BYOD×IP電話でスマホの2台持ちを解消

2021年03月11日 07:00

この記事に書いてあること

自宅などオフィス以外で仕事をするテレワーク中も、電話によるコミュニケーションは欠かせません。これまでは会社から社員それぞれに１台社用携帯を付与する方法が一般的でしたが、テレワークが浸透する中、IP電話の番号を付与して私用携帯を仕事に活用する方法を取り入れる企業も増えています。そこで今回はBYODの概要、さらにBYODに利用される050IP電話の仕組みやメリット・注意点、そして費用についても解説します。

BYODとは？

テレワークの普及やICT教育の推進によって、ビジネスシーンや学校でも耳にする機会が増えたBYODという言葉。まずは、BYODの概要について解説します。

BYODとは会社が認める私的端末利用

BYODとは「Bring Your Own Device」の略で、従業員が所有するプライベート用の携帯電話やノートパソコンなどの端末を仕事に使うことを指します。テレワーク中に私物端末を会社の許可なく業務に使う「シャドーIT」とは異なり、会社が対象となる業務範囲を定め、正式に私物端末の使用を許可するのがBYODです。

BYODのメリット

BYODの主なメリットは、テレワークの初期コスト削減です。社用携帯や業務用のノートパソコンを一人につき1台付与する必要がないため、機器にかかる費用が抑えられます。新たな社用端末の設定や付与の手間もかからないため、スムーズにテレワークを始めることが可能です。許可なく私物を仕事に使うシャドーITによる、情報漏洩のリスクを防げるというメリットもあります。

また、個人が日ごろから使い慣れたデバイスを使うことで、スムーズに仕事ができます。新しい端末の使い方を覚える必要がなく、会社側もレクチャーやサポートをする負担が減ります。コミュニケーションツールの操作や事務作業が簡単に進められるため、テレワークの効率が向上。私物のモバイル端末の使用を認めれば、在宅に限らず社員がそれぞれ働きやすい場所や出先で仕事が可能になるため、移動時間の削減や生産性アップにもつながります。

BYODの注意点は？

では反対に、BYODの導入にデメリットや注意すべき点はあるのでしょうか。BYODのデメリットとして挙げられるのは、従業員のオン・オフの切り替えを妨げるという懸念です。プライベートでも使っている端末で業務をするため、私的な時間にも作業をしてしまったり、仕事が気になってしまったりといったストレスを招く可能性もあります。

また、情報セキュリティ対策も必要です。私的な目的でインストールしたアプリや閲覧したサイトからウイルスに感染したり、不正アクセスによる情報漏洩を招いたりする危険性もあります。プライベートでの持ち出し中の紛失による、情報漏洩のリスクもありえます。社員の私物を業務に使う場合は、MDM（モバイル端末管理システム）や不正アクセス検知システムの導入など、情報セキュリティ対策を必ず行いましょう。

学校でも進むBYOD教育

高校や大学などの学校現場でも、生徒個人の私物スマートフォンを教育利用するBYODが進んでいます。文部科学省はICT教育の一環として、児童生徒に1台ずつ端末を付与する環境を整える「GIGAスクール構想」の実現を推進。ただ教育現場では、1人1台の端末導入のコストや、大量の端末利用に耐えられるネットワーク環境などの課題が浮き彫りになっています。

そんな中、学生の間で所持率が高まる私物スマートフォンを、学校のICT教育で活用するBYODの動きが普及。教育出版の旺文社が2019年12月～2020年1月に全国の高等学校に対して行ったICT活用状況に関する調査によると、ICT機器として生徒のスマートフォン、PCなどの私物端末を使っていると答えた高校は全体の23.5％。前年の調査から4.2ポイント増えるなど年々増加しており、BYODを導入する動きが広がっていることがわかっています。

テレワーク時代にBYODが進む理由

感染症などのリスク対策として、また働き方改革の一環としてテレワークを取り入れる企業も増える中、さまざまな理由でテレワークを実施できていない企業もあります。パーソル総合研究所が2020年3月、4月に行った「新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」では、正社員のテレワーク実施率は4月に全国平均で27.9％に上った一方で、70.3％の人がテレワークを実施していないという結果が出ました。

