仕事を任せられる人こそ成功する!属人化を防ぐポイントとは

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やってもやっても仕事が終わらない……そんな人は、自分がやらなくてもよい仕事までひとりで抱え込んでいませんか?
仕事の属人化は、個人のオーバーワークというリスクを生むだけでなく、部署や会社に不利益を与えることもあります。働き方を変えるためにも、部下や後輩に仕事を上手に任せることが大切です。今回は、仕事を人に依頼することのメリットや、失敗しないための任せ方のコツをお伝えします。

仕事が終わらない人の特徴とは?

責任ある仕事を任せられるようになり後輩も増える年代や、部下を抱える管理職など、自分自身の仕事に後輩のケアという業務も加わる人にとっては、たくさんの仕事をどう効率よく進めていくかが課題のひとつです。ただ、同じ役職や業務量にも関わらず、仕事を速く進める人もいれば、なかなか終わらずに残業が増えてしまう人も。

仕事が終わらない理由のひとつが、自分がやらなくてもよい仕事も抱え込んでいることです。部下に説明する手間がかかるからと自分でやってしまう人や、仕事が誰かに奪われて自分の立場がなくなることを恐れている人が、仕事を多く抱え込んでしまいがちです。

仕事の属人化のデメリット

仕事をひとりで抱え込んでしまうと、その人にしかやり方がわからないという「属人化」の状況に陥ります。仕事の属人化の主なリスクは次のとおりです。

ミスが見過ごされるリスク

仕事を共有せずに担当者がひとりで抱え込むと、ミスが起きたときに誰も気付けずに、見過ごされてしまうリスクがあります。個人がひとりでミスを隠す、また誰にも知られずに対処しようとしているうちに大きな問題に発展し、顧客や取引先に損害を与えることも。

顧客や取引先への不利益も

仕事の進め方や知識、大切な情報が保管されている場所などを、担当者ひとりだけが知っていると、その人が仕事を休むなどして対応できなくなったときに問題が発生します。顧客や取引先からの問い合わせに答えられない、トラブルに対応できないといった不都合が起こり得ます。

過労のリスク

ひとりで業務を抱え込むことは、長時間労働や過剰な休日出勤につながります。業務量が個人のキャパシティーを溢れると睡眠不足や休息不足を招き、過労で健康を損なうリスクがあります。また、自分の仕事の進め方を人と共有していないと、自分が不在のときに代わりに対応してくれる人がいないため、休暇をとることもできません。

仕事を人に任せるメリットは?

では、上手に仕事を任せることで、働く人や職場にとってどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

自分の作業負担が軽くなる

仕事を人に任せることで、自分の仕事量が減り負担が軽くなります。業務が多く疲弊している人にとっては、休息やプライベートの時間を確保できるというメリットがあります。

仕事の仕方を人に教えることは、そのタイミングで時間はとられるものの、一度理解してもらえばその後は仕事を任せられるため、長い目で見れば自分自身が楽になります。

休みがとりやすくなる

仕事の一部を人に任せたり、誰かと一緒に仕事を進めたりすることで、休暇がとりやすくなるというメリットもあります。休暇をとるときだけ人に仕事を引き継いでも、不測の事態が発生したときにうまく対応できず、休暇中に電話などで仕事をしなければならないことも。普段から人に仕事を任せることで、休暇をゆっくりと過ごすことができます。

部下や後輩が育ちチームとしての力が上がる

仕事を部下や後輩に任せることで、彼らのスキルアップも期待できます。丁寧な説明とフォローをしながらレベルの高い仕事を教えていけば、部下や後輩が育ちます。結果的にチーム全体の力が上がり、会社にも利益をもたらします。

新しい仕事に着手できる

自分がやらなくてもよい仕事を人に任せることで、自身が新しい仕事に着手することができます。部下や後輩もできる仕事は彼らに任せることで、自分自身にしかできない仕事に磨きをかけたり、新しいことにチャレンジしたりといったことが可能になります。

上手に仕事を任せるポイント

実際に仕事を人に任せるときは、どのように進めればよいのでしょうか。丁寧なフォローなしに、単に部下や後輩に仕事を与えることは、彼らの反感を招くなどの失敗につながります。スムーズに人に仕事を任せるコツは、次のとおりです。

①業務の棚卸

まず、自分が抱える業務の棚卸を行います。仕事をリストアップし、自分にしかできない仕事、部下・後輩・同僚に任せられる仕事、マニュアル化できる仕事に分けて、仕事を任せる準備をします。

②定型的な業務をマニュアル化

定型的で、資料を見れば誰でもできる仕事があれば、マニュアル化しましょう。仕事の進め方や知識を、誰が見ても理解できるように、資料にわかりやすくまとめます。

③業務が回る仕組み作り

次に、定型的な業務がスムーズに回る仕組み作りを行いましょう。マニュアルの内容を説明する研修の場を設ける、ケースごとにいつ誰が何を対応するのかを定める、代理の担当者を決めておくなどして、問い合わせを受けたときや必要なタイミングで業務がスムーズに進む体制を整えましょう。

④教えながら仕事を依頼する

部下や後輩、同僚に仕事を任せるときは、丁寧に説明をして依頼することが大切です。仕事の概要だけを説明する、必要な情報を与えない、質問を断って自分で調べさせるといった雑な依頼は、仕事を任された人の負担の増加やストレスにつながるのでやめましょう。

⑤中間報告のタイミングと仕事の期限を設ける

仕事の中間報告をさせるタイミングと仕事の期限を設けて、相手をフォローしながら仕事を進めることもポイントです。ここまで進んだら報告してほしい、いつまでに仕事を仕上げてほしいといった時期を定めましょう。

また、自分より経験が少ない後輩や部下に対しては、仕事のステップを丁寧に伝え、他の業務も含めた優先順位を示してあげることが、仕事をしっかり進めてもらうコツです。中間のフォローをすることは、相手に対して、仕事を振ってほったらかしにするわけではなく、いつも気にして並走しているということを伝える効果もあります。

⑥相手のスキルや適性に見合った仕事を任せる

人に仕事を任せるときは、相手のスキルや適性に見合った仕事を依頼しましょう。同僚に頼むときは、その人が得意としている仕事を任せると安心です。後輩を成長させたいときは、相手を信頼して、スキルに比べて少しレベルの高い仕事を任せると、モチベーションも上がり効果的です。ただ、あまり高度な仕事を頼むと、難しすぎてやる気を失ってしまうこともあるので気をつけましょう。

仕事を任せることでもっと自分らしく働ける

仕事をゼロから人に頼むことは、資料の準備や説明といった手間がかかります。忙しいビジネスマンにとっては、その時間をつくることも難しいと感じるかもしれません。ただ、思い切って人に任せることで、その後に業務量が減り仕事が楽になり、家族と過ごす時間や、新たなチャレンジへの意欲につながるのです。

仕事を人に伝えるために整理することで、仕事に必要な情報が整理されたり、自分の仕事の非効率な部分が見つかったりという副次的な効果も。仕事を抱え込んで苦しい人は、自分らしく健康に働くために、一度、自分の業務内容を見直してみてはいかがでしょうか?

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