人気ビジネスチャット5選!ビジネスチャットの導入方法と「チャット疲れ」防止方法もご紹介!

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人気ビジネスチャット5選!ビジネスチャットの導入方法と「チャット疲れ」防止方法もご紹介!

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ビジネスシーンでも利用が一般化しているチャットツール。特に企業間での働き方改革の推進の動きと新型コロナウィルスの大流行によるテレワークの広がりによって、ビジネスチャットツールは業務での定番ツールとなりました。

しかし気軽でスピーディなコミュニケーションができるビジネスチャットは業務効率化を後押しする一方で、働く人がチャットに追われてストレスを感じる「チャット疲れ」の問題も起きています。

ビジネスチャットツールは種類が多く、部署やプロジェクトによっては使い勝手のよいシステムも異なることもあり、会社が認めないツールを使うことによるセキュリティ上のリスクが発生するケースも。

そこで今回は、人気のビジネスチャットの導入方法と、ビジネスチャットを用いたコミュニケーションを成功させるコツ、そして便利になる反面、度々話題になる「チャット疲れ」を防ぐ方法をご紹介します。

※2020年3月公開の記事を更新しました

ビジネスチャットとは?導入のメリットとポイントまとめ

近年ビジネスチャットツールを導入する企業が増えてきていますが、そもそもビジネスチャットとは何なのでしょうか?

ビジネスチャットの概要と導入のメリットをご紹介します。

ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは業務での利用を目的に開発されたコミュニケーションツールのことです。コミュニケーションの範囲はお互いに同一のビジネスチャットを導入していれば、社内外問わずやりとりに利用することができます。

LINEなどの個人向けチャットツールとは異なり、以下のようなビジネス利用に適した機能が搭載されていることが特徴です。

  1. ビジネス利用に便利な機能が充実
  2. 個人チャットよりもセキュリティレベルが高い
  3. プロジェクトごとにグループ作成が可能
  4. タスク管理機能
  5. 管理者によるアカウント管理が可能

チャットだけの機能で見ると個人チャットと似ている部分もありますが、業務効率やビジネスコミュニケーションを円滑に行う機能やセキュティの観点からすると、ビジネスチャットの方が機能が充実しています。

ビジネスチャットツールのメリットとは

次にビジネスチャットツールを導入することで得られるメリットや期待できる効果を5つご紹介します。

コミュニケーションの効率化が図れる

チャットツールはメールよりも手軽にメッセージの送受信可能なため、用件を端的にスピーディに伝えることができます。またスマホやタブレットでも操作可能なため、出張中や外出中のメンバーにも簡単に連絡を取ることが可能です。

プロジェクトの進行がスムーズになる

チャットツールにはファイル添付や外部ツールとの連携機能が備わっているため、資料やデータを用いた即時性の高い情報伝達とプロジェクトの管理が可能です。

セキュリティ・情報漏えい防止が期待できる

ほとんどのビジネスチャットツールは個人チャットよりも高いセキュリティ基準を採用されており、グローバル基準の個人情報保護規則に則って設計されています。

またグループチャットを使用する際には、管理者によってメンバー管理が可能な製品も多く、不特定多数の人が紛れ込む心配はありません。

多様な働き方ができる

ビジネスチャットは手軽にやり取りができる上に、添付ファイルの送受信も簡単です。そのため遠方でのテレワーク勤務者とも円滑なコミュニケーションを図ることが可能です。またPCはもちろんスマホやタブレットなど様々なデバイスで同時通信可能なため、働くスタイルを問わずに多様な働き方を推進するツールといえます。

人気のビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットは利便性が高く、特に働き方改革推進の動きの高まりと新型コロナウィルスの流行によって導入企業が飛躍的に増加。ビジネスチャットツールの需要の高まりと共に、その種類も増えてきており、その特徴は千差万別です。

そこでここでは特に人気の高いビジネスチャットツールを5つご紹介いたします。

Slack

世界150カ国以上で使われているビジネスチャットツールで、無料から導入できます。プロジェクトやチームごとに、必要なメンバーと情報を集めた「チャンネル」内で会話。チームでの仕事の生産性を上げ、スムーズな意思決定や業務遂行をサポートします。

Microsoft Teams

MicrosoftのOffice 365のサービスとして提供されているツール。プランは無料から用意されています。Word、Excel、PowerPointなどの Office 365のサービスに直接アクセスが可能。メンバーで共同編集をすることもできるため、作業がスムーズです。


ChatWork

328,000社(2021年9月現在)で利用されているチャットツール。無料プランから、1ユーザーあたり月額800円(年間契約)までの3つのプランが用意されています。ビデオ通話や音声通話も可能で、タスク管理やグループチャットでの履歴確認もしやすく人気です。

LINE WORKS

プライベート利用で人気のLINEのビジネス版。日ごろ使い慣れたチャットやスタンプ、カレンダーやアンケート機能を仕事用のアカウントで利用できます。データの安全な保管やプライバシー保護など、セキュリティを守る運用体制も整っています。

chatter

Salesforceが提供するチャットツール。グループでのコミュニケーションのほか、案件の進捗情報の更新、プロジェクト資金の承認なども可能。外出先のパソコンやスマホからもプロジェクトの進捗を確認できるため、業務の効率化が可能です。

