【チェックリスト】このまま4月を迎えて大丈夫?時間外労働上限規制の前にできること

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2020年4月、働き方改革法の時間外労働上限規制が中小企業向けに適用されるまであとわずか。これまで定められていなかった労働時間に関する罰則付きの規制が、いよいよスタートします。法律改正に向けて、準備はできていますか?法律の順守、そして仕事の生産性を上げて労働時間を削減するために中小企業が今すぐしなければならないことを、チェックリスト形式でご紹介します。

まずはおさらい!2020年4月から何が変わる?

2019年4月に施行された働き方改革関連法。時間外労働時間の上限規制をメインとした、働き方を変えるための規制を盛り込んだ法律が整備されました。ただ、労働時間に関するルールは、中小企業に対しては1年間の猶予期間が設けられていました。

2020年4月からは、時間外労働の上限規制が中小企業に対しても適用されます。今後は中小企業に対しても、臨時的な事情がない限り、月45時間・年360時間を超えた残業が禁止されます。

時間外労働上限規制について詳しくはこちら
法改正で何が変わった?5分でわかる残業時間上限規制│働き方改革ラボ

また、建設業、自動車運転、医師など、5年間時間外労働の上限規制が免除される職種もあります。対象から除外される事業の内容や2024年4月以降の取り扱いなど、詳しくは厚生労働省による解説をご確認ください。

労働時間上限規制の前にやるべきことチェックリスト

では次からテーマ別に、法改正に向けて中小企業がやらなければならないことをリストでご紹介していきます。

労働時間の削減のために進めるべきことは、大きく分けると以下の3つ。

「働き方への意識改革」
「仕事の生産性を上げる取り組み」
「労働時間を減らす仕組み作り」

その中で、具体的にやるべきことをお伝えします。あなたの会社はどれくらいできていますか?確認しながら見ていきましょう。

残業ありきの働き方を見直す意識改革

1.トップからのメッセージ発信
2.法律の内容と労働時間削減の目的を周知
3.残業ありきのマネジメントを見直す
4.残業を強いる空気の是正

まずは、トップから明確に、生産性向上や労働時間削減の方針をメッセージとして発信しましょう。ベテラン層の社員を中心に、過去の成功体験や古い慣習から残業をよしとする価値観が体に染みついているケースもあります。経営者が、長時間労働ありきの働き方を評価しないことと、働き方改革を進める意思を社員に伝えて、労働時間に対する全社の意識を変えることが大切です。

また、労働時間を削減すべき理由と目的を社員に周知することも欠かせません。罰則付きの法律が定められていること、そして残業を減らすことが、社員のワークライフバランス実現や、会社の将来的な生産性向上につながることを丁寧に説明しましょう。理由もわからずただ「残業を減らせ」と言われるだけでは、労働時間削減の必要性に納得できず、行動につながりません。

残業時間を見越して部下に仕事をさせるマネジメントの見直し、そして上司が帰らなければ退社できないなどの残業を強いる空気の是正も必要です。実態がつかみづらい場合は、社員アンケートを行って状況を確認して、課題のある部署から改善していきましょう。

生産性を上げるための取り組みを進める

5.労働時間の正確な把握と改善
6.ムダな会議や報告書の洗い出し
7.コア業務とノンコア業務の切り分け
8.生産性を上げて働くためのマネジメント研修
9.業務の偏りがある部署へメンバーを異動
10.人事評価制度の見直し

意識改革の徹底を進めながら、実際に労働時間を減らすために、生産性向上を実現する具体的な施策もを進めましょう。作業量を減らしたり、業務フローを改善したりといった取り組みをすることなく、ただ「労働時間を減らせ」という指示を出すのみでは効果は上がらず、また管理者層や部下層にストレスを与えます。

具体的な施策を進めるために、まずは労働時間を正しく把握することが必須です。労働時間の偏り、残業ありきの働き方が定着している部署・管理者をチェックして、必要な対策を検討しましょう。

ただし、残業時間を減らすことに注力することで残業の申請がしにくくなり、「サービス残業」を発生させては逆効果です。業務上残業が必要な場合は必ず事前に残業申請を行ってから、等のルールを徹底させましょう。

次に、社内業務の中からムダな仕事を洗い出し、実はなくしても問題がない作業は削減します。会社の業績に左右する重要なコア業務と、それ以外のノンコア業務の切り分けを行うことはも、アウトソースの判断に役立ちます。

マネジメント層への研修や、適正な人員配置、時間ではなく成果で評価する制度へと移行するなど、人事面の施策も進めましょう。

労働時間が減る仕組みを整備する

11.勤怠システムの整備
12.ノー残業デーなど強制退社の仕組みを作る
13.ICTツールの導入
14.テレビ会議・WEB会議の導入
15.アウトソーシングの導入
16.働きやすいオフィス環境の整備

労働時間を減らすために、社員の業務を効率化する仕組みを作りましょう。出退勤の時間を正確に管理していない会社は、社員の労働時間を正しく把握するための勤怠システムの整備は必須です。テレワークや直行直帰を行う際の会社を経由しない出退勤も、システムを導入すれば管理が可能です。

定時に社員を必ず退社させるノー残業デーや、事前に残業申請をしていないパソコンや通信を強制的にストップするなど、物理的に労働時間を制限する仕組みも残業削減に有効です。また、チャットツールやクラウドサービスなどのICTツールは、スムーズなコミュニケーションやテレワークを可能にします。別の拠点やテレワーク中の相手ともミーティングができる、テレビ会議・WEB会議ができる環境も整備しましょう。また、本当に重要なコア業務に集中して生産性を上げるためには、アウトソーシングの積極的な活用も必要です。

オフィス環境を見直すことも、働き方改革を進める第一歩。散らかったデスクや、ムダな物が多いオフィスは、仕事の効率を下げます。オフィスの整理を進めるほか、個人所有の物を減らしてスマートに働けるフリーアドレスや、業務内容に応じて働く場所を選べるABW (アクティビティ・ベースド・ワーキング)といった新しいオフィススタイルを採用することも、働き方改革を大きく前進させます。

法改正への対応が生産性向上につながる

具体的な準備をせずに、ただ「4月から労働時間を減らす」と決めるだけでは、削減の成果が上がらないばかりか、現場の不満も生みます。対策なしに強制的に仕事の時間を縮めると、業務の質低下や、顧客対応のトラブルにもつながりかねません。

労働時間削減のための制度の整備や教育には、一時的に担当者の作業時間やコストがかかるかもしれません。ただ、ワークスタイルの改革が実現して働きやすい職場になれば、社員が定着し、また人材が集まる会社になり、効率的に利益を生む仕組みを作ることもできるのです。ご紹介したチェックリストのうち実施していない項目が多い会社は、4月までにひとつでも多くの取り組みを実施することをおすすめします。法改正への対応が将来的に会社のメリットへとつながることを意識しながら、積極的に対策を進めましょう!

参考・出典

■法改正で何が変わった?5分でわかる残業時間上限規制 | 働き方改革ラボ
https://workstyle.ricoh.co.jp/article/overtime-work-5minutes.html
■時間外労働の上限規制 | 働き方改革特設サイト | 厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/overtime.html

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