導入はもう常識?!ビジネスチャットツール導入のポイントは?

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業務効率化に力を発揮!話題のビジネスチャットツール

ビジネスにおける成功は、多くの場合、チームワークの力が最大化されてこそ確保されます。複数の人々が関わる活動である以上、コミュニケーションが重要になることはいうまでもありません。新人時代に社会人の基礎として、報告・連絡・相談などを徹底的に教え込まれた方も多いのではないでしょうか?コミュニケーションが適切に取られているか否かが、そこから生み出される成果に大きな影響を与えているのです

そうした中、膨大なリアルタイムのデータ処理、多岐にわたる業務内容など複雑化が進行する一方で、対応においてはさらなるスピード感が求められるといった近年の急速な変化を受け、新たなコミュニケーション手段へのニーズが増加、従来の電話や電子メールによるやりとりに加え、ビジネスチャットツールを活用したコミュニケーションに注目が集まっています。

すでに利用が常識となっている業界もあり、導入済み、利用経験済みという方も少なくないことと思いますが、次々に多くのサービスが誕生していますので、よりあなたの企業・団体・チームに適したツールも存在するかもしれません。そこで今回は、ビジネスチャットツール導入のポイントをまとめてみました。

そもそもビジネスチャットツールとは?導入意義とポイントのまとめ

比較を始める前に、「ビジネスチャットツール」とは何かを確認しておきます。このツールは、ビジネス向けの機能を強化させたチャット(会話)のためのツールで、メンバーとして登録された人同士がやりとりを行うことができるものです。

スマートフォンを中心とするモバイル端末と高速インターネット環境の普及から、個人向けに利用が広がったSNSやチャットサービスの仕組みを応用し、ビジネス利用に耐えうるセキュリティ性や機能を備えて提供されるようになりました。

多くが簡単な導入設定により、アクセスを許可されたメンバーが参加グループ内で情報共有を行ったり、日常の業務における通達事項や連絡確認、簡単なディスカッションなど意見を交わしたりすることができるようになっています。電話よりも気軽で豊富な情報量を簡単に伝えやすく、やりとりの記録がいつでも再確認可能な状態で残るといったメリットもあります。

かつては電子メールも多用されましたが、メールの場合、即時性があまりありません。複数人に連絡確認や相談を行いたい際に、送信と返信の個々におけるとりまとめで面倒さを感じたりといった経験をもつ方も多いでしょう。加えてメールには、誤送信やスパムメールのリスクもあります。

チャットツールはこうした難点を解消し、円滑なコミュニケーションをサポートすることで、ビジネスを強力にバックアップしてくれるものとなってきました。中には個人向けで普及した「LINE」をはじめとする一般ツールを業務にそのまま使用しているケースも見受けられます。しかし個人向けのチャットツールとビジネスチャットツールは、決定的に異なるものとして考えるべきです。

その最大の理由は、情報漏洩などのセキュリティリスク対応にあります。一般ツールでは、利用用途が社内など適切な範囲内に限定されないため、ビジネスシーンにおける秘匿性の高い情報が外部へと漏れやすくなってしまいます。参加メンバーが多くなるほど、適正な管理もますます不可能となるでしょう。

ビジネスチャットツールでは、個人向けチャットツールの気軽さや使いやすさを活かしながら、管理者機能やセキュリティ機能、ビジネス向けの便利機能が整備されています。グループチャットへの対応やファイル共有、マルチデバイスへの対応、画面操作のしやすさなど、それぞれに特色がありますから、自社の業務に適した使いやすいもの、信頼できるものを選びたいですね。

まとめ

チャットツールはどんどんと新しいサービスが増えています。それぞれに特色があり、用途やシーン、業種業態、規模などで最適なものは異なってくるでしょう。無料で試せるものも多いので、いくつかピックアップし、実際に使って比較検討してみることをおすすめします。

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