ビジネスでチャットコミュニケーションを成功させるコツ

ここまでチャットツールの利便性と人気のチャットツールをご紹介した。ここからはチャットツールでのコミュニケーションを成功させるための具体的な方法をご紹介します。

定型的な言い回しは省く

チャットはスピード感が大切です。メールの始まりに使うような「お疲れ様です」といった定型的な表現は省いてかまいません。始まりから、すぐに本題に入りましょう。

質問にはYES/NOではっきり答える

チャットでは、相手からの質問にはYes/Noではっきりと答えることが重要です。相手に気を使って答えをあいまいにするのはやめましょう。また、相手が求めている以上の答えを返す必要もありません。ひとつの受け答えが完結した時点で、次の質問や議題に入ります。

まわりくどい表現は避ける

文書やメールなどの顔が見えない文字だけのコミュニケーションでは、相手を気遣ってまわりくどい表現をしがちですが、チャットではストレートな表現を心がけましょう。言いにくいことを婉曲的に表現することは、スムーズなコミュニケーションをストップさせてしまいます。

相手への気遣いは絵文字で表現

文字だけのコミュニケーションでは、伝えたいことをはっきりと言い切ると冷たく感じられることもあります。チャットでは、相手への感謝や謝罪の気持ちは絵文字やスタンプを使って表現しましょう。絵文字を使えば、言葉で言い回しを考える時間も省けます。

チャットで伝わらない場合は電話で切り替え

チャットは使う場所を選ばずスピーディで便利ですが、内容によっては、文字だけで伝えることが難しい場合もあります。チャットで意思疎通がうまくいかない場合は、すぐに電話での連絡に切り替えましょう。チャットで繰り返しコミュニケーションを試みることが、かえって時間のロスになることもあります。最近ではビジネスチャットに通話機能が搭載され、チャットをしつつ通話も可能になりました。

対応時間のルールを決める

チャットはいつでも気軽に利用できますが、相手の都合に関わらず配信できてしまうため、常に返信が必要という意識を持ってしまうユーザーにはストレスの原因になってしまうことも。あらかじめ決めた会議の時間以外は使用しない、他の業務にあたっている時間や勤務時間外はチャットツールを開かない、といったルールを決めて、ユーザーに負担をかけない運用をしましょう。

チャット疲れの原因と防ぐ方法は?

では、チャットツール導入企業で起きている「チャット疲れ」の各問題について、どのように対処していけばよいのでしょうか。具体的なトラブルと解決策をお伝えします。

複数のツールを管理しきれない

取引先やグループによって、複数のチャットツールを使い分けているケースも。電話やメールというコミュニケーション手段に加えて、複数のチャットツールをメッセージが来るたびに確認することが、非効率や働く人の負担を生んでいます。

社内でのやりとり向けに複数のツールを使っている場合は、できるだけツールを減らすことがおすすめです。また、チャットを使うべき場合と、チャット以外で連絡を取るケースを分けるのも有効。

複数人に対して周知、または連絡を取り合う必要がある場合はチャットを使い、記録として残しておかなければならない重要な決定事項はメールで連絡するなど、明確なルールを設けましょう。

情報量が多く混乱する

チャットで複数のグループに入っていると、自分にとって重要ではないメッセージも頻繁に届くことがあります。どれが本当にチェックするべきメッセージなのか判断することがストレスになり、重要なメッセージを見逃してしまうことも。

チャットのグループを作成する際は、やみくもにメンバーを増やすのではなく、プロジェクトに本当に必要な人だけを招待するようにルール化しましょう。また、読んでほしい相手を選べる「メンション機能」を活用するのもおすすめです。宛先を本当に伝えるべき人に絞ることで、やりとりのスピードも速くなります。

プライベートも仕事に追われる感覚

外出中や会社からの退社後も、会社用のスマートフォンを持ち歩くも増えています。グループが多様化して参加するグループの数も増えると、自分が休暇を取っている日や夜間にメッセージが届くケースもありえます。プライベートの時間にもメッセージが届くと、確認や返事をしなければというプレッシャーから、常に仕事に追われているようなストレスを感じるリスクも。

会社として、業務時間外に届いたメッセージは確認や返事をしないというルールを作り、社員がチャットに追われるストレスを回避しましょう。個人としては、おやすみモードを活用して業務時間外は通知をしないように設定するなどの工夫が必要です。

シャドーITのリスクも

会社が許可していないチャットツールを社員が使うことで、セキュリティの問題が発生する「シャドーIT」のリスクも。取引先に指定されたから、自分が使いやすいからといった理由で、会社に知らせずに勝手にアプリをインストールして使ってしまうケースが発生しています。セキュリティが確保されていないツールである、また会社非公認のため万が一の際の補償がないなどの理由から、情報漏洩やウィルス感染の被害が発生する可能性が上がります。

まずは、セキュリティリスクに関する教育を徹底し、会社が認めないツールの使用を禁止します。使いたいツールが使えないという社員の不満を防ぐための対策も必須です。会社が認めないツールの使用を取引先に依頼された、また現場で必要なツールがあるという場合は、会社に使用の許諾を申請できる仕組みを整えて、周知しましょう。

チャットのトラブル防止には線引が大切

​​グループでの業務をスムーズに、またコミュニケーションを活性化することで生産性を上げる事ができるチャットツール。その特性を理解して、発生しうるトラブルを想定した対策を行いながら活用することで、社員の働きやすさが向上します。

ポイントは、使用デバイスを制限する、使い道を決めるなど、社内ルールで線引きをしっかり行うこと。ストレスの根源にならないように注意して、チャットツールをうまく活用しましょう。

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参考・出典

この記事を書いた人

リコージャパン株式会社
リコージャパンは、SDGsを経営の中心に据え、事業活動を通じた社会課題解決を目指しています。
新しい生活様式や働き方に対応したデジタルサービスを提供することで、お客様の経営課題の解決や企業価値の向上に貢献。
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