オフィスに出勤する働き方よりも、社員の業務開始時間や終了時間、また労働時間の長さといった就労実態を管理者や総務・労務関係者が把握しにくいという課題があります。

解決方法

テレワーク社員の労働時間を正しく把握するために、勤怠管理の方法を確立しましょう。メールや電話で勤怠を報告するルールや、スマートフォンやモバイル端末で利用できる勤怠管理ツール、またパソコンの操作ログによって勤怠を記録するシステムの導入がおすすめです。

従業員目線の課題:オンオフの切り替えが難しい

テレワーク社員は、管理者や他のスタッフがいない自宅などの場所で働くため、オンオフの切り替えが難しく、労働時間が長くなる、また深夜労働やサービス残業をしてしまう等のリスクも発生します。

解決方法

適正な勤怠管理と併せて、労働時間に関するルールを作り徹底することで、テレワーク社員が安心して働ける仕組みを作ることが重要です。また、パソコンの使用状況を記録できる操作ログ機能は、サービス残業や深夜労働の防止に役立ちます。

課題3:テレワーク社員の管理や評価をしにくい

テレワーク社員の管理や評価に関する課題も管理者目線と従業員目線の2つに分けられます。それぞれの観点で課題とその解決方法を見ていきましょう。

上司が部下を管理できないという懸念

管理職にとって、顔を合わせて働く部下と比べて、テレワークをする社員は目が届きづらく管理がしにくいのではないかという懸念があります。

解決方法

この不安を解消するためには、まずは常に部下を目の届くところに置いて監視すべきという考え方を改める必要があります。また、顔を合わせてなくても適切な指示が行えるよう、指示を受けるテレワーク社員の状況をふまえて、指示の出し方や仕事の納期の設定方法をあらかじめ決めておきましょう。

指示の受け方や評価に対する不安

テレワークをする社員にとっても、上司からの指示や判断を受けづらい、また指示を受けたとき、現在進めているタスクと新たなタスクのどちらを優先すべきかわからない、といった課題があります。上司に仕事ぶりを見られていない分、きちんと仕事をしていることを把握されているのか、また適切に人事評価がされるのか、という不安も生まれます。

解決方法

テレワーク社員の業務を過小評価、過大評価しないように、業務にかかる時間や難易度を管理職が把握することが重要です。また、テレワークなどの多様な働き方をする社員を正当に評価するために、労働時間の長さを評価するのではなく、仕事の成果を評価する人事制度を採用する必要があります。

課題4:テレワーク端末のセキュリティに関するリスク

テレワーク導入に慎重になる理由として、情報セキュリティ面での不安が挙げられるケースもあります。テレワーク導入に際しては、社員が社内のみで仕事をするケースよりも、外部に情報を持ち出すことによる情報漏洩のリスクが高まります。自宅やサテライトオフィス、また移動しながら働く社員が使用する端末のセキュリティに関して、十分な対策が必要です。

解決方法

まずは、テレワークの運用を想定して、社内のセキュリティーポリシーを見直しましょう。その上で、ウィルス対策ソフトの導入やパスワード管理の徹底など、セキュリティ対策を万全に行います。

端末の紛失や盗難といったリスクに対しては、テレワーク端末の所在や利用者の管理、また機密性の高いデータは暗号化する、データのバックアップを取るなどの対策が有効です。

また、テレワーク対象社員に、情報セキュリティやトラブル時の対応などに関する研修を行いましょう。テレワークを行う社員自身がセキュリティに関する意識を高めることが、情報管理上の事故を防止するために重要です。

まずはここから進めよう!テレワーク導入を成功させる3つのプロセス

テレワークを導入する際の課題とその解決方法をご紹介してきました。ここでご紹介した以外にもテレワーク導入の際には、企業に異なる様々な課題に直面することが多いでしょう。

そこで企業ごとに異なる課題を乗り越えるためにも、まずはテレワークの導入に向けたプロセスを慎重に進めて行く必要があります。ここからはテレワーク導入を成功させる3つのプロセスをご紹介します。

プロセス1:テレワークの方針決定

テレワーク導入の検討を始めたら、まずは社内で全体方針を決定する必要があります。方針決定の際には、次の3つを意識して進めましょう。

1-1.  テレワーク導入の目的を明確にする

まずは、何のためにテレワークを導入するのかという目的を設定します。社員の働き方の多様化や、生産性の向上、またオフィスコストの削減、BCP対策など、それぞれの企業の課題をテレワークによってどう解決したいのか、明確にしましょう。

