あの情報、どこ行った?仕事に活きる情報管理のコツ

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新商品のアイデアを得るためにトレンドを知りたい、競合他社の状況や市場の動向を知りたい……そんなときはまず、インターネットや新聞などで情報を集めるのが一般的です。さまざまなメディアが登場して多様な情報に触れることができる中で、日々たくさんのコンテンツを目にしている人も多いのではないでしょうか。

ただ、ニュースやトレンドに関する情報をひたすら集めても、それをきちんと整理して管理しておかなければ、うまく仕事に活かすことができません。そこで今回は、インプットした情報を上手に管理するコツと、情報管理におすすめのツールやアプリをご紹介します。

仕事につながる情報管理術とは?

今は、インターネットでさまざまなジャンルのニュースや、トレンド記事を多く収集できる時代。本や紙資料をすみずみまで探さなくても、電子デバイスなら知りたいことにすぐにたどり着けるため、インターネットをメインに使って情報収集している人も多いでしょう。ただ、多くの情報を得ることができても、それを仕事に活かせなければ意味がありません。記事を読んで、その場では内容を理解できても、一度目にしただけでは知識としては身につかないこともあります。

インプットを、仕事の成果や自身のスキルアップにつなげるためには、必要な情報をうまくストックしていつでも引き出せるように蓄えておくことが大切なのです。

今すぐできる!情報管理術

インプットを実際の仕事に活かすために大切な、情報管理術。すぐに始められる手軽な方法を4つ、お伝えします。

ブラウザのブックマーク機能で保存する

もっとも簡単に始められる情報管理術が、パソコンやスマートフォン、タブレットで使っているインターネットブラウザのブックマーク機能を活用する方法です。自分の仕事や、アイデア収集に役立つ情報を見つけたら、お気に入りサイトとしてブックマークに保存しましょう。ブックマークにフォルダを作ってサイトを分類しておくと、あとで見直してチェックするときに便利です。

メモツールで保存する

メモツールやメモアプリも、情報管理に適しています。文字入力したメモやURLだけでなく、音声や画像でも保存できるため、街で見つけた情報を写真で撮影して保存したり、思いついたアイデアを音声で録音しておいたりすることも可能です。記事やコンテンツそのものを保存しておけるアプリも。

記事スクラップ+ファイリング

雑誌や新聞を読んで情報収集をする人にとって取り入れやすい方法が、記事のスクラップとファイルへの綴じ込みです。紙媒体に慣れている人にとっては、パソコンやスマートフォンを使うよりも記事の確認がしやすく、記事を並べたり、比較したりしながら内容のチェックができるので便利です。記事をカテゴリー別にファイリングしておくと、後で情報を探しやすいのでオススメです。

1冊のノートにまとめる

1冊のノートにメモやスクラップなどをまとめることも、シンプルで続けやすい情報管理術です。奥野宣之氏のベストセラー書籍『情報は1冊のノートにまとめなさい』では、1冊のノートを持ち歩き、情報のジャンルに関わらず、気に入った記事を貼り付け、アイデアや思いついたことを書きこんでいくことを勧めています。どんなことでも1冊のノートに気軽に書き込んでいく方法は、簡単で重荷にならないため、無理なく続けやすい管理術のひとつです。

仕事に活かすための情報整理のコツ

次に、インプットした情報をうまく仕事に活かすための保存・整理のコツをお伝えします。

情報は切り抜いて保存する

保存したい情報が見つかったときは、なるべく必要な部分のみを切り抜いて保存しましょう。不必要な部分まで保存してしまうと、あとで見返したときに重要なポイントを探す時間がかかるため非効率です。あれもこれも保存するのではなく、大切な部分を選んで残しておくことが整理のコツです。

タグを使って登録する

メモアプリを使って情報を管理するときは、タグをつけて保存しましょう。あとで情報を探したいときに、キーワードで検索して取り出せるため効率的です。

情報に日付を入れる

メモアプリでの管理、またはノートに手書きで記載をするときも、情報に日付を記録して保存しましょう。日付を見返すことで情報の鮮度を確認できるほか、ニュースなどを日付で検索できるので便利です。

自分の意見や考えをつけておく

保存する情報に、自分の意見や考えを付け加えておくと、振り返るときに便利です。「〇〇のアイデアに役立ちそう」「〇〇を加えて発展させる?」といった具体的な活用イメージなどを、スクラップ記事に手書きで書き込んだり、メモアプリに入力したりして残しておきましょう。

不要な情報は定期的に減らす

情報は定期的に見直して、整理することも大切です。鮮度が落ちて不要になった情報や、重要度が低くなった情報は削除して、情報量が増えすぎないようにしておくことで、質の高い情報を早く取り出すことができます。

情報管理におすすめのツールは?

Evernote

Evernoteは、ビジネスで広く活用されているポピュラーなメモアプリのひとつ。メモだけでなく、スマホで撮影した画像や音声などを保存できます。撮影した画像の文字を自動でテキストに変換する機能や、トークアプリのやりとりを保存する機能も。検索も簡単にできるため、情報の取り出しもスムーズです。

OneNote

OneNoteは、マイクロソフトのメモアプリ。「ノートブック」「セクション」「ページ」という階層を使って、文字入力や手書きのメモ、画像などをノートに書きこむように、自由に記録して保存することができます。オンラインストレージのOneDriveに保存することで、データを他の人と共有することも可能です。

Pocket

ニュース記事や動画などの気にいったコンテンツを、ウェブからブックマーク保存できるアプリです。複数の端末から同じアカウントを開けば、いつでも同じ情報をチェックすることができます。タグ付けや検索、オフライン閲覧など機能も充実。

情報管理術を知れば効率的に情報が集まる!

情報管理をする環境を整えておくと、情報を集めるときの姿勢も変わります。ふだんから情報のカテゴリー分けやファイリングをすることで、ウェブサイトや新聞、雑誌を読んで新しい情報を目にするとき、自分が必要とする情報に気付きやすくなり、情報収集も効率化します。

仕事に情報を活用する習慣が身につけば、それまで生まれなかった斬新なアイデアや大きな成果につながることも。とはいえ、情報管理に時間をかけすぎてしまったり、ストレスを感じたりしては、習慣化しません。無理なく始められることから、情報管理術をルーティーンに取り入れてみましょう。

参考図書:「情報は1冊のノートにまとめなさい」(ダイヤモンド社)/奥野 宣之 著

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