その会議、本当に必要ですか

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会議でスケジュールがいっぱい!

1日の中で仕事に割くことができる時間は決まっています。制限のある時間をいかにうまく使うか、生産性のある活動につなげていくか、それこそが本当の働き方改革であり、意味のある仕事の効率化といえるでしょう。

では日常業務において、多くの時間が費やされているものは何でしょうか。会議や打ち合わせが占める量が多くありませんか?午前中に1つ、午後にはまた別の会議...気づけば会議予定でスケジュールがいっぱいになっている方も多いのではないでしょうか。

会議のひとつひとつは充実しているか、目的は明確になっているか、改めて考えてみてください。成功企業の秘訣は会議にあるともいわれます。今回は"会議"をキーワードに働き方を見直していきましょう。

会議に年間30万時間!?

会議といえば面倒、長くて退屈、そうしたイメージを持たれている方も多いのではないでしょうか。経営者にとっても、会議の長さや手間の大きさは深刻な問題です。いかに会議を効率よく進めるか、内容と意義のある会議にするかはどの組織でも重要な課題なのです。

もちろん意見を交わしたり、次の施策を決める上で会議は必要でしょう。しかし、目的が明確にされず、ただ開催することが会議の目的となってしまっていれば意味はありません。担当者が一方的に発言してその内容を聞き、確認して終わりといった単なる情報共有のための会議もしばしば見られます。

日本の大企業では、会議に費やされる時間が年間30万時間にのぼるとの報告もあります。担当者から説明を聞くだけで誰も意見を出さなかったり、会議に出席しただけで仕事をしたと扱われたり。これでは成果を産まない時間に、多大な時間だけが費やされてていることになります。

不効率な会議にビジネス価値はない!

改めて考えれば、会議そのものは商品やサービスを顧客に提供しません。対価や売上も生みません。コストを削減したり、問題を解決して事業の成長に寄与したりもしません。会議の結果行われる行動や作業こそが、商品やサービスの提供を通じて売上を生むのです。また、会議で決定して構築された新たな仕組みによって、事業価値を創出するのです。

つまり、極論すると会議の開催そのものにビジネス価値はありません。会議の時間は最小限に効率化し、行動の時間に充てる方がずっと生産的であることになります。

無駄になるのは、会議に参加した人の業務時間だけではありません。会議場の設営や資料作成、参加者への連絡調整など事前準備には手間と時間がかかります。開催後は議事録のテープ起こしとチェック、手直しといった作業が必要となることもあるでしょう。参加者のドタキャンによって会議が延期されたり、意思決定が遅れたりすれば、後処理のために業務が増えます。

こうして不効率な会議の価値はさらに低いものとなり、仕事全体の生産性を押し下げるのです。

その会議、招集する前に

不効率な会議は売上を下げてコストを上げる、生産性の低下に直結します。会議を効率的に、価値の高いものにするためにはどうすればよいか?手始めとして会議を招集する前に問いかけて下さい。「その会議、本当に必要ですか?」

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