Web会議と対面会議のどちらが効果的か?場面や状況に合わせて最適な方法をご紹介

mail_hatarabo_archives_8.jpg

Web会議と対面会議のどちらが効果的か?場面や状況に合わせて最適な方法をご紹介

▼関連するお役立ち資料の無料ダウンロードはこちらから▼

働き方改革の推進によるテレワークの広がりによって、多くの企業でWeb会議の導入が進みました。利便性が高く遠隔地でも気軽にミーティングができるといったメリットがある一方、やりとりのしにくさや不便さを感じるケースを感じている方も多いのではないでしょうか。

そこで今回はWeb会議と対面会議のそれぞれの特性を確認し、場面に合わせた最適な会議方法はどちらなのかを解説します。

※2018年1月に公開した記事を更新しました。

Web会議と対面会議のそれぞれのメリットとは?

まずWeb会議と対面会議のそれぞれのメリットを見ていきましょう。

Web会議のメリットとは?

Web会議とは、インターネット回線を通じてWeb上で会議をするシステムのことです。働き方改革の推進や新型コロナウイルスの流行によるテレワークの広がりによって、導入する企業が急増しました。

Web会議の主なメリットは4つあります。

①インターネット環境があればどこでも会議ができる

Web会議はインターネット環境とPCやスマートフォンなどのデバイスがあれば、時間や場所を選ばずにすぐに会議をすることができます。

そのため日本全国に支社があるような会社や、海外にも拠点を持つ企業はもちろん、遠隔地でテレワーク中の社員も自分の拠点から移動することなく会議をすることができます。

②交通費と移動時間を削減できる

Web会議によって会議のための移動がなくなるということは、移動にかかる交通費と移動時間の削減ができるようになります。そのため、会議参加者の移動にかかるコストの削減と、移動に使っていた時間を別の作業に費やすことができるため、業務の効率化が図れます。

③意思決定のスピードアップ

Web会議によって、会議場所を問わず移動にかかる時間も取られなくなったため、会議の時間さえ合わせることができれば、出席者はどこにいても参加することができます。そのため

参加者それぞれの予定に会議が左右されることが少なくなり、緊急事態が発生した場合でもすぐに会議を設定し、その場で議論することができます。これによって、会社としての意思決定をスピーディに行うことができます。

④低コストで運用できる

クラウド型のWeb会議システムを利用する場合は、初期費用がかからないケースが多く、低コストで運用することができます。また会社の規模や目的によってプランを柔軟に変更できるツールが多いため、コストを抑えつつ、自社のニーズにあったWeb会議システムにカスタマイズできます。

対面会議のメリットとは?

対面会議とは、会議の参加者が会議室まで移動して、顔を合わせて直接会議をする方法です。Web会議とは反対に会議場所まで移動するためのコストと時間がかかるデメリットがあります。しかし対面会議にはWeb会議を上回るメリットがあります。

ここでは対面会議の主なメリットを4つご紹介します。

①直接対面することで意思疎通がしやすい

対面会議の大きなメリットは直接対面をすることで、会議参加者同士で意思疎通がしやすいという点です。

実際に直接顔を合わせながら会議や打ち合わせをすると、相手の表情だけでなく、雰囲気や仕草も相まってより多くの情報を取得しやすくなり、お互いにコミュニケーションが取りやすくなります。

またモニター越しに行うWeb会議以上に参加者の反応が読み取れるため、相手の理解度や反応に合わせて臨機応変に内容を変えながら会議を進めていくこともできるようになります。

また対面会議の場合には、会議の前後に参加者同士でコミュニケーションも取りやすく、チーム内の結束や全体の会議ではなかなか触れることができなかった細かい部分の相互確認もできるようになります。

②Web環境に左右されない

Web会議は場所を問わずどこでも会議を開催できる一方で、参加者のインターネット回線の状況やWeb環境によって、会議中に不具合の発生や、そもそも会議に参加できないといったケースもあります。

特に重要な会議では、インターネット回線の遅延によってうまく意思疎通ができなくなってしまうと、商談の際にはWeb環境で機会損失に繋がることもあります。

一方、対面会議では参加者同士で直接コミュニケーションを取ることができるため、Web環境に左右することなく円滑に会議を進めることができます。また会議の際にアクシデントが起こった場合にも、その場で状況説明とフォローができることがメリットといえます。

③発言や議論がしやすい

Web会議では気軽に会議を開催できる一方で、複数の参加者の同時会話には音声が聞き取りにくくなってしまうため、不向きです。

一方で対面会議であれば、議論が活発になった際にも話の内容も聞き取りやすく、参加者それぞれのインターネット環境に依存することもないため、人数が増えても議論を円滑に進めることができます。

④資料や現物をその場で共有できる

対面会議では参加者全員に資料の配布や現物をその場で簡単に共有することができます。例えば複雑な議論をする場合には、その場でホワイトボードを使って補足説明することができたり、実際にその場で実機を使ったデモンストレーションを行うこともできるため、より正確なコミュニケーションを取ることができます。

直接会って行う会議とWeb会議の上手な使い分け方は?

