意外と知らない?会議の種類

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意外と知らない?会議の種類を整理してみました

昨日も会議、今日も会議、明日も明後日も...日々会議に追われている方も多いですが、一口に「会議」といってもさまざまな目的と役割があります。

日本語の「会議」はあいまいで、2人以上の人が仕事のために集まれば「会議」と呼ばれます。しかし、多くの人が仕事が進まない理由こそ、これら「会議」なのです。

なんでもかんでも会議と呼んで、目的がはっきりしない「会議」が何度も開催されていないでしょうか?

今日は目的ごとに会議を6つに整理して、それぞれの有意義度、役割、テクニック、改善策をまとめてみました。

「区切る」会議

有意義度:

呼び方の例:始業式、年始会、決起会、キックオフミーティング、中間報告会、成果報告会、等

解説:事業や業務の初めと終わり、あるいは途中となるタイミングを「区切る」会議です。セレモニー、イベント的な意味合いを強調されることが多いですが、事業の目標や評価を伝えたり、スケジュールを区切って業務を推進するなど、組織運営において重要な意味を持ちます。

テクニック:事業・業務責任者やリーダーが自らの言葉で説明することで、事業の目的を参加者に伝えることができます。参加者が同時に会議に参加していることなど、一体感が重要です。

改善策:対象者が全員参加する形が望ましいのですが、対象者が多数となったり勤務地が分散している場合には、ビデオ会議や動画配信を活用することで一体感を保つことができます。

「発散する」会議

有意義度:

呼び方の例:ブレインストーミング、アイデア出し会、ネタだし、ワイガヤ、等

解説:新たな事業に取り組んだり、事業の課題を解決するために考え方や施策を「発散」させる会議です。適切にモデレーションを行えば、会議以外では実現することができない、非常に価値が高い時間になります。

テクニック:目的を共有した上で、どんなアイデアでも否定せずに、とにかくたくさんのアイデアや意見をを出し合うことがポイントとなります。付箋に書いて張り出す、ホワイトボードや紙にみんなで書き込む、完成品を写真でシェアすることで、記録とモデレートを同時に行うことができます。

改善策:参加者が参集する価値が高い会議ですが、参加者が離れていると開催が困難になります。リアルタイムで参加者の記入が更新されるメモやエディター、インタラクティブホワイトボードなどを活用することで、離れていても開催することが可能になります。

「教える」会議

有意義度:

呼び方の例:トレーニング、勉強会、研修、説明会、等

解説:初めて業務を行う人や、途中から業務に合流する人に対して、業務の概要や知識、スキルなどを伝える会議です。教わる側にとっての重要性が強調されがちですが、実は最も重要なのは、教える側が知識や理解を整理することです。

テクニック:アウトラインエディティング、マインドマップ、マニュアル化、ファイル共有

改善策:同じ内容のトレーニングが2回以上繰り返されると無駄となります。複数回トレーニングが想定される場合には、教えることを整理して、ファイルやテキスト、写真やイラストで共有することで効率化することができます。

「整理する」会議

有意義度:☓☓

呼び方の例:連絡会、協議会、スケジューリング会、等

解説:業務の状況がはっきりしない時に、役割責任、期日を明確化し、事業を推進するための会議です。情報共有を兼ねる場合もあります。もっとも重要なのは、「何をやって、何をやらないか」を明確にすることです。

テクニック:必要な事業状況を共有し、事業の目的と責任の所在を設定しておけば、責任者が判断するだけとなりますので、ほとんど会議を開催する必然性がありません。

改善策:カレンダーやファイルで情報を共有し、決定事項や指示をメールやチャットで伝えることで、会議の時間を削減することができます。

「共有する」会議

有意義度:☓☓☓

呼び方の例:報告会、連絡会、確認会議、営業会議、等

解説:情報を共有、伝達したり、業務進捗を確認することを目的とする会議です。最も開催される頻度が高いですが、殆どの内容がツールや仕組みで代替可能であるため、付加価値の低い会議です。

テクニック:メールやチャット、グループウェアを活用して会議よりよりスピーディーかつ確実に共有することが可能です。

改善策:ツールを活用することで会議をなくすことができれば、業務効率を大きく高めることができます。

「決定する」会議

有意義度:

呼び方の例:経営会議、取締役会議、役員会議、等

解説:意思決定を行い、業務を指示する会議です。区切る会議や整理する会議、共有する会議を兼ねているケースもあります。決定して伝達するプロセス自体は必ずしも会議を必要としません。

テクニック:業務の範囲と目的、役割分担と決定権の所在を明らかにすることで、迅速に決めることができます

改善策:情報共有や決定すべき事項、優先順位の整理はメールやチャット、グループウェアで代替することができるため、会議を開催する必要がありません。

他の会議の種類は?

会議の目的や機能ではなく、参加者の役職やスケジュールを冠した会議もあります。このような会議は「区切る」会議と同様に開催される事が目的となることが多いですが、目的が曖昧であったり複数あるために不効率なものになることもあります。

参加者や組織の名前がついている会議

呼び方の例:取締役会、役員会議、経営者会議、マネージャー会議、リーダー会議、営業会議、職員会議、等

定期的に開催される会議

呼び方の例:定例会議、週例会議、月例会議、例会、朝会、等

会議の目的を明確にして、ツールやサービスで効率的に!

ほとんどのビジネスが人と人のコミュニケーションにもとづいている以上、会議はこれからも大切なものであり続けるでしょう。

しかしきちんと分類して見てみると、「区切る」「発散する」会議以外は必ずしも人が集まる必要はありません。

また、会議の時間自体は直接には利益を生まず、会議で始まる/終わる業務こそがビジネスの利益となるため、会議の時間はできる限り減らすべきです。

ツールやサービスの活用によってより業務の効率性を高め、思い切って無駄な会議をやめてみませんか?

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