年賀状、取引先に出す？出さない？ペーパーレス社会で今、考えたいこと
2019年11月08日 07:00
この記事に書いてあること
毎年11月になると、年賀はがきが発売されます。昨今、新年の挨拶もメールやSNSに置き換わりつつありますが、企業間ではまだまだ年賀状でのやりとりが残っていることも。ペーパーレス化が進む現在、オフィス内での不要なペーパーの削減や、承認プロセスの電子化の動き等が強くなってきています。今回は、年末年始に向けて、企業間での年賀状のやりとりについて考えてみましょう。
年賀状離れって、本当？
日本郵便によると、2020年用年賀はがきの当初発行枚数は23億5,000万枚で、対前年比は約98%とのことです。年賀はがきにはさまざまな種類があり、特にお年玉付き年賀はがきには、賞品として東京オリンピックの競技観戦ペアチケットなどの魅力的な商品が用意されています。しかし、年賀はがきの発行枚数は、2004年用の当初発行枚数44億4,780万枚をピークに、年々減少傾向にあるようです。
個人として年賀状を出す人が減っている、出す枚数が減っていると同時に、企業間での年賀状のやりとりについても、廃止を判断する企業も珍しくなくなりました。その一方で、年賀状に意味を見出し、継続している企業も少なくないかと思います。それぞれどのような理由があるのか、みていきましょう。
年賀状「必要派」の意見は
メールやSNSの普及によって、コミュニケーションがますます簡単で手軽になっている昨今、年賀状を利用しなくても新年の挨拶をすること自体は可能です。しかし、このような時代だからこそ、アナログ媒体である年賀状で挨拶することの意義が大きくなってきているとも考えられます。さまざまな理由で年賀状を書かない人が増えているなかで、「年賀状を書く」という行為が相手に丁寧で温かみのある印象を与えるきっかけになるかもしれません。
ビジネスの視点で考えても、例えば普段は十分なコミュニケーションを取れていない顧客や、やり取りが途切れてしまっている顧客に、自然に連絡をする機会とすることが可能です。メールと異なり、基本的には目を通され、一定期間手元に保管されるというメリットも。年賀状は、顧客との関係維持向上や印象付けとして有効なツールであると考えられそうです。
年賀状「不要派」の意見は
年賀状不要派の意見もさまざまですが、デジタル化の流れに乗ってメール等で済ますケースが増えているのは事実。株式会社パイロットコーポレーションの調査（2018年）によると、年賀状を出さない理由は、「面倒」、「メール・LINEで代用」などの声が多がっています。
デジタル化に慣れると、「メールで簡単に済ませるものなら済ませたい」、「忙しい年末の時期には、効率よく挨拶したい」と思うもの。メールは、メールアドレスさえわかれば送れるため、年賀状を書くにあたって取引先の名刺や住所を調べる手間を省くことができます。また、同時に多くの人に送れる点や、年賀はがきを購入するコストが抑えられる点も大きなメリット。
さらに、デジタルデータであるため、さまざまな管理方法が活用できます。相手企業もデジタルデータを利用している場合は双方にメリットが。場所を取らず、履歴の確認が簡単にできるので、管理面においては紙媒体の年賀状よりも格段に便利であるといえそうです。
ペーパーレス化という流れの中で
ビジネスで使用する文書は「ペーパーレス化」に向かっています。コスト削減や環境対応といった目的だけでなく、テレワークなどの働き方改革を推進する上でも、文書のペーパーレス化は必要不可欠です。業務文書をデータ化し、インターネット経由でアクセスできる環境を整えれば、場所の制約を受けることなく、いつでもどこでも自由に業務が行えるようになります。
その一方で、全ての紙を廃することが良いことなのでしょうか？
ペーパーレス化というと、とにかく「紙をなくす」ことが目的となりがちですが、その本質は「仕事や生活の便利さを追求すること」にあります。紙でない方が便利なことはデジタルに置き換わりつつありますが、目的に対して紙が優れている場面ももちろん存在します。
年賀状は、古くからの日本の慣習でもあり、紙ならではの優れた点があります。今後の年賀状の取り扱い、ひいては業務で使用している「紙」全体の取り扱いについて、検討すべきタイミングに来ているといえそうです。
最後に
昔からの日本の慣習である「年賀状」は、デジタル化の影響により、メールやSNS等の手段に変わってきています。紙には紙のよさがある―。その上で、今当たり前に使用しているその他の紙についても、その役割を一度見直す必要があるかもしれません。年賀状を出す・出さない問題を考えるこの時期を利用し、社内のペーパーレス化について検討してみてはいかがでしょうか。
記事執筆
働き方改革ラボ 編集部 （リコージャパン株式会社運営）
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