テレワーク時代の必須スキル!ビジネスをスピード化するメール処理法と文章力を鍛えよう!

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テレワーク時代の必須スキル!ビジネスをスピード化するメール処理法と文章力を鍛えよう!

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働き方改革の推進と新型コロナウィルスの流行によってテレワークが普及し、文章によるメッセージでコミュニケーションを取る機会が増えてきています。テレワークに便利なチャットツールの導入も進んでいますが、社外とのやり取りはセキュリティ面や導入ツールの違いを考慮してまだメールでするケースも多いでしょう。

その中で今まで以上に求められているのが、ビジネスで使える文章力と日々業務の中で溜まっていくメールの処理方法。今回はビジネスで使えるテキストコミュニケーションのコツと、効率よくメールを処理する方法をお伝えします。

  • メール処理方法がビジネスのスピードを決める
  • メリハリあるメール対応がビジネスを効率化する
  • 文章力がテレワークの効率を決める!
  • テレワークで使える文章力アップのポイント
  • 相手の視点でのチェックを忘れずに!

※2019年7月公開記事を更新しました

メール処理方法がビジネスのスピードを決める

まずはメールの処理方法について見ていきましょう。

電話よりもメールでの連絡が多い人や、関係各所や部下のcc.メールの受信が多い人は、しばらく確認していない間に未読メールが多くたまりがちです。メールの確認や返信に時間をとられることに、頭を悩ませるビジネスマンも多いでしょう。

電話で受ける連絡とは違い、自分の好きな時間に対応ができるのがメールのメリットで、丁寧な返信がビジネスの成功や信頼につながります。また、返信が遅れることがトラブルの原因にもなりかねないため、とても重要なコミュニケーションツールといえます。

とはいえ、メール対応に必要以上に時間をかけていては、他の業務が滞るリスクも。忙しいとつい億劫に感じてしまうメール対応ですが、その対処法がビジネスの成功やスピードを左右します。そんなメール対応を、効率的に進めるための方法を紹介していきます。

(1)メールをフォルダ分けする

メール処理を効率化するためには、メールをフォルダ分けによって管理することがポイントです。フォルダを作成し、対応済のメールはそちらへ移動させましょう。プロジェクトや処理すべき作業ごと・保存用などでフォルダを分けると、その後の対応が効率的です。

立場やビジネス内容によっては、ccメールは一切見ないと決めるのも、メール処理を効率化するひとつの方法です。その際、自動振り分け機能を使ってそれぞれのフォルダに保存しておけば、あとで必要になった場合でもすぐに確認することができます。

(2)メールの処理時間はまとめる

メールの処理は、なるべく決まった時間にまとめて行いましょう。メールを受信するたびにメールソフトを開いて確認していると、その時に進めていた作業を一度ストップすることになり非効率です。 メール通知機能で送信元などを確認し、緊急性の高いものだけを優先して処理するようにして、それ以外のメールは1日に2~3回、処理する時間を決めて対応しましょう。

(3)すぐに返信できるメールはその場で対応

時間をかけずに返信できるメールは、すぐに対応しましょう。メールがたまっていると、すべてに目を通してやるべきことを整理したくなりますが、調べたり考えたりせずにすぐに答えられる内容であれば、すぐに処理することがポイントです。短い時間でできることはすぐに済ませていくことが、メールが多く溜まらないコツです。

(4)返信に時間のかかるメールはタスクリストへ

確認や調査が必要で、返信までに時間がかかるメールは、その旨を知らせる内容のみ即返信します。その上で、メール返信を自分のタスクリストへ加えて、確認などを進めて対応しましょう。相手の不安を招かないために、メールは確認して対応中だということは連絡しておくことが重要です。

しばらく先に確認や対応が必要なメールは、今やらなくていいからとそのまま放置せずに、スケジュールや手帳に内容を転記しておくと、対応漏れを防ぐことができます。

(5)返信テンプレートを作る

返信が必要だけれども、本文は最低限の内容で済むケースもあります。そんなときに使用できる返信テンプレートを用意しておくのも便利です。

短い文章とはいえ、毎回メールに文章を打ち込むことは手間がかかり、大量に返信をしなければならない人はまとまった時間をとられてしまいます。OutlookやGmailなどのメールソフトには、メールテンプレートを作成、挿入できる機能があるので活用しましょう。

定型的な返信では問題がある場合は、テンプレートを使いつつ必要に応じて加筆・修正すれば、作業時間を削減しながらも丁寧な対応ができます。

メリハリあるメール対応がビジネスを効率化する

メールの処理を効率化するためには、

  • 対応の仕方によってメールを整理・仕分けする
  • メール対応の時間はまとめて取り、都度対応しない
  • すぐに返信可能なメールは時間をかけず処理し、時間がかかるものはタスクリストに保存する

この3つがポイントです。

メール受信のたびに通常業務を止めない。緊急度や重要度を見極め、その他メールは決めた時間にまとめて処理といった、メリハリのある対応がビジネスを効率化するためには大切です。

文章力がテレワークの効率を決める!

