7つのポイントで解説！テレワーク中のコミュニケーションのコツ

2020年05月26日 07:00

この記事に書いてあること

これまでオフィスワークが中心だった企業の間でも浸透しつつあるテレワークや在宅勤務。特に初めてテレワークに本格的に取り組む人や、毎日チームのメンバーと顔を合わせて働いていた人にとっては、同僚と対面なしでどう仕事をしたらいいか、悩んでしまうこともあるでしょう。テレワークでも、出社時と変わらない良好なチームワークや円滑なコミュニケーションを実現するためには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。今回は、テレワークでのコミュニケーションがうまくいくためのポイントをお伝えします。

テレワークこそコミュニケーションが大切

オフィスなど同じ場所に集まって働くスタイルとは違い、メンバーそれぞれが別の場所で働くテレワーク。リモートでチームの仕事を進める上では、オンラインでの通話や音声、またはテキストを使ったやりとりがコミュニケーションの中心となります。

顔を合わせたメンバーとの会話は、表情や声色などの細かなニュアンスを確認しながら進めることができますが、パソコンの画面や音声のみで行うコミュニケーションでは、意図を正しく伝えにくいことも。初めてテレワークにチャレンジするチームにとっては、会う時間が減ることで、メンバーの一体感が失われてしまうというリスクもあるでしょう。離れた場所で働くからこそ、相手の立場で考えることや、テレワークならではの気遣いが必要なのです。次からは、そんなテレワークでのコミュニケーションを成功させるコツについて7つのポイントで解説します。

スケジュールを積極的に共有

常に顔が見えないテレワークでは、チームのメンバーが今どんな仕事をしているのかわかりづらくなります。しばらく連絡がないと、同僚が頼んだ仕事をやっているのかどうか不安になり、お互いへの不信感や、チームとして同じゴールに向かっていないような気持ちを抱いてしまう可能性もあります。

一緒に仕事を進めていることを実感するために、スケジュール管理ツールなどを活用して、仕事の内容を上司や同僚に共有しましょう。チャットツールで、1日の予定や、何時から何時までこの仕事をやると知らせておくだけでも効果があります。電話対応ができない時間や休憩時間などを伝えておくことで、チャットや電話に反応がないことに対する不信感も防げます。

コツをおさえてチャットを使いこなそう

テレワークでのコミュニケーションに便利なのがチャットです。複数のメンバー間での状況共有や、メールより気軽な連絡ができるチャットを、テレワーク中はうまく活用しましょう。

チャットのメッセージには、メールのような文頭の挨拶や定型的な締めの言葉は不要です。スムーズなコミュニケーションのため、短い言葉やリアクション機能を使ってスピーディーに反応しましょう。また、メールにはないチャットならではの機能が絵文字です。感謝やお願いの気持ちを、顔のイラストなどの絵文字を使って伝えましょう。

また、できるだけ早く返信・反応をすることもポイント。メッセージを確認できないときは、今はチャットを見ていないということがわかるスリープ機能が便利です。できるだけ早く反応することは心がけつつも、相手には即時の返事を求めないことも、ストレスのないチャットのコツです。また、この内容はチャットでは伝わりづらいと感じたら、電話での連絡に切り替えましょう。

ビジネスチャットは難しくない！ストレスなく活用するコツ│働き方改革ラボ

WEB会議はビデオをオンに

テレワークでチームの仕事を進める上で欠かせないのが、オンラインの動画と音声を通じて行うWEB会議です。ビデオや音声をオフにして参加することもできますが、できるだけビデオをオンにして顔を合わせて話をしましょう。相手の表情を見て話し合うことで、メンバーとの仲間意識を感じられます。

また、顔を揃えることで、チームで仕事をしているという一体感が芽生えます。それぞれが別の場所で働いていると生まれがちな、孤立感も防ぐことができます。ビデオを通じ、仲間と会っているような感覚になれるのでテレワーク中の不安やストレスも解消できるでしょう。

テレワークの効率を上げるWEB会議のコツ │ 働き方改革ラボ

適度に雑談を取り入れよう

テレワークは、移動時間や会議のセッティングなどを省けるため仕事が効率化できますが、一方で、同僚と仕事の合間に交わす雑談や、一緒に移動する間の会話もなくなります。チームの関係性を良くするためには、リラックスした時間を共有するための雑談も必要です。

チャットやリモート会議の合間や、電話で仕事の話をする前に、あえて雑談をするように意識しましょう。テレワーク中の過ごし方や、家族について話をすれば、知らなかったお互いの一面を知ることができ、さらにつながりが深まります。

仕事の成果を報告する

上司やチームのメンバーに、仕事の成果をこまめに報告することもポイントです。テレワーク中もしっかり仕事をしていることを確認し合えば、お互いに安心できます。一定の成果にまで到達しなくても、1日で終えた仕事の内容や依頼された作業の途中経過を伝えておくことも、信頼を得るために大切です。

仕事の成果や経過をチーム間で共有することは、チームでの仕事をスムーズに進めるためにも必要な作業です。メンバーと会わないからといって仕事をひとりで抱え込まず、相談したいことや、テレワークをする上で有益な情報も、積極的に伝え合うようにしましょう。

オンライン朝礼でコミュニケーションを

チームでオンライン朝礼をすることも、コミュニケーションの活性化につながります。毎日、決まった時間にWEB会議上でメンバーが集合し、1日の仕事の予定や、連絡事項を共有します。テレワークの経験が初めての人は、働き方のルールやツールの使い方など教えてもらいたいこともあるでしょう。オンライン朝礼は、そんな疑問や不安を解消する機会としても有効です。

また、テレワークが長期化すると、単独での仕事に慣れてコミュニケーションの頻度が落ちてしまうことも。会社やチームの一体感を保つために、朝礼を定例化してメンバーの顔を見る機会を作るのがおすすめです。毎日実施することで、社員それぞれが最新の会社の状況や売上などをリアルタイムに把握できるため、業務の効率化にもつながります。

感謝の言葉を忘れずに

メンバーの顔を頻繁に見ることのないテレワークだからこそ、相手に感謝の気持ちを積極的に伝えましょう。スピーディーなやりとりが行われるチャット上でも、頼んだ仕事に対するお礼の言葉は必須です。時間がないときは、笑顔やお礼をするイラストの絵文字を使えば、簡単に思いが伝えられます。

感謝の言葉は、次の仕事をまたがんばろうというモチベーションや、チームへの帰属意識を生みます。具体的によかったところを指摘して相手をほめると、テレワーク中もしっかり仕事ぶりを見てくれているんだという安心感を得られるため、さらに有効です。

信頼して任せることもテレワークのポイント

チームでの仕事をテレワークで行う上では、スケジュールや仕事の成果などの情報の共有と、相手の仕事に対する感謝と関心を持つことが大切です。とはいえ、仕事のスケジューリングややり方については、個人の裁量に委ねることが重要。上司が報告を強要したり、在席時間を一方的に決めたりすると、監視されているような気持ちと不信感を生みます。一緒に働く部下やメンバーを信頼して、それぞれが自分らしく働いてもらえるよう努めることも、テレワーク中のコミュニケーションを成功させるポイントです。