働き方の課題を可視化しよう!業務棚卸のポイント

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2019年4月1日から施行される働き方改革関連法によって、罰則付きの時間外労働の上限規制がスタート。労働時間削減のために、今後さらに業務効率化の重要度が増していきます。

業務効率化を行う方法は、チャットツール・グループウェアの導入やペーパーレス化、会議のICT化に、さらにはアウトソーシングやRPAの活用など、選択肢はさまざま。その中から本当に必要なソリューションを選び実施するためには、まずは現在の日常業務がどのように行われているのか整理して、課題を見つけることが必要です。

業務棚卸とは何か

業務棚卸とは、企業や部署、または従業員ひとりひとりの単位で、日常業務の種類と内容、また作業時間やコストを洗い出し、働き方を可視化することです。有効な業務効率化を進めるために、まず業務を整理して、仕事上の非効率なポイントを見定めることが重要です。

今回は、会社や部署単位ではなく、個人での業務棚卸の方法と、その後の業務効率化をスムーズに進めるためのチェックポイントを紹介します。

業務棚卸の具体的な方法

働き方を改善するための作業とはいえ、通常業務を行いながら棚卸を行うことに負担を感じる人もいるかもしれません。ただ、業務棚卸は今後の働き方を左右する重要な作業です。できるだけ時間をかけず、シンプルに業務棚卸を進める方法を紹介します。

業務棚卸リストのフォーマット作成

まずは、日業業務を可視化するためのフォーマットを作成します。業務棚卸はその内容を付箋紙に書き出す方法もありますが、エクセルなどの表に打ち込んでいく方法が、わかりやすくおすすめです。エクセルを使用する場合は、次のような項目を書き込めるリストを作成します。

大項目・中項目・小項目・発生頻度・業務工数・コスト(発生する場合)など

大項目、中項目、小項目と、右の列に進むにつれて詳細な業務となるように項目を並べましょう。その右に、発生頻度や作業にかかる時間(業務工数)、コストを入力する列を作成します。

日常業務を詳細にリストアップ

大項目から順に、中項目、小項目と業務内容を書き出していきます。小項目の業務は、できる限り細かく、漏れのないように記載します。次に、日次、週次、月次といった業務の発生頻度や、かかる時間、コストを入力していきます。

業務改善のためにチェックすべきポイント

業務を書き出してリストを作成した後は、効率化を目指す観点から、それぞれの業務内容をチェックしましょう。有効な業務効率化につなげるために押さえるべきポイントをお伝えします。

その仕事は本当に必要なのか

まずは、洗い出した業務の中から不要な仕事がないかチェックします。作成にかかる時間の割には活用されていない資料や、慣習で残っているが不要な仕事などがないか、確認します。削れる可能性のある業務については、上司や関係各所と必要性を協議しましょう。

自分がやるべき仕事かどうか

すべての仕事が、本当に自分がやるべき業務かというポイントも重要です。アシスタントや部下に任せられる仕事や他のスタッフとシェアできる仕事はないか、もしくはアウトソーシングが可能な作業はないか、確認しましょう。

作業工数は成果に見合っているのか

それぞれの業務の作業工数が適正かどうかもチェックが必要です。成果の大きさと比較して、必要以上に時間がかかっている業務は、省力化を検討する余地があります。

制度変更に関わる非効率はないか

社内制度が原因で業務プロセスがストップしたり、煩雑な手続きが必要になっている作業がないかも確認しましょう。個人の仕事の進め方ではなく、制度の変更によって効率化できる業務を見つけることも重要です。

コミュニケーションの問題はないか

他の従業員とのコミュニケーションにおける課題を見つけることもポイントです。上司や同僚、また別部署が関わる業務において、コミュニケーションや承認プロセスの問題で進行が滞っている作業はないかも見ていきましょう。

解決に有効な業務改善ツールを検討

業務上の課題や非効率な点を発見したら、解決のための方策を検討します。それぞれの問題に応じて、社内規定の変更や、コミュニケーションを円滑にするツールの導入や書類の電子化、またアウトソーシングなど、最適な解決策の導入を検討しましょう。

業務棚卸でまずは働き方の課題を見つけよう

業務棚卸によって、業務プロセス上の具体的な問題が可視化され、業務効率化のスタートラインに立つことができます。労働時間が長すぎる、または、仕事に時間を費やしてもなかなか成果が上がらないという場合は、まずは業務をシンプルにリストアップすることから始めましょう。働き方改革を行いたいけれども何から手を付けていいのかわからないという方にも、業務棚卸はおすすめです。

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