【失敗しないペーパーレス】ファイルとフォルダの命名ルール 6つのコツ

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あなたの企業や部署では、ファイルとフォルダの命名規則や、フォルダの作成ルールは決まっていますか?

せっかくペーパーレスを進めたりファイルの共有システムを導入しても、適切なルールがないと、「これってなんのファイルだっけ?」「あの資料ってどこにある?」「フォルダ内がぐちゃぐちゃで見つからない!」なんてことになりかねません。

今日は業務効率化にも役に立つ「ファイルとフォルダの命名ルールのコツ」をお伝えします。

そもそも、ルールを定めるメリットって?

ファイルとフォルダの命名ルールを定めるメリットとして、例えば以下が挙げられます。

  • ファイルを探す時間が削減され、業務効率化につながる
  • 検索性が上がり、会社の情報資産としての活用度があがる

例えば20人の課で、「あれ、このファイルだっけ?」「こっちのフォルダだっけ?」と1人あたり毎日1分ずつ、本来必要のないファイルを探す時間が発生しているとします。この場合、年間の営業日で考えると約80時間もの時間を無駄にしていることになるんですね。

基本的な考え方

ファイルとフォルダの命名ルールを定める際には、以下の3つのステップを踏んで、進めましょう。

  • ルールを定める
  • 周知する
  • 守ってもらえる仕組みをつくる

ルールを定める

以下のコツを参考に、あなたの企業もしくは部署、チームにあったルールを定めましょう。
本来は広く共通のルールで運用できることが望ましいですが、まずはチームや課といった小さい組織から始めてみましょう。

ファイル・フォルダ命名の6つのコツ

1.日付の表記方法はyyyymmddで

同じ日付でも表記方法が統一されていないと、後からファイルを検索した際にヒットしなかったり、フォルダのなかで日付の順番に並ばないといった不便が生じます。

例:20190501、190501、0501、2019年5月1日、5月1日、令和元年4月1日…

どの表記にするかは、組織として統一されればどれでも構いません。
ただ、特にこだわりがないなら、数字のみであることによる入力のスピード、フォルダ内での並び替えの利便性から「yyyymmdd(例:20190501)」で統一するのがおすすめです。

2.何の日付にするかを統一

例えば、2019/5/1の会議で使用する資料を、2019/4/15に作成した場合、ファイルの日付は、20190501にすべきでしょうか?20190415にすべきでしょうか?

これもルールの問題で、資料の用途に応じて定める必要があります。
例えば会議で使用するファイルであれば、後々の検索性を考えるとファイルの使用日(=会議の実施日)で統一するのがおすすめです。
他にも、例えば請求書であれば発行日クライアントからの受領資料であれば受領日など、ファイルの性質、使用の方法に応じて定めましょう。

3.つなぎ記号は「_(アンダーバー)」で統一

つなぎ記号を定めないと、「_(アンダーバー)」、「.(ドット)」、「-(ハイフン)」、「 (半角スペース)」など意外にばらけてしまうもの。
特にこだわりがなければ、「_(アンダーバー)」で統一するのがおすすめです。

4.全角数字、全角英語、全角記号、半角カタカナはNG

細かい点に感じるかもしれませんが、使用できる文字記号にもルールを設けましょう。例えば以下は全く同じ内容ですが、使用できる文字や記号を制限しないことで作成者によりバラツキが発生しています。

例:20190501_ABC商事マーケティング事業部_広告提案資料(送付用)
例:20190501_ABC商事マーケティング事業部_広告提案資料(送付用)

同じフォルダ内にこういった内容が混在すると、視認性が悪くなりますね。
これも組織として統一されればどれでも構いませんが、特にこだわりがなければ下記を参考にしてみてください。

OK:全角ひらがな、全角カタカナ、全角漢字、半角英語、半角数字、半角記号
NG:半角カタカナ、全角英語、全角数字、全角記号

5.用語の表記ルールを定める

よく使用する用語については、予めルールを定めておくと良いでしょう。例えば以下のようなものが考えられます。

  • クライアント名の、株式会社や(株)はファイル名称では省略する
  • 定例会議は定例会と表記する
  • 第一四半期は1Qと表記する
  • 作成者の名前は、名字だけでなくフルネームで記載する

6.命名テンプレートを作る

以上1〜5を定めたら、よく使用するファイルごとの命名テンプレートを作成しましょう。

例:毎週の営業会議資料 yyyymmdd(会議日)_首都圏営業部_週次営業会議資料
例:クライアントへの広告提案資料 yyyymmdd(訪問日)_企業名部署名_広告提案資料(送付用)

周知する

新しくルールを定めた場合は、メンバーにその目的とルールを周知し、メンバーがいつでも確認できるところに共有しておくことが重要です。
また新しいメンバーが入った際にも、共有が漏れないようにします。

守ってもらえる仕組みをつくる

そうは言っても、定着させるのが難しいところ。
例えばフォルダ内に、6で定めた命名テンプレートをファイル名にしたテキストファイルを置く、テンプレートを単語登録してもらう、などメンバーの負荷をできるだけ減らしながら、ルールを守れるような仕組みをつくりましょう。

まとめ

今回は、ペーパーレスやファイルの共有システムを導入した時に陥りがちな課題をもとに、業務効率化にも役に立つ「ファイルとフォルダの命名ルールのコツ」を紹介しました。
新しいルールや運用を導入する時は、どうしても定着までに時間がかかるものですが、運用が軌道にのれば大きな効果が期待できます。
ぜひ「働き方改革」の一環として、命名ルールづくりに取り組んでみてください。



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