ビジネスチャットは難しくない！ストレスなく活用するコツ

働き方改革に先進的な企業は続々と導入しているビジネスチャットですが、使い慣れない人にとっては、難しさを感じるツールでもあります。スピード重視で、思いやりに欠けた表現をしてしまうことや、絵文字を使ったカジュアルなやりとりに、ちょっとした不安を感じる人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、チャットでのコミュニケーションをスムーズに進めるコツをお伝えします。

チャットツール導入にはこんなメリットがある

ビジネスチャットは、主にメールや会議の代替や、取引先とのコミュニケーション手段としても活用されています。オフィスにチャットツールを導入することには、次のようなメリットがあります。

・グループでの情報共有ができる

・会議の代わりに使えて会議時間を削減できる

・在宅勤務者やリモートワーカーとのコミュニケーションが可能

・スピード感のある情報交換ができる

1対1のコミュニケーションだけでなく、グループでのすばやい情報共有ができるほか、会議の代わりとしてチャットを使うことで会議室のセッティングの手間や会議時間の削減も可能です。また、在宅勤務やリモートワークを行う同僚とも、面会をしなくてもスムーズにコミュニケーションをとることができるというメリットがあります。

チャットでのコミュニケーションのコツ

それでは具体的に、チャットでのコミュニケーションをスムーズに進めるためのコツをお伝えします。

定型的な言い回しは省く

チャットはスピード感が大切です。メールの始まりに使うような「お疲れ様です」といった定型的な表現は省いてかまいません。始まりから、すぐに本題に入りましょう。

質問にはYes/Noではっきり答える

チャットでは、相手からの質問にはYes/Noではっきりと答えることが重要です。相手に気を使って答えをあいまいにするのはやめましょう。また、相手が求めている以上の答えを返す必要もありません。ひとつの受け答えが完結した時点で、次の質問や議題に入ります。

まわりくどい表現は避ける

文書やメールなどの顔が見えない文字だけのコミュニケーションでは、相手を気遣ってまわりくどい表現をしがちですが、チャットではストレートな表現を心がけましょう。言いにくいことを婉曲的に表現することは、スムーズなコミュニケーションをストップさせてしまいます。

相手への気遣いは絵文字で表現

文字だけのコミュニケーションでは、伝えたいことをはっきりと言い切ると冷たく感じられることもあります。チャットでは、相手への感謝や謝罪の気持ちは絵文字やスタンプを使って表現しましょう。絵文字を使えば、言葉で言い回しを考える時間も省けます。

チャットで伝わらない場合は電話に切り替え

チャットは使う場所を選ばずスピーディで便利ですが、内容によっては、文字だけで伝えることが難しい場合もあります。チャットで意思疎通がうまくいかない場合は、すぐに電話での連絡に切り替えましょう。チャットで繰り返しコミュニケーションを試みることが、かえって時間のロスになることもあります。

対応時間のルールを決める

チャットはいつでも気軽に利用できますが、相手の都合に関わらず配信できてしまうため、常に返信が必要という意識を持つとユーザーのストレスを生みます。あらかじめ決めた会議の時間以外は使用しない、他の業務にあたっている時間や勤務時間外はチャットツールを開かない、といったルールを決めて、ユーザーに負担をかけない運用をしましょう。

コツを押さえて楽しくチャットを活用しよう！

チャットに慣れるまでの間は、スピード感やライトなやりとりに戸惑いを感じるかもしれませんが、チャットには独自のテクニックや相手への気遣いの方法があります。オフィス勤務ではないワークスタイルの人とのコミュニケーションを円滑にしたり、リモートでの会議を可能にしたりと、多様な働き方を実現するのがチャットツール。うまく活用すれば、業務効率化にもつながります。コツを押さえて、スムーズでストレスのないコミュニケーションを実現しましょう。