仕事をスピード化するメール処理法

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ビジネスにおいて電話と同様に重要なコミュニケーション手段であるメール。受信するメールの数が多い人にとっては特に、メールの対応方法や処理時間が、仕事の進み方に大きく影響します。そこで今回は、1日のメール受信本数が多い人が、効率よくメールを処理する方法についてお伝えします。

メール処理方法が仕事のスピードを決める

電話よりもメールでの連絡が多い人や、関係各所や部下のcc.メールの受信が多い人は、しばらく確認していない間に未読メールが多くたまりがちです。メールの確認や返信に時間をとられることに、頭を悩ませるビジネスマンも多いでしょう。

電話で受ける連絡とは違い、自分の好きな時間に対応ができるのがメールのメリットですが、丁寧な返信がビジネスの成功や信頼につながります。また、返信が遅れることがトラブルの原因にもなりかねないため、とても重要なコミュニケーションツールといえます。

とはいえ、メール対応に必要以上に時間をかけていては、他の業務が滞るリスクも。忙しいとつい億劫に感じてしまうメール対応ですが、その対処法が仕事の成功やスピードを左右します。そんなメール対応を、効率的に進めるための方法を紹介していきます。

(1)メールをフォルダ分けする

メール処理を効率化するためには、メールをフォルダ分けによって管理することがポイントです。フォルダを作成し、対応済のメールはそちらへ移動させましょう。プロジェクトや処理すべき作業ごと・保存用などでフォルダを分けると、その後の対応が効率的です。
立場や仕事内容によっては、ccメールは一切見ないと決めるのも、メール処理を効率化するひとつの方法です。その際、自動振り分け機能を使ってそれぞれのフォルダに保存しておけば、あとで必要になった場合でもすぐに確認することができます。

(2)メールの処理時間はまとめる

メールの処理は、なるべく決まった時間にまとめて行いましょう。メールを受信するたびにメールソフトを開いて確認していると、その時に進めていた作業を一度ストップすることになり非効率です。 メール通知機能で送信元などを確認し、緊急性の高いものだけを優先して処理するようにして、それ以外のメールは1日に2~3回、処理する時間を決めて対応しましょう。

(3)すぐに返信できるメールはその場で対応

時間をかけずに返信できるメールは、すぐに対応しましょう。メールがたまっていると、すべてに目を通してやるべきことを整理したくなりますが、調べたり考えたりせずにすぐに答えられる内容であれば、すぐに処理することがポイントです。短い時間でできることはすぐに済ませていくことが、メールが多く溜まらないコツです。

(4)返信に時間のかかるメールはタスクリストへ

確認や調査が必要で、返信までに時間がかかるメールは、その旨を知らせる内容のみ即返信します。その上で、メール返信を自分のタスクリストへ加えて、確認などを進めて対応しましょう。相手の不安を招かないために、メールは確認して対応中だということは連絡しておくことが重要です。

しばらく先に確認や対応が必要なメールは、今やらなくていいからとそのまま放置せずに、スケジュールや手帳に内容を転記しておくと、対応漏れを防ぐことができます。

(5)返信テンプレートを作る

返信が必要だけれども、本文は最低限の内容で済むケースもあります。そんなときに使用できる返信テンプレートを用意しておくのも便利です。

短い文章とはいえ、毎回メールに文章を打ち込むことは手間がかかり、大量に返信をしなければならない人はまとまった時間をとられてしまいます。OutlookやGmailなどのメールソフトには、メールテンプレートを作成、挿入できる機能があるので活用しましょう。

定型的な返信では問題がある場合は、テンプレートを使いつつ必要に応じて加筆・修正すれば、作業時間を削減しながらも丁寧な対応ができます。

メリハリあるメール対応が仕事を効率化する

メールの処理を効率化するためには、 メールを整理する、 メールのための時間をとり対応する、すぐに返信可能なメールや不要なメールは時間をかけず処理していくことがポイント。丁寧な対応が必要なメールをきちんと見極めて、重要度の低いメールには時間をかけすぎないという、メリハリのあるメール処理が、仕事を効率化するためには大切です。

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