なおこの調査では、テレワークを行えない理由として、「テレワークを行える業務ではない」や「テレワーク制度が整備されていない」、また「テレワークのためのICT環境が整備されていない」という理由も多く挙げられています。在宅で行える業務であっても、会社が端末を用意できない、自宅のネットワーク環境が整っていないなどの理由でテレワークが行えないという状況が起きています。

社員が私物として使っているPCやセルラー通信に対応するスマートフォンやタブレットを活用することで、端末やネットワーク環境の未整備というテレワークを妨げる課題が解決できます。テレワークの必要性が高まる中で、コスト削減や使い慣れた端末を使うことによる効率化を進めるために、BYODが採用されているのです。

050IP電話とは

テレワーク中に、私物の携帯電話をBYODで使う際に便利なのが050IP電話です。050から始まるこの電話の仕組みや、メリットについて解説します。

050IP電話の仕組み

050IP電話とは、インターネット回線を使って通話ができるサービスです。050から始まる番号で知られています。固定電話やパソコンのほか、スマートフォンのアプリなどで利用が可能です。携帯電話に付与されている電話番号とは別の番号を使って、同じ端末で電話をすることができます。IP電話モードに切り替える、またはアプリを通じて050の番号から発信・着信します。仕事で使った分と私的利用分の通話料を明確に分けられ、業務の通話料は会社に請求されます。

IP電話のメリット

BYODとIP電話を活用して私物の携帯電話で業務上の電話をすれば、会社が個人に社用端末を付与する必要がありません。初期費用や通話料をおさえたIP電話サービスが多いため、社員が使う通話にかかる費用を削減できるというメリットがあります。

使用する従業員にとっては、社用携帯と私物携帯の2台持ちをする煩わしさがなくなります。社用携帯を付与されないままテレワークに移行し、やむを得ず仕事で私用携帯を使っているというケースもあるでしょう。そういった、社員個人に通話料の負担にかかるという事態も防げます。

IP電話の注意点

一方で、IP電話導入を検討する際に知っておきたい注意点もあります。インターネット回線を使った通話は、通常回線の電話より音質が劣ることがあります。またIP電話は、インターネットのデータ通信を利用するのでデータ通信量に制限がある場合は使った分だけ通信量を消費します。そして110番や119番といった緊急電話やフリーダイヤルには使えないこともおさえておきましょう。

050IP電話を使う方法は？

では、050IP電話はどのように導入すれば良いのでしょうか。IP電話には、IP電話機とVoIPアダプターを接続して固定電話として使用する方法と、パソコンやスマートフォンを使って通話する方法があります。テレワーク中に私物の携帯電話で業務の通話をする場合は、スマートフォンにIP電話サービスのアプリをダウンロードして使用するのが一般的です。

IP電話サービスの選び方にもポイントがあります。各種あるIP電話サービスは、対応するOSや料金、機能などもさまざまです。IP電話の初期費用や月額は無料から設定されていて、通話料金は、固定電話や携帯電話、国際電話によっても変わります。通話時間の長さやかける相手など、自社の使い方に合ったものを選びましょう。また、録音機能や通知機能、留守番電話サービス、スケジューラーやメールなどの外部サービスとの連携機能など、使える機能もさまざま。自社にとって必要な機能を備えているかどうかチェックしましょう。スムーズな会話のために必要な通話品質も、サービス選定の重要ポイントです。

IP電話の費用

IP電話導入にかかる費用やランニングコストはどうイメージすれば良いのでしょうか。私物の携帯電話をBYODで活用する場合は、端末費用は発生しません。また、初期費用は無料というサービスも多く、導入費用は抑えられます。月額基本料は、1番号あたり無料から数百円が一般的。通話料は通常回線よりも比較的安く、同じVoIP基盤であれば基本的に050番号間の通話料は無料なため、自社に合ったサービスを選べばランニングコストも下げられます。固定電話や携帯電話、また有料の050番号など、かける相手によって通話料が異なるため各社の情報をチェックしましょう。