会議の質を上げるファシリテーション6つのポイント

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会社の戦略や方向性、また新たな企画について決定をする、または意見を出し合う場である会議。
業務上とても重要な時間でありながら、その内容が意義のあるものなのか、時間をかけすぎているのではないかと思っている方もいるかもしれません。業務全体の生産性を上げるためにも、会議の効率化は重要です。メンバーの貴重な時間を使うのなら、成果の出る会議を行いたいですよね。
今回は、会議を呼びかける経営層や管理職層が知っておきたい、会議の質を上げるポイントについて解説します。

ファシリテーションとは?

会議の効率化を進める上で重要なのが、ファシリテーションの考え方です。
ファシリテーションとは、集団で活動を行うとき、それが円滑に進むように支援して、成果が出やすい環境を作ること。または、会議においてメンバーの発言を促したり意見をまとめたりして全体の舵取りを行い、成果につなげる会議手法のことを指します。

そして、そのファシリテーションの役割を担う人のことをファシリテーターと呼びます。ファシリテーターは会議において、主に次の3つのことを行います。

① メンバーの意見を引き出す
② 挙がった意見を整理する
③ 意見から会議の内容をまとめる

ファシリテーターは、話し合いがスムーズに、議題から逸れずに進むように道案内を行い、会議の目的達成につなげます。中立的な立場で意見をまとめ会議を良い方向に導くため、自分の考えは発言せず、決定権もないのが本来のファシリテーターです。
ただ、大きな会議や研修などではなく、日常的な会議や人数が少ない会議では、ファシリテーターも意見を出すことが一般的です。また、ファシリテーターだけを担当するのではなく、管理職などがファシリテーターと他の役割を同時に担うケースもあります。管理職やリーダーが会議を主導する場合は、会議のスムーズな進行をサポートしながら、自ら意見を出したり、意見をまとめて結論を導いたりといった役割を担うことが多いです。

ファシリテーションのメリット

単にメンバーを集めて、会議の質を上げることを意識せずに話し合いを進めると、メンバーから良い意見が集まらない、話し合うべき議題から議論が逸脱する、会議の目的達成まで時間がかかるなどのリスクがあります。
ファシリテーションを意識することで、議論の活性化につながり、より具体的な結論が出るなど、意義深い会議を実現することできます。また、不要なやりとりを防ぐことで会議の効率性を上げて、より短時間で成果を出せるというメリットもあります。会議にかける時間が減り、業務全体の生産性向上にもつながります。

会議の質を上げる6つのポイント

次に、会議の質を上げるためのポイントを具体的にお伝えします。生産性向上のために必要なのは、事前準備や、会議の進行上のルールなどさまざまです。

①事前に会議の目的を共有する

成果の出る会議を行うためには、目的を事前に参加者に共有することが大切です。会議の目的を把握せずに参加しても、有効な議論はできません。メンバー全員が同じゴールを向いて話し合いを始めるという、最低限の体制を整えましょう。議題が前回の会議から続いている場合は、前回までの内容を再確認しておくことも必要です。
また、事前にアイデアや意見を準備してもらうとより議論がスムーズに進みます。会議中に意見を考えるのではなく、用意した意見を出し合うところからスタートすればムダを省くことができ、より発展的な議論も期待できます。

②会議の役割を決める

会議を始める前に、ファシリテーター、議長、書記、タイムキーパーなどの役割を決めましょう。書記や時間管理をする人を絞ることで、メンバーが意見交換や議論に集中することができます。基本的に、それぞれの役割は担いつつも、意見は全員で出し合います。
ファシリテーターは、会議の目的を参加者に共有し、全員が話し合いに参加できるように会議を運んでいく役割。議長は、会議のまとめ役で、決定権を持つことも。ファシリテーターが議長を兼任するケースもあります。
書記は、ホワイトボードに意見を書いたり、議事録をまとめたりする記録担当。タイムキーパーは、会議が予定時間通りに進行しているかチェックします。
ただ、メンバーが少人数の場合や、若手が多く主導的な役割を担える人が複数いないケースも。そんなときは、「ファシリテーター+議長」「ファシリテーター+タイムキーパー」といった兼任が可能です。

