今日から使える！労働時間削減に役立つ時短テク

働く人や部下を持つ管理職にとって課題なのが、労働時間の削減です。毎日のデスクワークや作業をスピーディに、正確に行いたいけれども、スムーズに進まないと悩んでいる人も多いのではないでしょうか。そこでこのコラムでは、仕事の質を保ったまま効率化を実現できる方法を解説。パソコン業務を中心に、時短を実現できるテクニックをお伝えします。

時短テクを通して仕事の中身をチェックしよう

テレワーク中のムダの削減やライフワークバランスの観点からも求められている、労働時間の削減や効率化。ただ、仕事量は同じまま労働時間を減らすことは難しいため、単に早く業務を終わらせるように呼びかけることは、働く人ひとりひとりの負担感の増加にもつながります。

効率化は、ただ労働時間削減を目指すだけでなく、仕事の中身をチェックして、自動化できるポイントやムダを見つけて業務内容を改善することが求められます。業務量を詰め込む、作業のスピードを上げるなど人に無理を強いる方法ではなく、労力を減らしながら質の高い仕事を行うための時短テクニックを活用することが大切です。

時短テクを活用するメリットは？

では、時短テクニックを導入することで、組織や働く人に対してどのようなメリットが生まれるのでしょうか。

労働時間を削減できる

時短テク活用の最大のメリットは、時間あたりの成果を高められることです。時間を要していた仕事が短い時間でできるようになるため、労働時間が削減できます。労働時間を減らせるため、休息時間や、終業後の私的な時間を十分に確保でき、ワークライフバランスにつながります。

ストレスのない勤務時間を実現できるため、仕事への満足感や会社へのエンゲージメントも高まります。業務時間に余裕が生まれ、有給休暇を取得しやすくなるというメリットもあります。

社員のモチベーションが上がる

時短テクの活用や仕事の自動化によって、ルーティンワークを効率化できます。単純作業の時間を短縮できるため、その人のスキルや経験を活かした創造的な仕事により時間を割けるようになります。

社員が強みを発揮して自分らしく働くことができるため、個人のモチベーションが高まるという効果もあります。また、新しい発想が会社の利益につながれば、社員が会社から高い評価や報酬を得られます。

仕事のミスが減る

時短テクの活用によって仕事がスムーズに進み、労働時間が減ることで、個人の身体的、精神的な負担が軽減。ストレスや過労が原因の作業ミスを防ぐことができます。単純作業を自動化することで人的ミスを減らせるのも、時短テク活用のメリットです。

今日から使える時短テクはこれ！

次に、今日から取り入れることができる、簡単で効果的な時短テクニックをお伝えします。

タスク管理で仕事の優先順位を決める

業務効率化のためにまず取り入れたいのが、タスク管理です。これは、日々の業務上の「タスク」を4つに分類して、取りかかる順番や、時間のかけ方を決める方法です。

まず、「どれだけ急いでやるべきか」という緊急度を示す縦線と、「どの程度重要か」という重要度を示す横線を十字に引いたグラフを作成。4つに区切られた部分に、タスクを書き出していきます。①急いでやるべき重要度の高いタスクは右上、②急ぎではあるが重要ではないタスクは左上、③急ぎではないが重要なタスクは右下、④緊急でも重要でもないタスクは左下に置きます。そして、それぞれのタスクにかかる時間を割り出します。

タスクは、グラフ上の①→②→③→④の順に取りかかります。この順番と各タスクにかかる時間に応じて、1日のスケジュールを立てましょう。優先順位や必要な時間を意識することで、効率的に仕事を進められるようになります。

辞書登録で入力作業を効率化

パソコンの辞書登録機能を使うことで、メールやワードなどの入力作業をスピードアップできます。辞書登録とは、パソコンのユーザー辞書に、短い文字とそこに紐づく言葉を入力しておくことで、少ない文字入力でよく使う言葉を打ち込める機能のこと。「あり」→「ありがとうございます」、「おせ」→「お世話になっております」などのメールや送付文書で使う定型文や、資料作成の際によく使う長い専門用語などを登録しておけば、入力の手間を減らすことができ、誤字も防げます。

文章として不自然になったり、間違った変換をしたりしないようにチェックしながら、辞書登録機能を時短にうまく活用しましょう。

メール作業の効率化

一度の作業にまとまった時間はかからないものの、1日に複数回チェックすることで意外と時間を割いているのが、メール作業です。時短テクの活用で、そんなメールも効率化ができます。

