仕事の先延ばし癖を治す5つの方法

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良くない習慣と知りつつも、ついやめられない仕事の先延ばし。やるべきことを後回しにしているうちに期限が近づいて焦ったという経験がある人も多いのでは。仕事の先延ばしは、締め切り前の残業や深夜労働を余儀なくされ、健康や精神に不調をきたすこともあるため注意が必要です。今回は、先延ばしをやめられない人のために、仕事を後回しにしてしまう主な原因と、それを防ぐための方法を紹介します。

仕事を先延ばしにする人のパターンとは?

大変な仕事ほど、早めに手をつけて効率よく進めたいもの。にもかかわらず、なかなか取り掛かれず、先延ばししてしまう人が多いのはなぜなのでしょうか。仕事の先延ばしを防ぐ方法を知る前に、まずは、仕事を先延ばしにする主なパターンや理由について考えてみましょう。

好きではないことを先延ばしにする

先延ばしのよくあるパターンのひとつが、自分にとって嫌な仕事や面倒な仕事など、やりたくないことを後回しにするケースです。楽しいことや簡単なことはすぐに取りかかることができても、好きではない仕事には前向きになれないことが原因です。嫌なことをやりたくないがために、掃除など、今やらなくてもいい簡単な作業に手を付けてしまう、なんて経験がある人もいるでしょう。

ストレスや失敗を避けたい

自分にとってストレスを感じる仕事を避けたいという気持ちも、先延ばし癖に影響しています。集中力が必要な仕事や、クレーム対応など精神的な負担のある仕事で起きるストレスを恐れて、作業に取りかかれないというパターンです。また、失敗することを恐れて行動できないケースもあります。難しいとわかっている仕事や、十分な準備ができていない仕事は失敗する可能性が高いため、前向きに取り組めない傾向があります。

まだ時間があるからと手を付けない

締め切りが先である、または急ぎの仕事でないため時間に余裕があると感じてしまうことも、仕事にすぐ取りかかれない理由です。期限の直前に仕事を詰め込んで間に合わせられた経験がある人ほど、締め切りが近づくまで仕事に手をつけない傾向があります。仕事量が適性であっても、期限より早い段階で仕事を進められないという人も多いでしょう。

パーキンソンの法則とは?

仕事の先延ばしを生む理由を考える上でヒントになるのが、パーキンソンの法則です。イギリスの歴史学者・政治学者のシリル・ノースコート・パーキンソンは書籍の中で、「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」という法則を提唱しています。人は、本来はもっと短い時間でできる仕事であっても、完成までに与えられた時間をすべて使い切ってしまう習慣があると指摘しています。

先延ばしのデメリット

先延ばし癖は、計画的に仕事を進められず時期によって業務が偏るという問題を生みます。無理のない業務量であったとしても、いつも仕事に追われている感覚に陥ってしまうことも。ただ仕事の先延ばし癖は、計画性の点以外でもデメリットがあります。

集中力が低下して生産性が落ちる

先延ばしにすることは、ストレスのかかる仕事や難しい仕事など、前向きに取り組めない仕事であるケースが多いです。そのため、別の仕事をしながらも、先延ばしにしている面倒な仕事のことが気になって集中することができません。結果的に、今進めている仕事の生産性が落ちます。仕事の先延ばしを重ねることで脳がストレスを感知して、体に負担を与えるという研究結果もあります。

ビジネスパーソンとして成長できない

締め切り直前まで仕事に取りかからない、面倒な仕事は後回しにするという習慣がつくと時間に余裕がなくなり、新しいことにチャレンジする機会を得られません。先延ばし癖で仕事の質が落ちたり、期限を守らなかったりということを繰り返すと、周りからの信用も失います。良い仕事を任せてもらえなくなるため、ビジネスマンとして成長することが難しくなります。

仕事の先延ばしを防ぐ5つの方法

では、仕事の先延ばしをやめるにはどうすれば良いのでしょうか。先延ばしが癖になってしまっている人に試してほしい、5つの解決策をお伝えします。

1.先の仕事の予定を埋める

仕事の先の予定を埋めることが、先延ばしを防ぐ方法のひとつです。来週や再来週に時間があると思うと、抱えている仕事に手をつけにくくなります。未来にもやるべき作業があることを可視化すれば、今ある仕事にすぐ取りかかるべきと認識できます。カレンダーのできるだけ先まで、面会や打ち合わせの予定だけでなく、作業の予定もすべて書き込みましょう。仕事の締め切りが先でも、今より後に時間をとれる見込みがないことがわかれば、すぐに仕事を進められるでしょう。

2.小さな目標達成を繰り返す

ひとつの仕事単位で考えると、期限までの時間が多くあるように見えて、仕事を先延ばしにしてしまいがちです。大きな仕事はやるべきこととゴールを細かく分けて、小さな目標を達成していくことを意識しましょう。難易度が高い、時間がかかると感じていた仕事も、ひとつひとつの作業で考えれば難しく感じられず、手をつけやすくなります。

3.2段階で締め切りを設定

締め切りをふたつに分けることも、仕事を先延ばしにしないコツです。パーキンソンの法則のとおり、人は時間が多くあればあるほど、仕事に時間をかけてしまいがちです。最後の締め切りまでにすべてを完成させるという考え方ではなく、途中の締め切りも設けてそれまでにやる作業を決めることで、大きな仕事を後回しにすることを防げます。

4.頭を使わないことからやってみる

頭を使わなくていいことからとりあえずやってみることもポイントです。深く考えることが面倒で、仕事を先延ばしにしていることもあります。まずは頭を使わず手を動かしてみようと気楽に考えれば、仕事にとりかかりやすくなります。また、しっかり準備して完璧に仕事をしたいと思う真面目な人ほど、難しく考えて仕事を始められないことも。そんな人は、とりあえず形にしようという気軽な気持ちで進めてみるのもおすすめです。

5.今やるべきこと以外目に入らないようにする

他のタスクが気になってしまって、やるべき仕事を先送りにしてしまうという先延ばしのパターンもあります。スマホに届く通知やメールの着信に気付いて、別の作業に移ってしまうこともあるでしょう。他のタスクが気にならないように、やるべき仕事に集中している間はスマホを手の届かない場所に置く、他の仕事の資料は目のつかないところに片付けるなどの工夫をしましょう。

先延ばしをやめて生産性アップを実現しよう!

仕事を先延ばしにして、期限ぎりぎりで大変な思いをして仕上げることを繰り返していると、次に似た仕事に取りかかる前にストレスを感じるようになります。反対に、仕事を計画的に進めてみると、予想以上に短時間で終わったり、難易度が低いと感じたりすることもあるでしょう。初めてで不安だった仕事も、やってみると意外と自分に合っていたなんてこともあるかもしれません。まずは資料を開けてみる、1ページ目を書き始めてみるなど、できることから手を付けてみるのがおすすめです。

仕事の先延ばしをやめて、期限に関わらず早めに仕事を進める癖がつくと、生産性が上がり時間にも余裕が生まれます。仕事の忙しさに感じていたストレスも軽減でき、勉強やプライベートの趣味に割ける時間も増えるでしょう。今すぐ先延ばしをやめて、仕事の進め方をステップアップさせてみませんか?

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