1-2. 基本方針の策定

目的を明確化したら、テレワーク導入の基本方針を策定しましょう。テレワーク導入の目的、対象者、対象業務、実施する部門などについて盛り込んだ方針を作成します。従業員と経営サイドで協議しながら策定し、方針について十分な同意を得ることも重要です。

1-3. 社内の合意形成を進める

方針を策定後は、スムーズな導入のために、テレワークに関する社内の合意形成を進めましょう。テレワーク導入推進担当者による起案の後、経営層への説明と承認、関係者への説明と承認というプロセスに従い、社内で認識を統一することが重要です。従業員のテレワークに対する理解を深めるために、社内セミナーによる情報発信や、体験型研修の実施も有効です。

プロセス2:テレワークのルール作り

テレワークの基本方針を策定した後は、具体的な運用のためのルール作りを行います。テレワークのルール作りには、実施範囲の決定と設定されたルールを社内全体に浸透させる2つのプロセスに分かれます。

2-1. テレワーク実施範囲の決定

まずは、テレワークの対象者と対象業務を決定します。対象者については、職種やライフステージなどに応じた明確な基準を設定することが、スムーズなテレワーク推進やトラブル防止のために不可欠です。

対象業務の設定のためには、まずは業務全体を整理し、テレワークで行いやすい業務を選定します。入力作業や資料作成などテレワークで行いやすい業務や、会議や申請業務など、ICTツールの導入によってテレワークが可能になる業務もあります。社内の状況に応じて、現段階でテレワークが可能な業務と、将来的に対象となりえる業務を分けて整理しておきましょう。

2-2. テレワーク導入に向けた教育・研修

テレワークの効果を最大化するためには、導入前の研修の実施が有効です。テレワークに関する社内ルールのほか、テレワークの目的や導入の流れ、導入時の体制などを、テレワーク利用者だけでなく全社員が理解することで、テレワーク推進が期待できます。

勤怠管理や人事評価、コミュニケーション手段についても周知しましょう。テレワーク実施社員だけでなく周囲の理解を深めることで、サポートし合える環境を整えることができます。

プロセス3:テレワーク導入への環境作り

ルールを作り社員への周知を行った後は、最後にテレワーク導入の基盤となる社内環境を整えましょう。一度決めたルールや制度も、社会の変化や従業員の働き方に合わせて柔軟に見直ししていく必要があります。

3-1. 労務管理制度の確認・見直し

テレワークを導入する際には、就業規則を見直し、テレワークに関する規定を作成、または変更することが必要です。労働場所、労働時間、人事評価制度、通信費などの費用負担などに関して明確に定めましょう。

管理者がテレワーク対象者の労働時間を正確に把握するために、勤怠の報告方法を決定しておくことも重要です。始業・終業時間の報告は、メールや電話、勤怠管理ツールなどを用いて行うことができます。また、育児や介護などの理由で、所定時間労働中に業務を中断する可能性がある場合は、中断時間の管理や報告に関する運用ルールも定めておきましょう。

3-2. ICT環境の整備

テレワークをする社員が効率的に仕事を進め、またオフィスで勤務する社員と連携して業務を行うためにも、ICT環境を整える必要があります。まずは、現在の社員の使用端末やネットワーク回線、サーバの状況を確認します。情報システム部門の担当者と連携しながら、システム方式の確認・選択を行い、必要な労務管理ツールや、遠隔で会議やチャットができるコミュニケーションツールや、グループウェアなどの導入を進めましょう。

意識改革と環境づくりでスムーズなテレワーク導入を

テレワークをする社員がいることで、業務が煩雑化するというイメージを持つ管理者や一般社員もいるでしょう。テレワーク導入のためには、まずは、働く人の満足度や業務効率化のためにテレワークが有効だという社員の意識改革が重要です。

明確な方針決定や詳細なルール作りを行った上で、丁寧に社内での合意形成を進め、テレワーク対象者も、その他の社員も快適に業務が進められる環境を整えてテレワーク導入に臨みましょう。

働き方改革ラボでは、テレワーク導入の際に必要なセキュリティ対策をチェックリストにまとめました。テレワーク導入を検討している方、または、すでに実施しているテレワークの安全性を強化したい方は、ダウンロードしてぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

関連ページ

mail_hatarabo_archives_8.jpg

この記事に関連するタグ