文書管理でテレワークも効率化できる!メリット・デメリットもわかりやすく解説

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文書管理

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働き方改革や業務効率化を考える上で重要な、企業の文書管理。最近では、テレワーク(リモートワーク)推進のために、文書を電子化して管理する会社も増えています。そこでこの記事では、文書管理の基本と、文書を電子化する際のメリット・デメリットを解説。自社の文書の適切な管理のために、ぜひお役立てください 。

文書管理とは

文書管理とは、企業が扱う契約書や申請書などの文書を、発生から活用、保存、廃棄に至るまで適切に管理すること。ただ保管するだけでなく、整理した状態からすぐに取り出し、活用したり、スムーズに相手と送受信したりできる状態であることが理想です。管理の対象となる文書は紙の資料だけでなく、電子文書も含みます。

文書管理が必要な理由

企業にとって、業務で使用する文書の管理はなぜ重要なのでしょうか。その主な理由は次のとおりです。

セキュリティリスクの軽減

適切な文書管理によって、企業が扱う情報に関するセキュリティリスクが軽減できます。文書を整理して、安全に保管して活用することで、情報漏えいや紛失、改ざんのリスクを減らすことができます。また、文書を電子化して閲覧制限や編集制限をかけることで、機密性の高い文書や個人情報の漏洩防止対策を強化できます。

管理が義務づけられている書類がある

企業が作成し保管する文書には、法律によって保存が義務付けられているものがあります。定款や官公庁への提出文書などは永年保存が必要。株主総会議事録や満期となった契約書などは10年以上、従業員の身元保証書や監査報告などは5年間といったように期限が定められています。保存義務がある書類は、この期限を守って保管する必要があります。

業務の効率化ができる

業務を効率化ができるのも、文書管理を行うべき理由です。文書管理が適切に行われていない環境は、書類を探すのに多くの時間を要するため非効率です。文書を明確な基準で分類して管理しておけば、目的の書類を使いたいタイミングで取り出せます。誤った書類を使うことによるミスも防げるため、生産性のアップが期待できます。

情報の属人化を防ぐ

文書を適切に管理することで、社内やチーム内で必要な情報が共有できます。メンバー間で協力して仕事が進められるため業務の属人化も防止でき、柔軟な働き方の実現や休暇促進も期待できます。業務に必要な社内ナレッジを文書で共有しやすくなるため、社員のスキル向上や、業務全体の質向上にもつながります。

顧客対応の質が向上する

文書管理によってサービス品質の向上も見込めます。問い合わせや注文を受けた際に、顧客情報や取引履歴をすぐに閲覧できるため、スピーディで正確な顧客対応ができます。顧客に対する情報の誤送信などの事故を防ぐという点でも、適切な文書管理は有効です。質の高いサービスの提供によって、顧客満足度がアップします。

説明責任を果たせる

文書管理によって、顧客や取引先、株主などの企業のステークホルダーに対して、求められる情報を迅速に、正しく伝えることができます。また、万が一トラブルや不祥事が起きた際に、問題に関する文書をすぐに取り出すことも可能。正確な原因の説明や、スピーディな対応ができることも文書管理のメリットです。

文書管理をする前の準備

では、実際に文書管理を進めるためには、どのような準備が必要なのでしょうか。具体的なステップを解説します。

グループ化・序列の基準を決める

会社にある膨大な書類の中から、どの種類から文書管理していくか、優先順位を定めます。その上で、文書の分類を行うためのグループ化と並べ方の基準を決めましょう。事業別、地域別、顧客別、発生日別など、何を基準に分類するかを明確にします。発生した日付順など、分類した文書を並べる順番を決定することも大切です。

MECEを意識する

MECEとは「Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive」の略で、モレなく、ダブりなくという意味。分類はMECEを意識し、何にもあてはまらない書類が発生しないことと、分類に重なりがないことを確認しましょう。たとえば、都道府県の分類と「関東」「東海」といったエリアの分類があるのは、該当基準にダブりがあるためNGです。

階層のレベルを揃える

分類には、階層のレベルを統一することも不可欠。たとえば、「和食」「中華」「イタリアン」というフォルダと同じ階級に、「チャーハン」があるのはNG。「中華」の次の階層に、「チャーハン」「ギョウザ」などが入るのが正しい分類です。