ひとつめの効率化のポイントは、メールの対応時間を決めることです。メール受信のたびに確認や返信をしているとその時に取りかかっている作業が中断されて非効率です。メールは電話やチャットと異なりすぐに返信が必要なものは少ないため、確認・返信をする時間を、出社時、昼食前、帰宅前などに限定するのもよいでしょう。

また、時短テクでメールを探す時間も短縮できます。メールソフトのフィルタリング機能を活用して、取引先や案件ごとにメールを振り分け、整理しましょう。また、メールを作成する際、件名の冒頭に【〇〇（企業名）様】や【〇〇の件】など、内容や送付先がわかる内容を入れておくと、後でメールを検索しやすくなります。

ショートカットキーをマスターする

パソコン業務のスピードアップには、ショートカットキーも有効です。ショートカットキーとは、パソコンのキーボード上のキーを同時に押すことで、その操作に紐づいた作業が素早くできる機能です。

たとえばWindowsでは、以下のようなショートカットキーがあります。

上記以外にも、ソフトによっても多くの便利なショートカットがあります。よく使う動作にショートカットキーを活用すれば、作業がスムーズに進みます。

会議での時短テクニック

仕事で打ち合わせをすることが多い方におすすめなのが、会議を効率化するテクニックです。

まずは、会議時間を短く設定しましょう。それまで1時間と設定していた場合は45分、45分の場合は30分と決めて、時間内に終わるように進行します。また、議題や資料を事前に共有しておくことで、会議内で情報を確認することなく、すぐに議論に入ることができます。

会議に参加するメンバーを絞るのも、時短テクのひとつです。その会議に本当に必要なメンバーを集めることでムダな会議参加を減らすことができ、会議内での意思決定もスムーズに進みます。また、事後に内容を思い出しながら議事録を作成する手間を省くため、会議中に議事録を作成するのもおすすめです。

デスクまわりやパソコンの整理整頓

デスク周りやパソコンの中を片付けることも、重要な時短テクニックです。整理整頓されていない環境では、仕事に必要な書類や物を探すムダな時間が生まれます。多様な仕事を抱える人ほど、書類やデータをわかりやすく分類、収納しておくことが大切です。

まずデスクの上には、電話やパソコンなど今、使っているものだけを置き、書類はデスクの中にしまいましょう。書類は不要なものを都度廃棄して、必要な書類は、インデックスやファイルの背表紙に、プロジェクト名や使用頻度など自分がわかりやすいカテゴリー名を記載して、分類します。

また、パソコンのデスクトップにフォルダやアプリが溢れている場合は、使わないものをデスクトップから削除します。デスクトップに置くフォルダは、1ヵ月に1度など定期的に見直すと、デスクトップが散らかるのを防げます。パソコン内のフォルダも、取引先名やプロジェクト名などのわかりやすい名前をつけて、必要なデータにすぐにアクセスできるよう整理しておきましょう。

効率化によって実現できる時短はどれくらい？

入力作業やメールなど、日々の細かい業務をチェックすると、時短ポイントはたくさんあります。ひとつひとつの時短テクで省ける時間は少ないように見えても、その積み重ねで大幅な効率化が実現できます。

たとえば、週に4回ある会議を毎回15分時短できれば、1週間で1時間、1ヵ月で4時間の会議時間が減らせます。また、メールを見る時間を1日あたり30分減らすと、1週間で2.5時間、1ヵ月で10時間の削減が可能です。ここで紹介した時短を習慣づけることで、趣味の時間を作れる、新しい仕事に割く時間を創出できるなど、生活スタイルや仕事のやり方を変えるきっかけを得られるのです。

自分らしく働くために時短テクを取り入れよう！

時短テクの導入は、長時間労働や仕事量圧迫の解消による働き方改革の推進だけでなく、仕事の満足度アップにも寄与する取り組みです。やりがいが得られる職場環境を実現するためにも、時短テクを取り入れましょう！

時短テクの導入は、長時間労働や仕事量圧迫の解消による働き方改革の推進だけでなく、仕事の満足度アップにも寄与する取り組みです。やりがいが得られる職場環境を実現するためにも、時短テクを取り入れましょう！