仕事はきっちり、ダラダラ残業とはおさらば!

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仕事が終わるまで・・・を当たり前にしない!

長時間の残業や、当たり前になってしまっている残業は削減すべきもの。残業の削減は社員にとっても企業にとっても、非常に重要なものです。しかし実際には、「定時になんて帰れない」「みな残業しているのだから自分も残って同じ頃になんとか終わればいい」、そうした残業ありきの気持ちで1日を始めてしまってはいませんか?長時間働くことが「当たり前」になっている職場ほど、そうした"慣れ"も生じやすいですね。

初心に返りって「当たり前」と向き合い、高い積極性と集中力を発揮して働くことを、改めて考えてみましょう。その先にある"新しい働き方"は、理想的なワークライフバランスを実現して生産性を向上させる、我々の日々の充実と、会社への大きな貢献をもたらすものになるかもしれません。

あなたの残業の原因は?問題を徹底して洗い出す!

まず、なぜ残業が生じているか考えてみましょう。お客様からの要望の多さや急な案件、人手不足など、残業がやむを得ず発生する原因は、日々の業務で多々あるものです。しかし、どうしても削減できない残業ばかりでなく、自らを追い詰めてしまって起きる残業がよくあるのも事実です。

残業のかたちは大きく分類すると3つあります。

  1. 業務の性格上、ある時期に業務の集中発生があり、季節偏重型の残業
  2. 新規プロジェクトや部署の立ち上げなどで一時的に発生する、限定型の残業
  3. これら以外の恒常的な残業

真っ先に対処すべきは、最後の恒常的な残業でしょう。特に多いのが、例えば上司がまだ仕事をしているから帰れない、なんとなく周りがみんな残っているから帰れない、といった「雰囲気・なんとなく残業」といえるケースです。もしあなたの職場に、長く働いているように見えさえすれば評価されるといった企業風土があれば、業務の評価軸が定まっていないという、より大きな問題を示しています。長時間の恒常的残業は起きるべくして起きるのです。

同様にマネージャーが組織の業務内容や仕事の量を把握していない、業務の優先順位を決めていない、業務の品質管理ができていないといったマネジメント上の課題によっても恒常的な残業が起きます。こうした恒常的な残業の根幹は、1日の作業量と就労時間を照らし合わせた適切なスケジュール管理が行えていないことにあるでしょう。日々やるべき仕事を明確化し、時間を区切って優先順位の高いものから段取りよく片付けていくことができれば、自然と残業は減っていくはずです。

なりゆきまかせから脱し、私の"働き方"を管理・確立しよう!

まず初めに、仕事は残業して終わらせればいいという考えを捨ててることです。定時に仕事を終わらせるにはどうすれば良いかを考えるようにしましょう。自分に任されている業務を明確にし、その中で今日やるべきことを具体的にピックアップして段取りを決めていきます。

日々の始業前に行われるミーティングで、それぞれが今日の業務内容と退社予定時間を発表し、残業の可能性も報告する宣言制度を導入すると、残業時間が減少した企業の例も報告されています。

自分で段取りを決めていく際の主なポイントとしては、大雑把な目標ではなく、細分化した状態で仕事内容とその締め切りを意識すること、重要度に応じた質のメリハリをつけることが挙げられます。その上でかかる時間を見積もり、時間内で終えられるように集中して取り組める体制を整えていきます。

このスケジューリングには、自分がどのくらいの時間でどの程度の水準と量の仕事をこなせるのか、把握しておくことが必要です。はじめはおおよそのイメージからスタートしたので構いませんが、日々仕事を終えたら、それぞれの作業に何時間かかったか、予定とどう違ったかをチェックし、反省することを習慣にし、より正確に自分の1日のキャパシティをつかむようにしてください。

自己把握がきちんと行えれば、どこからが無理な量なのかが分かるようになります。無理なスケジュールになると分かった場合は、誠実に断れる勇気を持つこと、早めに周囲に相談して助けを求めることが大切です。それは仕事ができない人ではなく、むしろ"できる人"、曖昧な理由で残業ばかりしなければならなくなっている人こそ"できない人"なのです。

また調整の相談が行いやすい部署内の雰囲気を保つことも重要ですね。そのためには日頃からコミュニケーションを密に行っておくことが求められます。チームコミュニケーションの改善は、それ自体で業務の効率化にもつながりますから、より残業の削減、短時間の労働で高い生産性を発揮できることにもつながっていくでしょう。

仕事時間の見直しは「働き方改革」の本命

気づけば仕事に追われているばかりで時間がない、今日も明日も残業といった状態は、ストレスを増すばかりでモチベーションを低下させ、生産性も下げて、社員にも会社にもあらゆる面で悪影響をもたらすものとなります。

残業時間を削減し、気持ちよく働けるようにする、短時間でも高い成果を上げていくといった理想的な働き方を実現するには、管理職の意識改革や企業風土、慣行の改善はもちろんですが、働く社員ひとりひとりの意識と行動、日々の業務における細かな自己管理の徹底も非常に重要です。

まずは漫然と仕事が終わるまで残業している状態がないか反省し、定時までに終わらせる、何としてもやり終えるという気持ちを持ちましょう。部署内で互いに問題点と改善目標を発表し、達成できたか、できなかったならばなぜできなかったか、ともに考えるようにするのもよいですね。現状を当たり前と受けとめるのではなく、働き方に対しより意識的になって、見直しを進めてみてください。

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