ここまで、ビジネスを効率化するにはメールの処理方法が大切だということをお伝えしました。次はビジネスシーンで求められる文章力について見ていきましょう。

働き方改革の推進と新型コロナウィルスの感染拡大にともなうテレワークの普及によって、今までのように上司に口頭で相談をしたり、メンバー同士が対面で打ち合わせをしたりする機会は減ってきています。一方でテレワークにおいては、電話やWEB会議を通したコミュニケーションだけでなく、メールやチャット、資料など文章によるコミュニケーションがより重要になります。

ビジネスでやり取りする文章は正確な情報を迅速に伝えることが重要になるため、短い文章で端的に言いたいことを伝える力が必要です。また、返事をすべき相手を待たせないためにも、文章作成に時間をかけすぎないことも大切。わかりやすい文章を手早く作成するスキルが、テレワークの生産性アップには欠かせないのです。

テレワークで使える文章力アップのポイント

では、テレワークで求められる文章力を身に付けるためには、何を意識すれば良いのでしょうか。ビジネスで役立つ短い文章で用件を的確に伝えるためのポイントを6つ、お伝えします。

1.伝えたいターゲットを明確に

わかりやすい文章を書くためにまず大切なのは、伝えたい相手の姿を思い描くことです。相手によって、適した文章のトーンも文章の長さも違います。忙しい上司には一目でわかる短い文章を用意する、仲の良いチームメンバーにはライトなトーンでアプローチするなど、書き方の使い分けが必要です。また、相手が知りたい情報を想定するのもポイント。このメッセージで求める情報を得られないと感じたら、相手は読む気をなくしてしまいます。

また、連絡したい内容に関して、相手がどれくらい情報を把握しているのかも意識しましょう。そのトピックについて一から説明が必要なのか、前提は不要で用件だけを伝えればいいのか判断します。相手が知っている不要な情報まで文章にするのは時間の無駄です。さらに、相手に何をしてほしいのかという文章の目的もおさえましょう。資料を確認してアドバイスがほしい、仕事のお願いをしたいなどのゴールを決めて書くことで、伝わりやすい文章になります。

2.結論を最初に書く

一番伝えたいことを、最初に書くのもポイントです。特に忙しい相手にとっては、短時間で用件を理解できるメッセージが良い文章です。お願い事やトラブルの報告など、まずは結論を書き、その後に詳細を続けましょう。理由や経緯から書き始めるとまわりくどく、伝わりにくくなります。最初に結論を書くことが難しい内容のときは、「〇〇についてのご相談です」というように冒頭でトピックを提示しましょう。

3.文章はとにかく短くシンプルに

一文を短くすることも伝わる文章にするコツです。言いたいことが多いと理由や状況を一文に盛り込んでしまいがちですが、長い文章は読みづらくなります。「〇〇なので」「〇〇ですが」といった接続助詞が2回続く場合は、文章をふたつに区切りましょう。一文あたりの接続助詞を1回にするというルールを決めるのがおすすめです。

また、なくても意味が伝わる言い回しはないかチェックしましょう。不要な言葉を削ると、シンプルでわかりやすい文章になります。

4.定型的な言葉や尊敬語を削る

効率が重視されるチャットでは、「お世話になっております」「どうぞよろしくお願いいたします」などの定型的な挨拶文は不要です。ビジネスで用いるメールはチャットツールに比べればメッセージの冒頭に一行程度の挨拶があった方がいいでしょう。しかし丁寧な言い回しにするために、「ご連絡」や「お打ち合わせ」のように「ご」や「お」をつけすぎている場合は、外すとすっきりします。また、「させていただく」という表現も連発せずに、不要な個所は削除しましょう。「させていただきます」を「いたします」と言い換えるのも、簡単でおすすめです。

5.相手に気を遣いすぎない

相手に気を遣い過ぎて、まわりくどい文章にならないように気を付けましょう。「お忙しいところ大変申し訳ございませんが」や「念のためご連絡いたしますが」といった言葉を付けると丁寧な印象にはなりますが、一文が長くなり、言いたいことが伝わりにくくなります。まわりくどい表現は、かえって忙しい相手の時間を奪ってしまうことも。不要な前置きは除いて、お願いしたいことや知りたいことをストレートに伝えましょう。

また、業務が溜まってくると内容が簡略化されたメッセージのやりとりが多いため、相手によってはメールの内容が文面だけでは意味がわからないこともあるでしょう。困ったときは遠慮をせずに、メッセージの意図を単刀直入に聞くことが大切です。

6.カタカナ語は使わず日常の言葉で

シンプルな言い回しを使うのも、わかりやすい文章を作るコツです。メールやチャットでは、堅苦しい文章は求められていません。スピーディに伝わることが一番大切なため、限られた人にしか理解できないような専門用語やカタカナ語は使わないようにしましょう。「伝わる」ことを意識して力を抜いて日常で使う言葉を選べば、文章を書くスピードも上がるでしょう。

相手の視点でのチェックを忘れずに!

テレワーク中のやりとりでは、素早く相手に用件を伝えることが大切です。とはいえ、メッセージは必ず見直してから送信しましょう。その文章を初めて読む相手の立場になって、伝わる内容になっているかチェックすることが大切です。相手を気遣ったつもりの言い回しが、メッセージの意図をあいまいにしていることもあるため注意しましょう。ポイントは、結論をはっきりと示した上で、文章をすっきりさせること。まずは文章のムダを見つけることから始めれば、テレワーク時代に必要な文章力の習得に近づくでしょう。

メールの対応以外にも、様々な業務効率の方法があります。働き方改革ラボでは、業務効率のヒントをまとめた資料を公開しています。自社はどこまでできているか確認できるチェックシートもありますので、是非ご確認ください。

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

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