ホワイトボードで会議が変わる!書き方のテクニックを紹介

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時間をかけて会議でしっかりと話し合いをしているにも関わらず、その成果が見えづらいと感じることはありませんか?会議を有意義なものにするためには、議論の道筋を示し、その進行をサポートするツールが必要です。その役割を果たすのがホワイトボードです。今回は、会議の質を上げるためのホワイトボード活用のテクニックをお伝えします。

ホワイトボードは会議に不可欠!

生産性の高い会議を行うためには、参加者の間で目的や会議の進捗、そして結論の共有が大切です。いくらたくさんの意見が飛び交っても、全員が同じ方向を向き、流れを共有していなければ有意義な会議はできません。

各自がパソコンを持ち込んで会議に参加するケースも増えていますが、同じホワイトボードで重要な情報を共有することで、手元の資料や個人のパソコンなどバラバラなものを見ているよりも一体感が生まれ、会議に集中できるというメリットもあります。

ホワイトボードの役割とは?

会議におけるホワイトボードの役割は、大きく分けると次の3つです。

①会議の目的やゴールを共有する

会議の議題やゴールを書いておくことで、参加者にこれから始まる話し合いの目的を共有できます。口頭のみで説明するよりも、内容が頭に入りやすいというメリットもあります。

②会議の流れを可視化する

ホワイトボードは、会議中に議論の流れを参加者に対して可視化するという役割もあります。話し合うべき議題であるアジェンダが、どのステップまで解決し、会議がどの段階まで進んでいるかを全員に共有することができます。

③決定事項を共有する

ホワイトボードは、会議で決まったことを書き出して参加者に示すという役割もあります。決定事項をまとめることで、参加者の誤解や確認漏れも防げます。また、アジェンダごとの決定事項や最終的な結論を書いたホワイトボードを写真に残すことで、議事録の代わりにすることもできます。

ホワイトボードの準備に必要なものは?

では、会議に備えて、ホワイトボードはどう準備すればよいのでしょうか。必要なホワイトボードの数と、周辺の備品は以下のとおりです。

・ホワイトボード2台
・付箋紙
・黒、青、赤のホワイトボードマーカー

ホワイトボードは、可能なら2台用意しましょう。1台は清書用として使います。会議の議題や目的など、会議の終わりまで残すべき内容を書き、そこに各アジェンダごとの決定事項を追記していきます。もう1台は、アイデア出しや議論の整理など、書いたり消したりして使う検討用です。ホワイトボードが2台ないときは、模造紙を清書用として代用しましょう。付箋紙は、複数人でアイデア・企画出しをするときや、項目を図式化したり、順序を並び替えて整理したいときに便利です。

ホワイトボードの事前準備のコツ

実際に会議でホワイトボードを使うとき重要なのが、ホワイトボードに事前に書いておく内容です。あらかじめ記入しておくと、会議の生産性が上がる項目は次のとおりです。

会議の日時と議題

会議の日次と、今回話し合う議題は必ず書いておきます。

会議の目的やルールを書く

この会議で何を決めたいのか、その目的を書きましょう。また、「時間が限られているため発言はひとり〇分まで」といった注意事項があるときは、ルールを明記します。

アジェンダと時間配分を書く

何をどの順番で話し合っていくのかという、会議中の行動計画であるアジェンダをリスト化すると、効率よく会議を進められます。また、それぞれのアジェンダの時間配分も示すことで、無駄を省くことができ、時間内に会議をまとめることができます。

ホワイトボード内の領域を決めておく

線でホワイトボードのエリアを区切って、どの箇所に何を書き込むかあらかじめ設定しておくとさらに効率的です。アジェンダごとに結論を書くエリアを作る、現状の整理・対策案を書き出すエリアに分けておくなどの準備をすることで、会議中の記入をスムーズにできるだけでなく、ホワイトボードを見ている参加者も話し合うべきことを視覚的に理解できます。

会議中のホワイトボードの書き方のテクニック

では、会議中はどのようにホワイトボードを使っていくとよいのでしょうか。会議の質を上げるための書き方のテクニックをお伝えします。

会議の目的やアジェンダは消さずに残す

会議の目的やアジェンダは、会議の終わりまで消さずに残しておくべき項目です。常に参加者の目に入るようにしておくことで、議論の脱線を避け、目的へと意識を集中させることができます。

会議の決定事項を固定のエリアに記入

各アジェンダの結論を書きこむエリアを確保しておき、決まったことを記入していきましょう。決定事項がステップごとに埋まっていくことで、参加者の理解も深まり、次のアジェンダへの移行もスムーズです。

ポイントをまとめて書く

アイデア出しや重要な意見をホワイトボードに書き込むときは、発言をそのまま書かずに、要約してポイントのみを書くことが大切です。時間がないときは、キーワードのみ書き出しておいてあとから補足します。また、特に重要な部分は、太い字で書く、丸で囲む、波線を引くなど目立たせる工夫をしましょう。

見出しをつけて編集する

議論が複雑化したときは、大見出し・中見出し・小見出しに分けて、内容を編集しながら段階に分けて書き出していくとわかりやすくなります。大見出しは【】で囲む、中見出しは下線を引くなど、書き方のルールをあらかじめ決めておくとよりスムーズです。また、箇条書きをする場合は、各項目に①②③と番号をふると、意見を交わすときに番号で示せるため便利です。

マーカーの色を効果的に使い分ける

黒・赤・青のマーカーを、項目ごとに使い分けましょう。ホワイトボードに書き込んでいく過程で、文字が増えて内容を理解しづらくなることもあります。基本的には黒を使い、決定事項は赤、アイデアは青で書くなどの色分けをすることでわかりやすくなります。

最終的な決定事項を書いて共有する

決定事項を共有することも、ホワイトボードの大事な役割です。各アジェンダの決定事項を書き出していき、その流れの最後に会議の結論を書き、全員が誤解なく、納得しているか確認しましょう。

結論をまとめたホワイトボードを撮影

最後に、各アジェンダの決定事項と、会議の最終的な結論を書いたホワイトボードを撮影して記録しましょう。写真が議事録代わりになるので、文書での作成の手間が省けます。

ホワイトボードを活用してスマートな会議を!

目的やアジェンダなどの会議の情報共有だけでなく、会議を効率的にスムーズに進めるためにも不可欠なホワイトボード。備品の用意や板書が面倒だとホワイトボードの使用を避ける方もいるかもしれませんが、うまく使えば、議論が活性化して、より有意義な時間を過ごすことができるのです。効率よくスマートに会議を行うためにも、テクニックをおさえてホワイトボードを活用しましょう。

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