画面越しでは物足りない!集合して行う会議に価値あり!

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Web会議が普及しても、直接会って行う会議は必要

会議や打ち合わせと言えば、参加者が同じ場所に集まり、お互いが顔を合わせながら行うことが基本です。

しかし最近では、在宅しながら業務が行える「リモートワーク制度」が普及し、ネットを活用した「Web会議システム」で、画像を通じて会議や打ち合わせを行えば、顔を合わせる必要がなくなりました。

Web会議システムは、効率化の向上や経費削減の面においては有効な手段ですが、他方で、顔を合わせて 会議や打ち合わせを行いたい、と考えている人はまだまだいます。そこで、顔を合わせて会議を行う重要性について考えていくことにしましょう。

顔を合わせて行う会議のメリットは?

会議や打ち合わせは、実際に顔を合わせて行うことがほとんどですが、単に顔を合わせるだけなら、Web会議システムにおいても可能です。

ではなぜ、実際に顔を合わせて会議を行うことが大切なのでしょうか。

会議の参加者の表情を読み取りやすい

会議や打ち合わせで実際に顔を合わせると、相手の表情だけでなく、雰囲気も読み取りやすくなります。

Web会議においては、画像が高画質であるほど表情を読み取りやすくなりますが、画像だけでは相手の雰囲気を読み取るのは難しいのではないでしょうか。

人間がかもし出す雰囲気について一例を挙げると、人気のアーティストをテレビで見ている場合、「きれいだ」とか「かっこいい」と感じます。

しかし、実際にライブ会場で人気のアーティストを見た場合、テレビで見たとき以上にきれいに見えたり、かっこいいと感じたりすることがあります。これは、相手の雰囲気(オーラ)を感じ取っているかどうか、という違いであると考えられます。

そのため、相手に直接会うことは大切なことと言えます。特に、会議において雰囲気を感じ取ることが大切なのは、議論において意見がかみ合わず、不満が発生している状態のときです。

相手の不満を解消するためには、「相手はどんなことを求めているのか」ということを理解する必要がありますが、その場合は画像を通してよりも、直接会っているときの方が理解しやすくなります。

このことから、直接相手と会っている場合は、表情など目に見えるものだけではなく、雰囲気など、目に見えないものも感じ取りやすくなります。そのため、直接会って会議をすることは有効と言えるのです。

会議終了後もコミュニケーションがとれる

また、そのほかのメリットとしては、会議が終了したあとも、参加者とコミュニケーションが取れる点です。

会議に参加する場合、一定の緊張感を保ちながら参加します。これは顔を合わせる会議においても、Web会議においても同様です。

Web会議の場合、参加者同士は画面を通じて会っているだけということもあり、なかなか親近感がわきにくい状態です。

しかし、顔を合わせる会議においては、会議が終了すると、参加者全員が会議の緊張感から解放されたばかりということもあり、雑談に花が咲きやすくなります。

会議中は、参加者に対して一定の距離を置いていたとしても、会議後は参加者との距離が縮みやすくなることもメリットです。参加者同士の距離が縮んだなら、次回の会議では、より活発な議論ができることも期待されます。

参加者同士のつながりを強化するためにも、会議後のコミュニケーションは、重要と言えるのです。

直接会って行う会議とWeb会議 上手な使い分け方は?

ここまで、直接会って行う会議の重要性について見てきましたが、直接会って行う会議は、移動時間や交通費がかかる点がデメリットとなります。ここでは、直接会って行う会議とWeb会議の上手な使い分け方についてみていくことにします。

顔を合わせたうえで行った方が良い会議は?

顔を合わせて行った方が良い会議の最たるものは、参加者のメンバーが初対面であるケースです。Web会議でも初対面同士で会議を行うことはできますが、初対面同士のメンバーは、お互いに緊張していることもあり、会議がなかなか進みにくくなります。

緊張を和らげるのに効果的なのは、お互いが直接会って、相手の雰囲気を感じ取ることです。雑談を交えれば、緊張がほぐれやすくなり、会議が円滑に進みやすくなることでしょう。

また、意見が真っ二つに分かれるなど、意見の食い違いが発生しやすい会議も、直接会って会議することが効果的となります。意見が食い違いそうな会議においては、相手の出方を判断するためにも、相手の表情や雰囲気をいかに読み取るか、ということが大切になります。

Web会議でも十分な場合は?

Web会議でも十分なケースとしては、メンバー同士で情報を共有し合う場合や、セミナーなどに参加した場合の報告会などがあります。

これらの場合、内容を確認するだけで十分なので、わざわざ時間と費用をかけて集まる必要はありません。このようなケースこそ、Web会議が有効となります。

また、これらの会議であれば、画像を利用したWeb会議でなくても、文字だけを利用したテキスト型のミーティングツールを活用することもできます。

状況に応じ、どんな種類の会議が適切かを見極める

働き方改革を成功させる要因としては、働き方改革の「目的」と「ニーズ」を合致させることが必要不可欠です。Web会議は多くの場面で利用されるようになっていますが、全ての会議がWeb会議へとシフトするのは、まだ時間がかかるものと思われます。

あらためてWeb会議を行うメリットについてみてみると、経費が削減できることで、そして生産性を向上させることにあります。

しかしながら、会議の内容においては、Web会議が適さない場合もあり、たとえ経費がかかったとしても、直接会って会議をする方が、有意義な会議になる場合もあります。

「これから行う会議は、直接会って行う会議とWebで行う会議のどちらが有効か」ということを考えながら、適切な手段で会議を実施することが大切なのではないでしょうか。

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