「紙」の文書管理の基本は適切なファイリング

文書を整理には、次の3つのファイリング方法がおすすめです。

バーチカルファイリング

紙のファイルやクリアファイルなどのフォルダを複数作って文書を分類。

薄冊式ファイリング

表紙付きのバインダーや厚型ファイルなどに書類を綴じて保管。ファイルの背表紙に内容がわかるタイトルを記載する。

ボックスファイリング

文書を分類したファイルやフォルダをファイルボックスに保管。各フォルダのタブに内容がわかる見出しを記入し、ファイルボックスにもタイトルを記載する。

テレワーク導入には文書の「電子化」を

紙の文書を電子化し、「電子文書」として管理することでさらに生産性アップが見込めます。また、申請書や請求書など、処理するために出社が必要な書類を電子化することで、テレワークも導入しやすくなります。

電子文書とは

電子文書とは、パソコンなどの端末上で確認できるデータによる書類のことで、2種類に分けられます。ひとつめは、紙の文書として作成された書類をスキャンして電子化した「電子化文書」。または、WordやExcel、会計システムなどのソフトウェアで作成して保存された「電子文書」もこれに当たります。

政府も電子文書を推奨

電子文書は、政府も法整備などによって推進。電子化を後押しするのが、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」です。「e-文書法」は、文書の電子保存を認める2つの法律の総称。領収書、請求書、納品書など、法律が定めた文書をデータとして保存することを認めています。また「電子帳簿保存法」は、会計帳簿などの国税関係書類をデータ化することを認める法律。要件を満たせば、契約書など会社で扱う多くの書類をデータで保管することができます。

電子文書のメリット

では、文書の電子化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを具体的に解説します。

紛失のリスクが低い

電子文書は、紙の書類に比べて紛失のリスクが低いのが特徴です。保管場所や、ファイル名などのルールを明確に定めて正しく格納することで、目的の書類が見つからないというリスクを減らせます。また、万が一、災害が起きてオフィスが被災しても、文書がデータ化されていれば消失することはありません。

検索で文書をすぐ見つけられる

紙の文書に比べて検索がしやすいのが、電子文書のメリットです。紙の文書の場合は、保管場所へと移動して、ファイルから目視で文書を探す必要があります。電子文書なら、文書の数が増えても、ファイル名やキーワードでデータを検索すれば目的の文書を取り出せます。文書を探す時間が大幅に短縮できるため、業務効率化につながります。

複数の人が違う場所からでも同じ文書を確認できる

クラウド上に保管された電子文書は、オフィス以外の場所からも閲覧や編集をすることが可能です。自宅やサテライトオフィスなどの遠隔地でも、オフィスと同様に文書を確認ができるのでテレワークにも適しています。また、複数の人が同じデータにアクセスできるため、メンバー間の状況共有や仕事の連携もスムーズです。

バックアップが簡単にできる

データのバックアップがしやすいのも電子文書の特徴です。誤操作による削除や災害などのトラブルが発生しても、バックアップがあれば復旧できます。文書管理システムなど、自動的にバックアップを行うサービスもあります。

電子文書のデメリット

反対に、電子文書を活用することにデメリットはあるのでしょうか。おさえておきたいポイントをお伝えします。

セキュリティリスクがある

文書を電子化する際にもっとも気を付けるべき点は、セキュリティ上のリスクです。システムに対する外部からの不正アクセスによる情報漏洩を防ぐ対策が欠かせません。また、電子文書を扱う社員による誤操作や、テレワーク中の電子データ持ち出し中の紛失といったトラブルが起こりえる点にも注意が必要です。

コストがかかる

電子化のための機器の購入や、システムの導入などの費用がかかる点はデメリットです。紙の文書の電子化をアウトソースしたり、作業のための人員を増やしたりする場合もコストがかかります。ただ、一時的には費用がかかったとしても、長期的に見ると業務効率化につながるため、トータルでのコスト減が期待できます。

紙文書と二重に管理する手間がかかる

システムを導入して新たに作成する電子文書と、社内でそれまで使用していた紙の文書を二重で管理する必要があるのもデメリットです。ただ、既存の紙文書もスキャンすることでデータ化することが可能です。電子帳簿保存法の要件を満たさなければ、紙として保存しなければならない書類もあるので注意しましょう。

電子文書への移行は文書管理システム導入がおすすめ

紙から電子へのスムーズな移行には文書管理システムの活用がおすすめです。文書管理システムは、データでの文書作成から保管、処分までを一元管理できるシステム。検索方法が豊富で、使いたい書類をスピーディに取り出せます。アクセス権限やアクセスログ取得などセキュリティ対策機能も充実。保管期限の設定によって廃棄すべきタイミングで書類を処分できるなど、システム活用によって、文書電子化による業務改善の効果がさらに高まります。

テレワーク推進のためにも電子文書を

適切な分類と準備のもとで行えば、生産性向上に寄与する文書管理。電子化も同時に実施することで、テレワークなどの多様な働き方の実現など、企業の働き方改革も推進させます。

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