仕事がはかどるオフィスを作る大掃除のポイント

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12月に入り、2019年ももうすぐ終わり。忙しかった1年を表すように、デスクの上や周りは物や書類でごちゃごちゃ…なんてことはありませんか?そんな方がワークプレイスを見直すきっかけになるのが、年末の大掃除です。ただ身の回りをきれいにするだけでなく、仕事の効率化という視点で掃除を進めれば、来年以降の業務環境が変わります。今回は、この大掃除にデスク周りを整理して、生産性の高いワークプレイスを作るポイントについてお伝えします。

大掃除でワークプレイスを見直すメリットは?

忙しい人ほど関わる案件が多く、デスクに書類や物が増えてしまいがち。日々の仕事に追われていると整理する暇がなく、デスクは散らかってしまいます。「時間ができたら整理しよう」と考えているうちに、あっという間に1年が経ってしまったという方もいるかもしれません。そんな方は、散らかったデスク周りを整理する機会として、大掃除を活用しましょう。

仕事の効率化

整理された無駄のないデスクは仕事がしやすく、効率化につながります。書類や物が取り出しやすくなるため、今まで必要な物を探すのにかかっていた時間を削減できます。また、物を減らすことでデスク上にスペースを確保できるため、パソコン作業や書類の参照もスムーズに。仕事のスピードアップが実現します。

また、デスクの整理は仕事の導線をチェックするきっかけにもなるので、日々の作業を振り返る中で、いらない行程や、非効率な手順に気付くこともできます。

セキュリティ確保

デスクをきれいに保つことは、大切な情報の紛失を防ぐなど、情報セキュリティ上のメリットもあります。古い書類を参照したり、間違った書類を使ってしまうことで起こるミスを減らす効果も。

生産性の高いオフィスを作るポイント

では、ワークプレイスを効率化するためにどのようなポイントを意識して大掃除を進めればよいのでしょうか。

職場環境の改善を目指すためのスローガンに、「5S」という言葉があります。5Sとは、整理、整頓、清掃、清潔、躾の頭文字の「S」をとったもの。以下の5つとされます。
・必要なものと不要なものを区別して、不要なものは処分すること(整理)
・ものの置き場所を決めること(整頓)
・きれいにすること(清掃)
・きれいな状態を保つこと(清潔)
・ルールを守ること(躾)
それぞれを守ることが生産性の高い職場に必要です。この5Sを実現した快適なオフィスを作るために重要な大掃除のポイントをお伝えします。

生産性を下げる不用品をチェック

まずは不用品をチェックします。デスクの上に、そこになくてもよいものが置いてあると、スペースを広く使えず非効率です。また、引き出しなどの収納の中にある不要なものが、本当に必要なものを見つけにくくして、スムーズな作業を妨げています。

必要なもの、不要なもの、保留するものの3つに分類して、不用品は処分します。保留するものはボックスに入れて保存し、1年後まで使わなければ廃棄するなどルールを決めましょう。

頻繁には使わない文具などのアイテムをメンバー間で共有することも、物を減らしてデスクをスッキリさせるコツです。毎日使うアイテムと、1週間に1度程度しか使用しないものに分けて、使用頻度が低いものは共有エリアに置いてメンバー全員で使うなどの工夫をしましょう。

物の置き場所をチェック

デスクに収納してある文具などの置き場所を見直すことも、快適な労働環境を作るためのポイントです。アイテムの使用頻度に応じて収納場所を決めましょう。毎日使う文具や、現在仕事で使っている書類は、取り出しやすい引き出しなどの場所に入れます。そのほか使用頻度の高いアイテムもデスクの中や近くに収納しておくと便利です。ラベルシールに物の名前を記入して決めた置き場所に貼っておくと、場所が変わってしまう心配もなく、使いたいものをすぐに取り出せて便利です。

また、ものを使うときの導線に無駄がないかも確認しましょう。ごみ箱が使いにくい位置に置いてある、よく使うものにも関わらず引き出しの奥にあるなど、仕事をする中でムダな動きを発生させる置き場所は見直します。

複数メンバーで共有している備品については、どの位置にあると全員が使いやすいか、考慮して場所を決めましょう。明確なルールを設定することで皆がわかりやすく、きれいな状態を保つことができます。

快適に働ける清潔なデスクに

物が散乱したホコリだらけのデスクでは、気持ちよく仕事をすることができません。生産性の高いワークプレイスを作るために、デスクを清潔にしましょう。デスクの上や周りにある物を一度、別の場所へ移動して、デスクやオフィスチェアなどの備品の汚れを拭きとります。パソコンは誤作動を防ぐため、電源を落とした上で、ディスプレイやキーボードのホコリを除去しましょう。

ペーパーレス化を進める

無駄な書類を減らすことも、業務効率化のポイントです。大掃除をきっかけに、デスクに収納してある書類のペーパーレス化を進めるのもよいでしょう。

まずは、必要な書類と不要な書類に分類し、不要な書類は処分します。必要な書類は、紙で保存する必要があるものか、データ化して問題ないかという視点でチェック。ペーパーレス化が可能なものは、PDFなどのデータにして保存します。

その際にただPDF化するだけでなく、保存場所や文書タイトルなどルールを決めておくと、次に使用するときに効率よく見つけることができます。必要以上の書類を持たない習慣をつけることが、きれいなデスクを保つコツです。

大掃除は働きやすい職場を作るチャンス

大掃除の主な目的は、1年の間にたまった汚れを落とすことや、ふだんはできない場所をきれいにすること。その一方で、大掃除は、散らかったデスクを根本的に整理することで非効率を生む原因を解消して、仕事のはかどるワークプレイスを作るチャンスでもあります。

大掃除で自分のデスクに目を向けることで、日ごろの仕事を効率の面から振り返り、導線の悪さやスムーズな作業をさまたげている原因に気付けることも。新しい1年を、すっきりと整理整頓されたデスクでスタートすることで、自然と業務効率化が実現していくでしょう。今年の大掃除には、「仕事がはかどるオフィス作り」のポイントを取り入れてみてはいかがでしょうか?

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