電子印鑑はリアルの印鑑業務をどれだけ、そしてどのように置き換えることができるのか

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新型コロナウイルス感染拡大の影響でテレワークが広がりつつある中、従来の押印作業をどのように対応するかという問題が出てきています。

ペーパーレス化の障害としても問題視されていた印鑑の問題。今回は、電子印鑑がどのようなもので、紙媒体における印鑑と比べた際の効力や、どのように置き換えられるのかについてみていきましょう。

書面における印鑑の役割

契約締結の際、押印が必須のように思われがちですが、法的な観点から見ると、実は必ずしも押印が必要というわけではありません。公的機関に提出する書類では必要なケースもありますが、民間や個人間では、書面や押印がなくても契約等が成立する場合もあり、押印の有無と法的拘束力とはあまり関係がないようです。

では、なぜ押印するのでしょうか。

法務省によると、それは、単なる押印慣行(習慣)とのこと。契約を交わすにあたり、押印されている文書であれば、“当事者同士がきちんと合意の意志を表示した”というものだと捉えやすいでしょう。契約の効力に影響は生じないものの、一般的に、押印がされた文書の方がされていないものよりも信頼性の点で優れているとみなされるため、ハンコ文化が浸透しているのです。

電子印鑑の種類

印鑑には、機関に印影が登録されておらず、主に確認したことを表すために使う「認印」と、自治体に印鑑登録を行い、自分の印鑑であることを証明してもらえる「実印」などがあります。

電子印鑑も同様で、用途ごとにいくつかの種類があります。

印影を画像にした電子印鑑

単純に印影を画像化したものであり、紙に押印した印影の画像をデータ化すれば作成できます。しかし、印影の複製が容易であり、セキュリティや安全性には欠ける面も。社内向けの認印として使用するに限るなど、用途には注意が必要です。

印影データに情報が付随した電子印鑑

印影に使用者の情報や押印した日時などの情報(タイムスタンプ)を組み込めるため、セキュリティや安全面に優れた電子印鑑です。
社外文書への押印や、社印として使用するなど、幅広い用途に安心して使用可能。このような電子印鑑のサービスは有料であることが多く、ソフトの選定を慎重に行う必要があるでしょう。

上記の2種類は印影を利用した電子印鑑ですが、印影を使用しない電子印鑑(電子認証システム)もあります。以下、いくつかご紹介します。

メール認証

電子メールを利用した認証方法です。契約締結を行いたい電子データへアクセスするためのURLを送り、相手がそこに記載されたURLにアクセスすることで認証が完了し、本人が締結したとする契約です。
第三者によるメールサーバーへの不正アクセスなどの課題はありますが、基本的に本人しかアクセスできない仕組みであるため、上記の二つよりも信頼性が高いと考えられています。

電子証明書

書面手続きにおける「印鑑証明書」に代わるものです。信頼できる第三者(認証局)が間違いなく本人であることを電子的に証明するもので、「マイナンバーカード」のような公的個人認証制度でのICカードに搭載されたり、ファイル形式で提供されたりしています。
公的機関にていくつかの手順を踏んで入手する必要はありますが、公的機関からの証明があるので信憑性が保証されます。今まで実印が必要とされていたような重要な契約には、この電子証明書が使われています。

電子印鑑の活用

認印と実印のように、印鑑は種類によって信頼性や法的拘束力が変わります。社内や社外など、場面によっても信頼性や法的拘束力の必要性は変わり、各社で実印と認印の使い分けをしていることでしょう。

電子印鑑も、信頼性や法的拘束力に応じた使い分けをすることで、従来の印鑑と同様に取り扱うことができます。

たとえば、社外向けの契約書や申込書には、法的拘束力と本人性の厳格さの強い「電子証明書」の使用が最適です。また、社外向けの見積書や申込書、社内用の誓約書や雇用契約書などには、法的拘束力と本人性の厳格さがやや強い「メール認証」が適しています。そして、社内用の見積書や申請書などには、法的拘束力と本人性の厳格さは弱いけれど手軽に使用できる「電子印影」が使いやすいでしょう。

このように、社内と社外で使い分けるのはもちろんのこと、書面の重要性を見直して使い分けていく必要があります。

電子認証促進の動き

電子認証については、公的認証や共通化の動きが加速化しています。

内閣府、法務省、経済産業省は、令和2年6月、民間における押印慣行の見直しに向けた自律的な取り組みを推進すべく、「押印についてのQ&A」を公開。その中で、民間企業や官民の取引の契約書類において押印は必ずしも必要ではなく、他の方法で代替可能との見解を初めて示しました。

また、令和2年8月には、富士通やNECなどの民間企業14社が連携し、電子認証サービスの規格などの共通化を検討する「デジタルトラスト協議会」が設立されました。組織が発行するデータの信頼性を確保する制度(eシール)を始めとする制度の検討や普及推進などに取り組んでいます。各社のサービスの互換性を高めて顧客が利用しやすい環境をつくり、電子化を促進させることが目的です。

印鑑の役割を見直そう

現在では、電子帳簿保存法や電子署名法、IT書面一括法、e-文書法などにより、さまざまな文書の電子化及び電子契約が可能になっています。

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、テレワークが予想を上回る速さで普及している今では、「電子印鑑」は非常に有効なツールであり、正しく活用できれば大幅な業務効率化を図ることができるでしょう。

脱ハンコに向け、多くの企業が取り組みを始めています。ここで今一度、従来の印鑑の役割について見直し、「電子印鑑」への置き換えを検討してみてはいかかでしょうか。

「社内のハンコ文化はこんなに損?!社内文書のデジタル化で承認フローを加速させる方法」

参考・出典:

押印についてのQ&A │ 法務省
「脱ハンコ」へ政府が指針 テレワーク推進につながる? │ 朝日新聞デジタル
新型コロナ:電子書類、年内にも公的認証 「脱ハンコ」へ整備加速 │ 日本経済新聞

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