誰でもわかりやすい会議資料が作れる5つの法則

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会議でのプレゼンテーションを任されたときに必要なのが、投影や配布をして使う資料の作成。参加者に正しく内容を理解してもらうために、とても重要な書類です。でも、わかりやすい資料をうまく作れなかったり、必要以上に準備に時間がかかってしまったりと、会議資料作成に苦戦している人も多いのではないでしょうか。今回は、プレゼン資料作りが苦手な人のために、効率的に、見栄えのよいスライドを作るためのシンプルなポイントをお伝えします。

わかりやすい資料は会議の生産性を上げる!

わかりやすい会議資料を作ることは、会議の質を上げることにつながります。説明の根拠やステップなどが示された資料を見ながらプレゼンテーションを聞くことで、より深く内容を理解することができます。会議資料があることで、参加者が聞き逃してしまった情報を目で見て確認できるというメリットも。また、口頭では説明するのが難しい内容を、グラフや追加情報によって補足しながら伝えることも可能です。

会議資料作成は、会議で説明をする側にもメリットがあります。参加者にわかりやすい資料を作ろうとすることで、プレゼンテーションの内容や進め方を整理して、会議での発表に備えることができます。参加者の理解度や話者のプレゼンの質が上がることで、より有意義な会議を行うことが可能になります。

とはいえ、資料の準備に時間をかけすぎてしまっては、他の業務の時間を圧迫してしまい、会議の成果を発揮する実務の時間を減らしてしまいます。手間をかけすぎずに、わかりやすい資料を作ることが大切です。準備を効率化するためにも、誰でもできる資料作成のシンプルなコツを押さえておきましょう。

わかりやすい会議資料を作る5つの法則

わかりやすい会議資料を作るためには、まずは前提として「誰に向けて作る資料か」ということを明確にしましょう。どのような会議で、誰に向けて理解をしてもらいたいのかを定めておくことで、言葉選びや資料のセレクトに迷いません。伝える相手という軸を持つことで、方向性をぶらさずにスピーディーに資料作成を進めることができます。

伝える相手を決めた上で、押さえるべきポイントは次のとおり。パワーポイントなどのソフトウェアを使って、わかりやすい資料を作るコツをお伝えします。

①フォーマットを準備しておく

会議資料用のフォーマットを準備しておくことで、作業時間が短縮できて効率的です。表紙、企画概略、メッセージ、画像+解説、流れの説明など、スライドの目的別にフォーマットを用意しましょう。たとえば、表紙には「プレゼンのタイトル」「会議名」「日付」という項目を用意して、あらかじめ文字のサイズや枠を決めておきます。「画像+説明」のスライドは、画像と説明書きが入る枠を定めておくというように、型を作っておくと手間が省けます。

②1スライドにメッセージは1つ

資料の文字はできるだけ少なくすることを心がけましょう。パッと見て直感的に理解できる文字量にしておくことが、理解を深めるコツです。現状の課題など、いくつかの項目を記載する必要があるときは、箇条書きにするなどして、できるだけシンプルな構成にすることが大切です。

また、スライドのメッセージは、1スライドあたり1つにしましょう。フォントが大きくできるため、一目で伝えたいことがわかります。シンプルにすることで、参加者がスライドごとに頭を切り替えられて、プレゼンの流れに沿って内容をスムーズに理解できるというメリットもあります。

③フォントや表記を統一して美しく

フォントの種類や、半角全角の表記などを統一することもポイントです。表記を整えて見栄えをよくすることで、情報が頭に入り込みやすくなります。内容を強調したいときなどは文字のサイズを変えることも有効ですが、フォントのサイズがバラバラな資料は散らかった印象になるため、ある程度サイズのパターンを決めて使い分けるのがおすすめです。

④グラフの情報はシンプルに

グラフを入れる場合は、できるだけ情報や項目を減らしてシンプルにしましょう。情報が多い場合はピックアップしたりまとめたりして、重要なポイントを引き立たせるとより伝わりやすくなります。

用途に応じたグラフを選ぶことも大切です。売上の推移など数値の比較をしたいときは棒グラフ、変化について説明がしたいときは折れ線グラフを使いましょう。また、全体の中の割合を見せたいときは、円グラフが最適です。

また、グラフを使用するときは、モノクロではなく色をつけると目を引きます。ただ、色を使いすぎると雑然とした印象になるため、円グラフなど項目が多い場合は同系色でまとめる、棒グラフは2色の対比で強調するなどの工夫がよい資料につながります。

⑤ビジュアル要素を使って目を引く

文字だけの資料は淡々とした印象で、参加者が見ることに負担を感じることもあります。写真やアイコンなどのビジュアル的な素材を使うことで、メリハリのあるわかりやすい資料になります。

ポイントや結論となる内容には、人差し指を立てたアイコンを活用するといった工夫をすれば、メッセージが伝わりやすくなります。

会議資料は伝えたいことを絞ってシンプルに!

会議資料をわかりやすくするためには、情報を少なく、内容をシンプルにするのがポイントです。文字やグラフの内容も、できるだけ要素を絞りましょう。色やアイコンを使うのも有効ですが、3種類程度に絞るのが、きれいな資料を作るコツです。

資料ができあがったら、全体を通してフォントやフォーマットが統一されているかを見直し、長すぎる説明が入っていないか、チェックするとよいでしょう。情報や飾りを盛り込みたい気持ちを抑えて、プレゼンを見る人の視点に立った視点で、わかりやすい資料を作成しましょう。

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