電子印鑑と電子証明書の違いって?ややこしい用語をまとめて解説!

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働き方改革の一環として進められている文書電子化の流れで、さまざまな用語が使われています。「電子〇〇」という言葉をよく目にはするけれど、それぞれの意味や違いを理解できていない人も多いのではないでしょうか。このコラムでは、今さら聞けないこれらの用語の違いを整理。それぞれの言葉の意味やお互いの関連について、詳しく解説します。

電子化を進めたいときに知っておくべき言葉は?

新型コロナウイルス感染防止のため、オフィスへの出社を控える人も増えています。取引先との対面の機会も減り、紙の書類を電子化する必要性を感じている会社も多いでしょう。ただ、一口に「電子化」といっても、その方法や必要なツールはさまざま。電子化を進めるために何をすべきか知るために、まずは基本的な用語の意味を押さえておくことが大切です。

電子印鑑とは

電子文書で多く用いられるのが、電子印鑑です。電子印鑑とは、パソコンやスマートフォン上で電子文書に捺印できる印鑑データのこと。印鑑作成ツールやオフィスソフトを使って自分でデータを作成することも可能ですが、電子印鑑の機能が付いたオンライン決裁システムを使って捺印することもできます。

電子印鑑のメリットは、文書を紙で出力することなく、場所を選ばずに捺印ができること。印鑑を保管しているオフィスに出社する必要がないため、テレワーク中でも社内文書の決裁や取引先との書類交付が可能です。実物の印鑑には、役所に届け出ることによって印鑑証明書が得られる実印と、登録がされていない印鑑である認印がありますが、電子印鑑は認印と同等の効力を持ちます。

電子証明書とは

電子証明書とは、信頼できる第三者である認証局が、本人であることを電子的に証明するものです。インターネットや電子書面においてその持ち主の情報を証明する身分証明書のような存在で、書面取引で使用する印鑑証明書に相当します。

電子証明書を使えば、文書作成の時刻を証明する「タイムスタンプ」と併用することで、電子ファイルの契約書に紙の契約書と同等の法的効力を持たせることができます。また、不動産登記などの各種申請のオンライン手続きやオンライン上の税申告においても、身元を証明することができます。

電子決裁とは

電子決裁とは、紙の書類ではなく電子文書を使って社内の決裁処理を行うこと。申請や稟議を、オンライン上で申請・承認することができます。電子決裁における書類作成や捺印に、電子印鑑が使われます。

電子決裁のメリットは、紙文書に依存しないため出社の必要がないこと。ネットワーク環境があれば、テレワーク中でも関係者が書類をオンライン上で回覧して捺印・承認することができます。申請する担当者や決裁者が働く場所が離れていても、紙の申請書を郵送する必要はありません。時間や場所を選ばずに業務が進められるため、決裁までの手間や時間が短縮できます。印刷代や郵送費などのコストがかからないのもメリットです。

電子契約とは

電子契約とは、個人や企業の間で、オンライン上で契約を交わすことです。電子文書上で双方が電子署名を行うことで、合意の証として残すことができます。契約書の電子化は、印刷や郵送の手間が省けるため業務効率が上がり、紙の契約書に必要な印紙税などのコストも削減できます。また、契約書の受け取りや郵送のために出社する必要がないため、テレワークに向いています。

電子帳簿保存法では、電子文書が紙の文書と同様の効果が認められる条件として、改ざんや消去があった事実を確認できる「完全性」が求められています。確かな契約書であることを証明するのに必要なのが、データに時刻を記録できるタイムスタンプと、本人であることを証明する電子署名です。電子署名の方法が、電子契約サービスが提供する仕組みを利用した電子サイン、もしくは電子証明書で本人性を担保する方法です。

電子印鑑が実現するワークフローシステムとは?

電子化に関連して使われる言葉が「ワークフローシステム」です。ワークフローとは、会社や部署の中で、複数人が関わる業務をあらかじめ決められたルールに従って進める流れのこと。具体的には、稟議書を作成してから決裁が行われるまでの流れや、申請から承認までの流れなどを指します。

ワークフローシステムとは、その一連の業務手続を電子化すること。または、その電子化を実現するシステムを指します。ワークフローシステムを使うと、紙の文書を使って行われていた申請や承認の手続きをオンラインで行うことができます。申請フォームが用意されているため申請自体もスムーズで、その後の決裁者への通知もシステムが自動で行います。

ワークフローシステムの承認作業で使われるのが、電子印鑑です。オンライン上で申請書や稟議書に電子印鑑を押すだけで書類を回覧できるため、働く場所や時間を選ばず承認作業が可能。意思決定のスピードアップが期待できるため、業務が効率化されます。

テレワーク時代に欠かせない電子化へと踏み出そう

電子印鑑や電子証明書は、似たような言葉でも作成の方法や効力も異なります。希望する用途によっても、どちらを選ぶべきか異なるので注意が必要です。電子化関連のワードの違いを押さえたら、まずは自社が業務効率化を図りたい部分について整理してみましょう。文書やワークフローの電子化で、テレワーク時代に求められる働き方改革を一歩進めてみてはいかがでしょうか?

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