浸透しないのはなぜ?「ペーパーレス化」を妨げるオフィスの仕事”あるある”32連発!

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働き方改革の一環として注目されている「ペーパーレス化」。パソコンやタブレット、スマホといった電子媒体が普及する一方で、オフィスのペーパーレス化はなかなか浸透せず、いまだに多くの企業で課題となっています。そこで今回は、ペーパーレス化が進まない企業に見受けられる「あるある」な行動をピックアップしてみました。

<こういうこと、あるある!>

1. 人によって書類やファイルの保存方法がバラバラで探すのに苦労する(結局見つからない)

2. 書類が行方不明になって仕事が止まる

3. どの書類を捨ててどの書類を残せばいいのかかわからないので、とりあえず全部残す

4. 結果デスクの上の書類の山が雪崩れる

5. ジェンガみたいな書類の積み方で見ている方が怖い

6. タイムカードを手書きで修正する日々

7. 月末になると領収書をノリで紙に貼ってエクセルに入力するのに半日かかる

8. ハンコをストラップで首から下げるのが仕事時のスタイル(時々ハンコをなくす)

9. 資料作成→印刷→手書き修正→スキャン→保存→修正→印刷→手書き修正→(以下無限ループ

10. 紙の書類形式をデジタルで再現するため長時間労働

<変わってないじゃん…>

11.承認はいまだにハンコ。でも見ないでハンコ押してますよね?

12.「忙しいから紙にしといて!」

13.「大事なものはちゃんと紙にしないとだめだろう!」

14. 社内規則や手続きがどう考えても紙でしかできない

15. なのに紙をなくせ!という指示が飛んでくる

16. というか昔の紙のやりかたが変わってないだけでは…

<紙を使う=大事な仕事?>

17. 履歴書や上申書はなぜか手書きの紙がうけが良い

18. 果たし状やラブレターのような手書きの手紙が必殺技になっている営業職

19. 分厚くて難解な紙の資料のほうが評価されるが、全部は読まれない

20. デジタルの書類作成はなぜか紙より簡単と思われている

21. ハンコや製本=丁寧な仕事と思われる(ほんとに丁寧とは言ってない)

<社内が大変だ!>

22. パソコンやタブレットを配っても使うのを面倒臭がられる

23. スマホの使い方を説明する時間より印刷して渡したほうが早い

24. 紙の書式に無理やり合わせようとして神エクセル爆誕。しかも印刷したらズレる

25. データをコピペしやすいように印刷用エクセルの書式をかえたら怒られる

26. 紙の仕事をそのままシステムに移そうとして莫大な見積もり費用にびっくりする

27. 気がついたら紙で仕事していたほうが便利だったかも・・・

<社外も大変だ!>

28. 役所やお客様が紙の書類しか受け付けてくれない

29. 手続きを無理やりデジタル化したらしいのだが使っていないブラウザを指定される

30. 結局諦めて紙で提出

31. 会議資料は印刷必須、納品物は紙とDVD必須

32. 「相手のほうが提出資料が分厚くてやる気があるから」という理由でコンペに負ける

まとめ

ペーパーレス化を妨げる”あるある”な伝統、みなさんの仕事にも少なからず見受けられることがあるかもしれません。ペーパーレス化を進めるにはまず、ここに挙げた行動を始め、それを妨げる当たり前の行動や会社独自の習慣に気が付くことが第一歩。根強い紙文化から脱却するには、「何のためのペーパーレス化なのか」という目的を社員全員が把握することが大切ですね。

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