Web会議と対面会議のメリットをそれぞれ確認していきましたが、大切なことは自社の状況や会議の性質に合わせて最適な会議方法を使い分けることです。ここからはWeb会議と対面会議の使い分けについて、解説していきます。

Web会議がよいケース

Web会議の方がよいケースは下記のような場合があります。

メンバー同士の情報共有の場

Web会議の方がよいケースの代表例は、ある程度コミュニケーション期間が取れたメンバー同士の情報共有の場として利用するケースです。

具体的にはプロジェクトの進捗状況の確認や、定期的なメンバー同士の情報共有の場としての利用です。情報共有はメンバー同士のコミュニケーションの場でもあるため、積極的に実施する必要がありますが、情報共有の目的だけに移動コストが発生するのは生産性が高いとはいえません。そのため、進捗状況の確認や情報共有の場としてWeb会議は最適といえます。

セミナーなど遠隔地からの参加が考えられる場合

セミナーなどの不特定多数の参加者を対象に実施する場合や、遠隔地からの参加も考えられる場合にはWeb会議が向いています。

不特定多数の参加者を対象としたセミナーを開催するためには、まず参加者が収容できる会場を確保する必要があり、それだけでコストがかかります。また参加者も会場まで移動する必要があるため、費用と時間がかかります。

そのためセミナーの場合は、Web会議システムを利用した「ウェビナー」が向いています。もちろんセミナーの種類によっては、対面で行なった方がよいケースもあるため、自社のセミナー内容に適したものを選択するとよいでしょう。

直接会って行う対面会議がよいケース

次に参加者が直接会って行う対面会議でよいケースを見ていきましょう。

プロジェクトチーム発足時や初対面のメンバーがいる場合

プロジェクトチームの発足時や初対面のメンバーがいる場合には、対面会議の方が向いています。

プロジェクトチームの発足時や初対面のメンバーがいる場合、お互いのことがまだわかっていない段階のため、画面を通したWeb会議ではうまくコミュニケーションが取れないことがあります。

しかし対面であれば画面では伝わらなかった細かいニュアンスもお互いに共有することができるため、より深く親睦を深めることができます。

また、会議終了後の移動中などは会議中の緊張感から解放され、雑談に花が咲いたりしやすくなります。参加者同士のつながりが強化されることで、次回の会議でより活発な議論をすることも期待されます。

複雑な議論内容や意見が衝突している場合

複雑な議論をする場合や、意見が衝突している場合には、対面会議を選択するようにしましょう。

まず複雑な議論をする場合には、Web会議での画面の共有だけではなかなか伝わりにくいことがあります。そのため直接会ってホワイトボードや実際の状況などを確認しながら議論を進めていく方がよいでしょう。

またお互いに意見が衝突している場合も対面会議の中で相手の出方を判断しながら議論を進めたり、表情や雰囲気から本当に言いたいことはなんなのか?を読み取ることが大切です。

ブレーンストーミングなどのアイディアを出す場合

ブレーンストーミングなどのアイディア出しの際にも対面会議が有効です。ブレーンストーミングの際には、ホワイトボードやポストイットなどを利用して全員が意見を発表し、遅延なく情報共有できている状態が理想です。

Web会議でもブレーンストーミングに役立つツールがありますが、参加者のインターネット環境に依存しない分、対面会議の方が円滑に進む場合が多いです。また直接コミュニケーションを取れることによるその場の雰囲気や空気感によって、思いもよらなかったアイディアにたどり着くことも多く、対面会議の方が生産性が高くなることがあります。

状況に応じてどんな種類の会議が適切かを見極める

Web会議と対面会議のそれぞれのメリットや適した状況を解説してきましたが、最も重要なことは自社の状況を整理して、どんな種類の会議が適切かを見極めることです。

Web会議は他のツールと比較して導入も簡単で維持費もかからないため、会議コストの削減に役立ちます。また会議場所も自由なため、ワークライフバランスを意識した自由な働き方を後押しするツールでもあります。

しかし自社の状況や会議の内容によっては、Web会議が適さない場合も多く、コストや時間を使ってでも直接会って対面会議をする方がかえって有意義な会議となり、結果的に生産性が高くなることもあります。

会議を行う際には「どこからでも参加できるWeb会議か、直接会ってコミュニケーションが取れる対面会議のどちらが有効か?」ということを考えながら、適切な手段で会議を実施することが大切なのではないでしょうか?

オンライン時代の会議を効率的に開催しよう 『オンライン会議改善セット』

働き方改革ラボでは、会議を開催するときに、最適な方法を選択できる、「対面orオンラインどっちで開催?会議開催 診断チャート」を含む、会議開催に役立つ資料をまとめた『オンライン会議改善セット』を公開しています。無料でダウンロードして、是非自社の取組みのヒントにしてください。

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
オフィスだけでなく現場や在宅、企業間取引における業務ワークフローの自動化・省力化により、“はたらく”を変革してまいります。

関連ページ

mail_hatarabo_archives_8.jpg

この記事に関連するタグ