コミュニケーション不足が職場に与える影響とは?原因から対応策まで徹底解説

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コミュニケーション不足が職場に与える影響とは?原因から対応策まで徹底解説

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職場でコミュニケーション不足が発生していると、さまざまな問題につながる可能性があります。そのようなコミュニケーション不足はなぜ発生するのでしょうか。
この記事では、社内でコミュニケーションが不足する原因やその影響について解説します。対応策についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

コミュニケーション不足が職場に与える影響

コミュニケーション不足が発生すると、職場にさまざまな影響が出ます。ここでは、コミュニケーション不足が職場にどのような影響を与えるか解説します。

ミスが起こりやすくなる

職場でコミュニケーションが不足しがちになると、社員同士が連携しにくくなります。その結果、情報伝達が滞るだけでなく、質問や確認も気軽にできない雰囲気になるでしょう。コミュニケーション不足は、ミスを発生させる原因になります。また、コミュニケーションが不足していれば、ミスが起きた際のフォローもしにくくなります。

業務の質が下がる

積極的なコミュニケーションは、協力しやすい人間関係の構築につながります。一方、部署内外におけるコミュニケーションが不足していると、協力が必要な場面でうまくやり取りできない恐れがあります。

また、社員同士の意見交換もしにくいため、新しいアイデアも生まれにくくなるでしょう。ノウハウの蓄積や共有も滞りやすくなります。

離職率が高くなる

コミュニケーションが不足している職場はミスやトラブルが発生しやすいため、社員にストレスが溜まりやすいです。人間関係の悩みも生じやすく、仕事そのものに対するモチベーションの低下を引き起こします。その結果、離職率が高くなり、人手不足に陥るリスクがあります。新しい社員を採用してもなかなか定着しない可能性も高いです。

コンプライアンス違反につながる

コミュニケーション不足になると、社員同士の信頼関係も築きにくくなります。こまめな報連相を怠る社員が増え、それぞれがもつ情報をスムーズに共有できなくなるケースもあるでしょう。そのような状態が続けば、嘘や隠し事もまかり通る雰囲気につながります。それが続けば、重大な問題が発生し、コンプライアンス違反を引き起こすリスクもあります。

顧客の信頼を失う

社内のコミュニケーション不足は、顧客にも影響を与える可能性が高いです。たとえば、サービスの質が低下したり、連携不足により納期の遅延が発生したりするリスクがあります。そのような事態が起きれば、営業機会の損失にもつながります。評判が下がり、世間一般からの企業に対するイメージが低下する恐れもあるでしょう。

コミュニケーション不足になる原因

社内のコミュニケーション不足は、なぜ発生するのでしょうか。ここでは、コミュニケーション不足になる原因を解説します。

上司・経営陣と接する機会が少ない

社員と上司や経営陣が接する機会が少なく、立場を超えたコミュニケーションが不足しているケースもあります。その場合、現場で働く社員の状況を上司や経営陣が把握できていなかったり、上司や経営陣がイメージしているビジョンが社員に伝わっていなかったりします。

情報共有する仕組みがあるとしても、形式的で一方的な発信になっていればコミュニケーションがとれていない可能性が高いです。社員と上司や経営陣が向きあって会話できるよう、意識的に機会を設ける必要があります。

部署間での情報共有が不足している

部署内で完結せず、ほかの部署と協力しなければ進められない業務もあります。そのような業務をスムーズに進めるには、用事があるときに限らず普段からこまめな情報共有が必要です。部署間の情報共有が不足していると互いの状況がわからないため、いざというときに連携しにくくなります。

部署間で日頃から積極的に情報共有を行うようにし、互いの業務について理解することが大切です。それを実現できれば、コミュニケーションもとりやすくなります。

何気ない会話ができない雰囲気がある

社内のコミュニケーションを促すためには、業務上必要な会話だけでなく雑談も重要です。何気ない会話がしにくい雰囲気がある場合、業務に関わる会話も気軽にできなくなっている可能性があります。

何気ない会話ができる雰囲気は、心理的安全性を確保するためにも役立ちます。心理的安全性とは、不安を感じずにふるまえる状態です。社員にとっての心理的安全性を確保するうえでは、個人的な会話も大切にする必要があります。

悩みを口にしにくい環境である

コミュニケーションの内容としては、悩みの相談もあげられます。しかし、悩みを打ち明けにくい環境であれば、社員はなかなか相談ができません。そもそも悩みは他人に話しにくい場合が多いです。悩みを受け止めてもらえそうな雰囲気を感じられない場合、社員は悩みを抱え込んで周囲に話せないままになってしまいます。

悩みを相談しやすくするには、どのような悩みでも受け止めてもらえるという安心感を与える必要があります。上司や先輩は指導するだけでなく、双方向のコミュニケーションがとれているかについても配慮すべきです。

