グループウェア導入を成功させる10のポイント

2018年10月23日 07:00

この記事に書いてあること

インターネットを使ってファイルの保管・共有やメンバーのスケジュール管理を行うことができ、チームでの仕事の効率化を実現するグループウェア。社員間のスムーズな連携や作業効率アップのために導入する企業が増えていますが、グループウェアに馴染みのない企業では、不慣れなシステムへの警戒心や、ITスキルに自信のない社員の抵抗感など、導入への壁もあるでしょう。今回は、グループウェア導入を検討しているけれども、何を準備するべきか、何から始めるべきか分からないという方のために、導入を成功させるポイントと具体的な導入の手順についてご紹介します。

グループウェア導入の前にするべき準備

グループウェアの導入を成功させるためには、検討段階で準備や社内調整を丁寧に行うことがとても重要です。導入前に進めるべき作業は次の通りです。

1.グループウェア導入の目的を明確にする

まずは、何のためのグループウェアを導入するのか、グループウェアにより達成したい目標は何かということを明確にしましょう。主なグループウェア製品はどれも基本的な機能は用意されていますが、重視している機能や使い勝手はさまざまです。そのため、目的をあいまいにしたまま検討を進めると、製品選びを失敗してしまうケースもあります。業務連絡をスムーズに行うことで業務時間短縮を図りたい、リモートワークを可能にしたい、社員のスケジュールを明確化したいなど、まずは目的を明確化することがグループワーク導入成功のための第一歩です。

2.社員への説明で導入への理解を得る

グループウェアの導入は、現場の社員の仕事の進め方や、オペレーションの変更を必要とします。グループウェアの浸透のためにも社員の理解は不可欠なため、まずは社員に導入についての説明を行いましょう。導入の理由やメリットについて丁寧に伝えて、新システム導入に対する理解を得ることが重要です。

3.業務プロセス変更の必要性をチェック

グループウェアの導入前に、グループウェアに関わる業務のプロセスをチェックしましょう。変更が必要な場合は、業務プロセスの見直しを行います。グループウェア導入と共に適切な業務プロセスの改善を行うことができれば、作業効率のアップにもつながります。

製品を選定する際のポイント

社員への説明や社内環境の整理を行った後は、次のポイントを押さえて製品の検討や導入を進めましょう。

4.各部門にとって使いやすいものを選ぶ

グループウェアを全社員が快適に使用するためには、どの部署でも使いやすい製品を選ぶことが重要です。システム部門の中だけでグループウェアを検討すると、現場の実態に合わない製品を導入してしまうリスクがあります。すべての部署の働き方を踏まえて検討を進めるだけでなく、なるべく多くの社員の意見をヒアリングして検討を進めましょう。また、外出が多い、内勤がメイン、夜勤がある等の多様な働き方でも快適に使用できるグループウェアを選ぶこともポイントです。

5.無料トライアルを活用する

有料のグループウェア製品の中には、無料トライアル期間を設定しているものもあります。検討段階では、無料トライアルを最大限に活用しましょう。各部署の社員にトライアルに協力してもらい、現場の意見を聞きながら使いやすさを検証することが重要です。

6.ITスキルが低い人でも使いやすい製品を

グループウェアを使用するのは、ITスキルやパソコンスキルが高い社員ばかりではありません。パソコン操作が苦手な社員にとっても使いやすいグループウェアを選びましょう。グループウェアは全社員が使用することで利便性を発揮するため、どんな人にとっても使いやすいツールを選ぶことが重要です。

7.情報漏洩を防ぐセキュリティ対策を

グループウェア上では企業活動に関する重要な情報がやりとりされるため、漏洩を防ぐためにセキュリティ対策は万全に行いましょう。製品のセキュリティ要件をしっかりと確認するほか、情報漏洩が起きた際に原因を特定するためのログ管理や、認証プロセスの確立などの準備を進める必要があります。

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グループウェア導入の手順

グループウェア製品を決定した後は、実際に導入するための作業に入ります。グループウェアの導入を成功させるためには、その進め方も非常に重要です。その手順を注意点とともにご紹介します。

8.詳細な運用ルールを作成する

グループウェアの使用をスムーズにスタートし浸透させていくためには、詳細で現実的なルール作りが必須です。使用ルールや禁止事項を明確にすることで、現場での混乱を防ぐだけでなく、グループウェアをより効率的に活用することができます。

9.全社ではなく一部の社員からスタートする

全社で一斉にグループウェアの運用を始めるのではなく、まずは一部の社員や一部の部署で使用をスタートしましょう。一部でスタートすることによって、全社導入前に使い勝手を確認して環境を整えるなど、社内の基盤を作ることが可能です。また、導入したグループウェアが実際の業務になじまなかった場合に、別の製品への変更を検討する余地を残すことができます。

10.フォロー体制を確立して不安を解消

グループウェアを全社員が使いこなせるようになるまでは時間がかかります。慣れないシステムで業務が滞るケースも予想されるため、社内の問い合わせ窓口を明確にし、フォロー体制を確立しておくことが重要です。システム管理の担当者に問い合わせが殺到するのを避けるため、各部門内に簡単な質問に対応できる社員を配置することもおすすめです。各部門でITスキルの高い社員をピックアップしてグループウェアのガイダンスを行うなどして、導入に備えましょう。

現場目線の準備がグループウェア導入成功のカギ

グループウェアの導入準備段階や手順、そして導入後すべてにおいて重要なのは、現場の声をしっかり聞いて、選定や運用に反映させることです。どんなに良い製品を導入することができても、社員ひとりひとりの理解や、適切な使用なくしては、グループウェア導入によるメリットは生まれません。事前の丁寧な説明と、現場の使用状況を具体的にイメージしながら導入を進めることが、グループウェア導入を成功させるカギと言えます。

記事執筆

働き方改革ラボ編集部（リコージャパン株式会社運営）

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