テレワークは使い方次第!円滑なコミュニケーションを実現しよう

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テレワークは使い方次第!円滑なコミュニケーションを実現しよう

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「働き方改革」で、テレワークを導入する企業が増加中

長時間労働の削減や、生産性の向上を目的として「働き方改革」に取り組む企業が増えています。それに伴い「テレワーク」を導入する企業も増えつつあります。

さまざまなメリットがあるテレワークですが、社員同士が直接顔を合わせることが少なくなるため、「コミュニケーションが不足するのでは?」と不安に感じることもあるでしょう。

今回は、円滑にテレワークを進める方法について考えていきましょう。

テレワークを導入する理由 生産性の向上が期待

テレワークを導入する最大の理由に、「生産性の向上」が期待できることが挙げられるでしょう。実際に、テレワークを導入することで、さまざまなメリットが得られます。

働く人の視点から見てみると、何と言っても会社に通勤する必要がないことがメリットです。大都市では、すし詰め状態の電車に乗って会社へ向かうケースが多く、オフィスに着いた時点ですっかり疲れ切ってしまう、なんていうこともしばしばです。

しかし自宅で仕事をするのであれば、身じたくを整えた時点で仕事に取りかかることができます。しかも通勤時間が0分であるため、朝の時間にゆとりを持つことができるうえに、夕方以降のプライベートな時間も十分に確保することができます。

時間に余裕を持って仕事をすると、視野が広い状態で仕事に取り組めるため、仕事の能率アップも期待できます。

さらに、会社側の視点から見てみると通勤する社員が減ることから、通勤手当の総支給額を減らすことができます。

そのうえテレワークをしている多くの社員が、ゆとりを持った状態で効率よく仕事をすることができれば、生産性の向上へとつなげることができます。

テレワークの導入に踏み切れない理由は?

さまざまなメリットが感じられるテレワークですが、その一方でテレワークの導入に二の足を踏む企業も見られます。なぜ企業はテレワークの導入に踏み切れないと感じてしまうのでしょうか。

その理由について、3つ取り上げてみます。

1.顔を合わせて仕事をすることは必要と感じる

テレワークの導入に踏み切れない理由としては、「顔を合わせて仕事をすることは必要」と考えていることが挙げられます。

例えば、部署内で効率的に仕事を進めるためには、部署内のメンバー全員が同じ考えを共有しながら仕事を進める必要があります。

そのためには、社員同士のコミュニケーションが有効となります。しかし部署のメンバーが全員テレワークをしていると、顔を合わせて声を掛けることがなくなるため、コミュニケーションが取りにくいと感じてしまいます。

また、上司は部下の働きぶりを直接目で見る機会が減っていきます。そうすると人事評価をしようとしても、適切な評価をすることが難しくなってしまいます。

2.情報漏洩や導入時のコストが心配

また、テレワークの導入においては、情報漏洩を心配する声も聞かれます。企業側は、情報漏洩を防ぐためにセキュリティー度の高い機器を使用する必要があり、導入時の高コストが懸念されます。

また、働く人の立場では情報の管理が厳密な会社内とは異なり、自宅ではどうしても情報管理が甘くなってしまうことも懸念されます。

3.そもそもテレワーク自体が不要

テレワークの導入に踏み切らない3つめの理由は、「そもそもテレワーク自体が不要」と考えているためです。

テレワークを使用する職種は、主に事務職や技術職、営業職となっており、全ての労働者がテレワークを使用するとは限らないのが現状です。

もし、テレワークの利用が可能な職種においてテレワークを利用していなければ、テレワークを活用するメリットにより業務の効率アップが期待できます。

テレワークでは、チャットツールを活用しよう

テレワークを導入しようかどうか悩んでいる、と考えているならば「チャットツール」を活用してみてはいかがでしょうか。

チャットツールは、チャット形式でありながら、業務に特化した構成で作られています。

チャットツールの「グループチャット」機能を活用すると、同じ部署内を1つのグループにできるため、グループ内でコミュニケーションを活発に交わすことができます。

また、テレワークでは情報漏洩が心配ですが、チャットツールは送受信が暗号化されるなどして、高いセキュリティーを有していることからビジネス向けであるといえます。

そのほか、チャットツールのメリットはチャットログを確認しやすいことです。

ビジネスの場においては、特に正確にコミュニケーションを取る必要があります。チャットツールであれば発言内容が残されているため、指示された内容や発言内容をあいまいに覚えていた場合もあらためて確認することができます。

チャットツールの種類によっては、メッセージが通知される時間帯や通知されない時間帯を設定したり、送信メッセージを削除できたりする機能もあります。

チャットツールにはさまざまな種類のものがありますので、企業の状況に応じて、適切なツールを選ぶと良いでしょう。

手軽なチャットツールの使用で、業務効率アップへ

テレワークの導入になかなか踏み切れないと感じていても、チャットツールのメリットを理解すれば、テレワークの導入について前向きに捉えられるのではないでしょうか。

手軽なツールをテレワークに活用しながら、業務の効率アップを図ってみませんか。

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