口頭での指示が多い

指示を口頭で出している場合、細かい内容についての確認がおろそかになるケースもあります。記録が残っていないと、不明点があっても後から確認するのが難しくなるでしょう。また、トラブルが発生した際も、どのような指示が出ていたのか曖昧になるため責任の所在がわかりにくくなります。

口頭での指示のみではコミュニケーションに問題が発生する可能性が高くなるため、記録が残る方法で指示を出したほうがより安心です。

業務で関わりがない人と顔を合わせる機会がない

拠点や部署がたくさんある企業では、業務上の接点がない社員も多くいる可能性があります。業務で関わらない相手について知らなくても、普段の業務に支障はありません。しかし、そのような状態では、会社の一体感を高めにくくなります。

業務で関わらない相手についての理解を深めるためには、業務以外でとコミュニケーションをとる機会を設ける必要があります。

コミュニケーションツールに問題がある

それぞれの社員が積極的にコミュニケーションをとろうと思っていても、利用できる手段に問題があればコミュニケーションが滞る原因になります。たとえば、複数の連絡手段があって使い分けのルールが曖昧な場合、情報があちこちに散らばって確認しにくくなるでしょう。コミュニケーションが煩わしくなり、情報共有がおろそかになる恐れがあります。

社内のコミュニケーションをスムーズにするには、コミュニケーションツールもきちんと整備すべきです。

コミュニケーション不足への対応策

コミュニケーション不足を解消するには、さまざまな対応策を実践する必要があります。ここでは、具体的な対応策について解説します。

定期的に1on1を行う

社員と上司のコミュニケーションを促すためには、適期的に1on1を行うと効果的です。1on1とは、1対1で行うミーティングです。社員と上司が1対1で話せる機会を設ければ、普段の業務においては話しにくい内容も伝えられます。たとえば、社員からは普段の業務で感じている疑問を伝え、上司からは企業として現場に何を求めているか改めて伝えられます。

評価面談ではないため、上司は社員の気持ちに寄り添って対応することが大切です。相互理解を深めるきっかけにしましょう。

メンター制度を導入する

メンター制度とは、新入社員に対し、別の部署の先輩社員を割り当てて悩みに対する助言を行う制度です。新入社員はさまざまな悩みを抱える可能性がありますが、何でも相談できる相手がいれば孤立せず社内に馴染みやすくなります。

また、新入社員と同じ部署の先輩社員を割り当てるブラザー・シスター制度もあります。新入社員の悩みに対して同じ部署の先輩社員が助言すれば、身近な視点から実践的な助言ができるでしょう。

アイスブレイクを意識する

アイスブレイクは、緊張をほぐすための方法です。初対面の相手と会話する際に取り入れ、その後のやり取りを円滑に進められるようにします。たとえば、ちょっとした失敗談を披露しあったり、変わった自己紹介を取り入れたりします。

最初にアイスブレイクを取り入れると、場の雰囲気が和んで会話が弾みやすくなるでしょう。コミュニケーションもとりやすくなり、情報交換が活発になります。

社内イベントを実施する

社内イベントを実施すると、普段の業務では関わりがない社員同士がコミュニケーションをとるきっかけになります。たとえば、企業全体で新入社員の入社を祝うイベントを開くのもひとつの方法です。特別な出来事がなくても、お菓子やピザなどを用意してパーティーを開くのもおすすめです。

社内イベントは交流を目的としているため、話したことがない相手とも気軽に話せます。社員同士のつながりを強化でき、後から業務で関わる機会ができても円滑なやり取りを実現しやすくなります。

オフィス環境を改善する

コミュニケーション不足を解消するには、コミュニケーションがとりやすいオフィス環境を整備することも大切です。たとえば、固定席を廃止してフリーアドレスを導入すれば、同じ部署以外の人と顔をあわせる機会を増やせます。また、カフェスペースを設けると、ランチや休憩の際のコミュニケーションを活性化させられるでしょう。

オフィスの大規模な改修が難しいとしても、部分的に環境を整備するための工夫を取り入れましょう。

最適なコミュニケーションツールを導入する

スムーズなコミュニケーションを実現するには、最適なコミュニケーションツールを導入する必要があります。たとえば、全社的に共有したい内容については、社内SNSを通して発信するとスムーズです。

また、チャットツールを導入すれば、個人間でスピーディに情報をやりとりできます。グループチャットでのやりとりも可能なため、チーム内での情報共有にも役立てられます。

まとめ

社内でコミュニケーション不足が発生している場合、さまざまな原因が考えられます。コミュニケーションを促す方法は複数あるため、まずは自社の状況をよく検討して最適な対応策を取り入れましょう。

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この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
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