2020年4月から適用!中小企業における「時間外労働」規制に備えよう

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2019年4月に施行された「働き方改革関連法」には、働き方改革に関連する8つの法案が盛り込まれました。なかでも多くの企業が関心を寄せているのが「時間外労働の上限規制」です。

2019年4月からは大企業のみが対象でしたが、2020年4月からはいよいよ中小企業にも適用されます。法規制を前に、今回は「時間外労働の上限規制」の内容とその対策について考えていきましょう。

青天井の時間外労働に、罰則付きの上限規制が

まずはこれまでの時間外労働について、おさらいしていきましょう。
労働基準法で定められている労働時間(法定労働時間)は、原則1日8時間、週40時間です。これを超えて労働させる場合は、労働基準法第36条に基づく労使協定(いわゆる、36協定)の締結が必要で、その上限とされる時間は、厚生労働大臣の告示で月45時間かつ年360時間以内(休日労働を含まず)が原則とされていました。

一方で、“臨時的な特別の事情”がある場合は「特別条項」付きの36協定を締結することで、限度時間を超えた時間外労働が可能となっていました。この特別条項で超えられる時間には上限が定められておらず、実質青天井で残業させることが可能となっていました。

今回の改正後は、これまで厚生労働大臣の告示であった「月45時間かつ年360時間以内」という時間外労働の「原則」が、法律に規定されました。
加えて、“臨時的な特別の事情”があって労使が合意する場合についても下記の上限を守らなければなりません。

① 時間外労働が年720時間以内
② 時間外労働と休日労働の合計が月100時間未満
③ 時間外労働と休日労働の合計について、「2か月平均」「3か月平均」「4か月平 均」「5か月平均」「6か月平均」が全て1月当たり80時間以内
④ 時間外労働が月45時間を超えることができるのは、年6か月が限度

参照:厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署 「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説」

これを違反した場合は6か月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性もあり、時間外労働が常態化している企業などでは、早急な対応が必要となります。

まずは、労働時間をきちんと管理

では実際には何から始めていけばよいのでしょうか?
まず、第一に行わなければならないのは、労働時間の管理です。社員が毎月どのくらい働いているのかを把握できないことには、上限規制に違反しているかどうか、また改善できているかどうかを確認することすらできません。

日本商工会議所と東京商工会議所が全国の中小企業を対象に行った「働き方改革関連法への準備状況等に関する調査」によると、「時間外労働の上限規制」について 、45.9%の企業が「対応済・対応の目途が付いている」と回答し、具体的に行った取り組みとして最も多かったのは「時間外労働の管理の徹底」でした。すでに多くの中小企業が労働時間の管理に取り組んでいることがわかります。

具体的には、「労働時間を客観的に把握」することが必要となります。これも働き方改革関連法で定められており、原則としてすべての労働者の労働時間を把握し、その記録を保存しなければなりません。

現時点でタイムカードやICカードなどによる労働時間管理を行っていないのであれば、早急に労働時間管理の方法を見直す必要があります。また労基署の調査では、「パソコンの使用時間」についても記録の提出を求められることがあります。パソコンを使う業務がメインの場合は、パソコンの使用時間と連動した勤怠管理システムの導入も検討するのがよいでしょう。

時間外労働そのものを減らすには?

労働時間管理の徹底は意識の改革にはつながりますが、根本的な時間外労働を削減することはできません。かといって、単純に労働時間と仕事量を減らすと当然利益も減少する、あるいは今までの業務が間に合わなくなるため、ほとんどの企業では何らかの対策が必要となるでしょう。

時間外労働が発生する理由を整理すると、「人材不足」と「生産性」に行きつきます。
中小企業に共通する悩みの一つに、離職率の高さが挙げられますが、退職する社員が多いと、単純にその分他の社員への業務負担も多くなります。また社員の入れ替わりが激しいと、社員のスキル向上が望めないどころか、新人のフォローや教育にベテラン社員のリソースが割かれてしまい、企業全体の生産性が下がってしまうことも。

そのようなひっ迫した状況下では社員満足度や帰属意識も薄れてしまい、生産性はさらに低下、不満退職も増加で人材不足も加速、時間外労働はさらに増える……と負のスパイラルに陥ってしまうおそれがあります。

遠回りのようですが、中小企業において時間外労働を減らすにはまずは今働いている人たちに長く勤めてもらえるよう労働環境を整え、社員満足度を向上させることが重要です。

管理と環境の見直しから

2020年4月から適用される、中小企業の「時間外労働」規制。まずは、適切に労働時間を把握することが重要です。その上で福利厚生の充実や自由度の高い働き方、風通しのよい企業風土の醸成を推進し、今いる社員に長く勤めてもらえるように環境を整えていきましょう。業務フローの無駄を無くし生産性を高めることなども、結果として社員満足につながります。
罰則があるから対策するのではなく、従業員ファーストでできることをすすめていくことで、離職率が低下し、生産性の向上、ひいては時間外労働の削減につながるのです。

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