あなたの会社は大丈夫?「チャット疲れ」を防ぐためにやるべきこと

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ビジネスシーンでも利用が一般化しているチャットツール。気軽でスピーディなコミュニケーションができるチャットは業務効率化を後押しする一方で、働く人がチャットに追われてストレスを感じる「チャット疲れ」の問題も起きています。また、会社が認めないツールを使うことによるセキュリティ上のリスクも発生。今回は、チャットツールをめぐる問題の解説や、その解決策をお伝えします。

「チャット疲れ」とは?

近年、仕事での活用が急速に進んでいるチャットツール。グループでの会話やメールよりも気軽なやりとりができることから、業務効率化や、テレワーク中のコミュニケーションに活用されています。

総務省の「ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究」(2018)によると、日本でのチャット(インスタントメッセンジャーツール)導入率は23.7%。アンケート調査から、チャットを含むビジネスICTツールの活用が、職場の働きやすさの向上やコミュニケーション活性化につながることがわかっており、今後さらに浸透が進むと見込まれています。

一方で、チャットが原因のストレスである「チャット疲れ」の問題も起きています。伊藤忠テクノソリューションズがチャットツールを公式に導入している企業に対して行った2019年の調査によると、チャットならではの課題を感じている人は4割でした。

導入後の課題として「ツールを使いこなせない」、「情報量が多く必要な情報を見落とす、見つけられない」、「チャットの利用率が上がらない」、「来客時や深夜・休日などの対応できない時に連絡がくる」といった問題が挙げられています。メッセージや関係者の数がメールより増えがちなチャットツールに関しては、社員へのフォロー体制の欠如が、精神的なストレスにつながるリスクもあるのです。

人気のチャットツール

まずは、今ビジネスシーンで多く利用されている人気のチャットツールをご紹介します。

Microsoft Teams

MicrosoftのOffice 365のサービスとして提供されているツール。プランは無料から用意されています。Word、Excel、PowerPointなどの Office 365のサービスに直接アクセスが可能。メンバーで共同編集をすることもできるため、作業がスムーズです。

Chatwork

253,000社で利用されているチャットツール。無料プランから、1ユーザーあたり月額800円(年間契約)までの4つのプランが用意されています。ビデオ通話や音声通話も可能で、タスク管理やグループチャットでの履歴確認もしやすく人気です。

slack

世界150カ国で使われているビジネスチャットツールで、無料から導入できます。プロジェクトやチームごとに、必要なメンバーと情報を集めた「チャンネル」内で会話。チームでの仕事の生産性を上げ、スムーズな意思決定や業務遂行をサポートします。

LINE WORKS

プライベート利用で人気のLINEのビジネス版。日ごろ使い慣れたチャットやスタンプ、カレンダーやアンケート機能を仕事用のアカウントで利用できます。データの安全な保管やプライバシー保護など、セキュリティを守る運用体制も整っています。

chatter

Salesforceが提供するチャットツール。グループでのコミュニケーションのほか、案件の進捗情報の更新、プロジェクト資金の承認なども可能。外出先のパソコンやスマホからもプロジェクトの進捗を確認できるため、業務が効率化します。

チャット疲れのトラブルとそれを防ぐ方法は?

では、チャットツール導入企業で起きている「チャット疲れ」の各問題について、どのように対処していけばよいのでしょうか。具体的なトラブルと解決策をお伝えします。

複数のツールを管理しきれない

取引先やグループによって、複数のチャットツールを使い分けているケースも。電話やメールというコミュニケーション手段に加えて、複数のチャットツールをメッセージが来るたびに確認することが、非効率や働く人の負担を生んでいます。

社内でのやりとり向けに複数のツールを使っている場合は、できるだけツールを減らすことがおすすめです。また、チャットを使うべき場合と、チャット以外で連絡を取るケースを分けるのも有効。

複数人に対して周知、または連絡を取り合う必要がある場合はチャットを使い、記録として残しておかなければならない重要な決定事項はメールで連絡するなど、明確なルールを設けましょう。

情報量が多く混乱する

チャットで複数のグループに入っていると、自分にとって重要ではないメッセージも頻繁に届くことがあります。どれが自分が本当にチェックするべきものなのか判断することがストレスになり、重要なメッセージを見逃してしまうことも。

チャットのグループを作成する際は、やみくもにメンバーを増やすのではなく、プロジェクトに本当に必要な人だけを招待するようにルール化しましょう。また、読んでほしい相手を選べる「メンション機能」を活用するのもおすすめです。宛先を本当に伝えるべき人に絞ることで、やりとりのスピードも速くなります。

プライベートも仕事に追われる感覚

外出中や会社からの退社後も、会社用のスマートフォンを持ち運ぶ人も増えています。グループが多様化して参加するグループの数も増えると、自分が休暇を取っている日や夜間にメッセージが届くケースもありえます。プライベートの時間にもメッセージが届くと、確認や返事をしなければというプレッシャーから、常に仕事に追われているようなストレスを感じるリスクも。

会社として、業務時間外に届いたメッセージは確認や返事をしないというルールを作り、社員がチャットに追われるストレスを回避しましょう。個人としては、おやすみモードを活用して業務時間外は通知をしないように設定するなどの工夫が必要です。

シャドーITのリスクも

会社が許可していないチャットツールを社員が使うことで、セキュリティの問題が発生する「シャドーIT」のリスクも。取引先に指定されたから、自分が使いやすいからといった理由で、会社に知らせずに勝手にアプリをインストールして使ってしまうケースが発生しています。セキュリティが確保されていないツールである、また会社非公認のため万が一の際の補償がないなどの理由から、情報漏洩やウィルス感染の被害が発生する可能性が上がります。

まずは、セキュリティリスクに関する教育を徹底し、会社が認めないツールの使用を禁止します。使いたいツールが使えないという社員の不満を防ぐための対策も必須です。会社が認めないツールの使用を取引先に依頼された、また現場で必要なツールがあるという場合は、会社に使用の許諾を申請できる仕組みを整えて、周知しましょう。

チャットのトラブル防止には線引きが大切

グループでの業務をスムーズに、またコミュニケーションを活性化することで生産性を上げるチャットツール。その特性を理解して、発生しうるトラブルを想定した対策を行いながら活用することで、社員の働きやすさが向上します。ポイントは、使用デバイスを制限する、使い道を決めるなど、社内ルールで線引きをしっかり行うこと。ストレスの根源にならないように注意して、チャットツールをうまく活用しましょう。

参考・出典

【保存版】使えるビジネスチャットはどれ!?78サービス完全比較!│働き方改革ラボ
調査研究報告書(平成30年版情報通信白書に掲載している調査) │総務省
ICTによるインクルージョンの実現に関する調査研究│総務省
大手企業のビジネスチャットツールの利用状況調査を実施|伊藤忠テクノソリューションズ
Microsoft Teams – グループ チャット ソフトウェア │Microsoft
Chatwork│Chatwork株式会社
その仕事、Slack で。 | Slack
働くチームにLINE WORKS│LINE WORKS
クラウド型社内情報共有SNS – Chatter(チャター) | セールスフォース・ドットコム

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