会議のあり方を見直そう!質の高い会議の進め方

mail_hatarabo_archives_8.jpg

shutterstock_532073215.jpg

会議のあり方を見直そう!

会議は、開くことや参加することが目的ではありません。結果を出す質の高い会議にするには、まず終わった後にどうなっているべきかを明確にしましょう。これによって参加者の果たすべき責任が明らかとなり、効率よくゴールに向かって進められるようになります。

会議には大きく分けて2種類、「意思決定を行う会議」と「アイデアを拡張する会議」があります。前者は今後の方針を定め、ビジョンを共有して一丸となり、目標達成に向けて進んでいくために行われます。対して後者は、議論を戦わせることでアイデアの質や量を上げ、クリエイティブにイノベーションを起こす機会にすることが目標です。

いずれにしても、事前に会議の目的が具体的に明確化されていること、必要な参加者のみに絞り込まれ、会議後に達しているべき状態を皆が理解していることが基本の前提として重要です。完了時間も区切って、短時間集中型で行われるようにすることが大切なのです。

会議を単なる情報共有やコミュニケーションに費やすことは間違いです。それらは社内チャットツールなどを用いれば、十分済ませられることでしょう。またただ報告を読み上げる、聞くというだけなら会議も不要です。会議前後の時間も含め、個々の作業処理にあたる方が建設的でしょう。

実際に会って顔を突き合わせて議論することで、活発に意見を交わせているして効率的に判断を下せているならば、会議は意義深いものです。しかしながら、その時間も貴重な業務時間、労働時間であることを忘れてはいけません。

会議を意義あるものにするシンプルな方法

どうすれば会議が意義のあるものとなるか、頭を悩ませる方もあるかもしれません。しかし抑えるべきポイントは意外にもシンプルです。

  • アジェンダの明確化と事前共有
  • 簡単な議事内容の事後共有

まずあらかじめ会議の目的とアジェンダを明確にし、関係者ではない当事者としての参加者に周知して活発な参加を促すこと。そして決定事項と実施事項を箇条書きにしたメモを共有すること。たった2つを抑えるだけで、会議の時間はぐっと生産的に変わります。

情報共有ツールなども導入すれば、会議終了と同時に全員が議事メモをデータとして保持している状態にもできますから、開催後の議事録作成の負担も減るでしょう。開始、終了の時間を厳守することが大切です。Googleでは、大きなタイマーをプロジェクターに映しながら進めることで、会議時間の延長を防止して、議題への高い集中力を維持させているといわれています。

会議から始める働き方改革

いかがでしたか。あなたが無駄な会議が多いと感じているなら、きっと職場の同僚らも同じことを思っているでしょう。まずは「なぜ会議をするのか」を明らかにして、会議が本当に必要なのか問うところから始めてみてください。

会議の時間を最小限にして、有意義な会議のみを開けるようになれば、やるべきタスクにより多くの時間を割くことができるようになります。長く成功する企業では、その基礎環境が整っているのです。会議を漫然と開き、消化し続ける会議の日常から脱しましょう。

mail_hatarabo_archives_8.jpg

この記事に関連するタグ

前へ

導入はもう常識?!ビジネスチャットツール導入のポイントは?

次へ

革新的ワークスタイルを生む「WeWork」、注目ベンチャーはなぜ選ぶ