③進行のルールを決める

会議の進行上のルールを決めることも、会議を効率化するために有効です。メンバー1人につき必ず1回は発言する、1度の発言は〇分までといった、発言のルールを決めると会議はスピーディに進みます。アイデアを出し合う時間には、ほかの人の意見を否定しない、意見を否定したいときは改善点も提案するといったルールも、多くのアイデアや有効な意見を促すために効果的です。

④ストップウォッチで時間を管理する

会議の効率化には時間の管理も重要です。ストップウォッチなど、残り時間がわかる時計を使って、進捗を常に意識しながら会議を進めましょう。終了時間は伸ばさずに決めた時間内で結論を出すように努めることで、長時間、ムダな話し合いを続けることを防げます。時間内での目的到達を意識すると、議論の質も上がります。
会議全体の時間だけでなく、会議内のタイムスケジュールを決めることもおすすめです。アイデア出しの時間、賛成・反対意見を出す時間、結論をまとめる時間など、スケジュールを区切ることで、効率よく会議を進めることができます。

⑤参加者の意見を引き出す

ファシリテーターがメンバー全員からしっかり意見を引き出すことも、会議を成功させるポイントです。全員の積極的な参加を促すためのコツは、以下の通りです。

発言者の偏りを避ける

ただ意見を募るだけでは、役職が上の人や、普段から発言力のある人が話す時間が増えてしまいます。順番に一人ずつ発言させる、一人ひとりが考えをまとめる時間を設けてから意見を出させるなど、全員がフラットに発言できる工夫をしましょう。

発言者が話しやすい空気を作る

発言を始めた人が、自分の考えを正直にすべて話せるように努めましょう。相槌や意見を否定しない聞き方など、話しやすくする空気作りが大切です。論点がまとまらないときは補足するなどして、参加者全員に意図が伝わるようなサポートもしましょう。

多様な意見を受け入れる

さまざまな意見を否定せずに、ユニークなアイデアを歓迎する空気を作りましょう。間違いを恐れずに発言できる場所であると共有することで、多様なアイデアや新しい意見を引き出すことができます。

⑥会議の結果は行動につなげる

会議で決まったことは、必ず行動につなげましょう。会議中は、意見をまとめるだけでなく、具体的な次の行動の決定まで到達するよう意識することも大切です。
話し合って結論を出して終わりではなく、次のステップや具体的な改善につなげることで、会議で話し合った議題は解決したと言えます。会議終了後も、決まったことが実行できているかどうかチェックしましょう。

ほかにもある!取り入れたい会議のルール

ほかにも、会議の生産性を上げるために気軽に取り入れられるルールがあります。会議の参加者や、会議に割ける時間などに応じて、実現可能なものは一度チャレンジしてみましょう。

・事前に会議資料を配布して目を通してもらう
・会議を始める前にアイスブレイクを取り入れて緊張をほぐす
・参加者を必要以上に増やさない
・携帯やPCなど会議以外の作業ができるデバイスの持ち込みを禁止する

ルールを作れば会議が変わる!

メンバーを集めて会議室と時間を決めれば行える会議。日常の業務が忙しいと、会議の準備や、会議中のファシリテーションにまで意識が回らないかもしれません。ただ、議題だけを決めて何も準備せずに会議に臨んでは、せっかくメンバーで合わせた時間をムダにしてしまいます。いくつかのルールを決めたり、コツを意識して話し合いを進めたりすれば、会議の質はぐっと上がります。会議にルールや原則がないという方は、現実的な範囲で、今回紹介したコツを取り入れてみてはいかがでしょうか?

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