身近な業務がラクラク! グループウェアの基礎知識と有料版4選と無料版5選

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◆目次
・グループウェアの基礎知識
・グループウェアとは?特徴と使い道
・個人用・企業用として活用できる有料版グループウェア4選
・有料版グループウェア導入のメリットとデメリットについて
・まずはお試し!無料で使える人気のグループウェア5選
・グループウェアの基礎知識のまとめ

グループウェアの基礎知識

昔から、報告、連絡、相談の報連相が大事だとよく言われていますが、この3つを全て迅速に行うのが難しい時もありますよね。

仕事には資料が付き物。電子ファイルになって扱いが楽にはなったものの、ファイルの管理や共有も難題です。

そんなワークスタイルに迅速な報連相システムを付加し、膨大な資料も整理してくれるツールがグループウェアです。

今回は、グループウェアの基礎知識をまとめ、おすすめの有料版ツールと無料版ツールをご紹介します。

グループウェアとは?特徴と使い道

まず、グループウェアとは、どういったものなのでしょうか。グループウェアについて、基本的なことをまとめます。

総務省が提供する「国民のための情報セキュリティサイト」によると、次のように記載されています。

グループウェアとは

組織や企業でLANを活用することで情報の共有を効率的に行うために、複数人での作業を支援するソフトウェアのことを指す。

グループウェアによって可能になることは以下の4つに代表されます。

1. インターネットを使い情報の共有ができる

総務省の解説にもあるように、グループウェアは、組織や企業の中でLANを活用し、インターネットや専用回線を利用したグループを構築します。そのグループのメンバー同士が回線を使ってつながり、ソフトウェアの機能を利用することで、情報の共有がスムーズにできるようになります。

2. 参加者のスケジュール管理やスケジュールの把握ができる

グループウェアの中には、スケジュール管理ができるソフトウェアもあります。メンバーのスケジュールを閲覧し共有することができれば、メンバーのスケジュールを把握することもできます。

3. 重要なファイルをネット上に保管することができる

組織や企業の専用回線であれば、セキュリティが高いので、重要なファイルをグループの回線上に保管することができます。インターネットを利用した回線でも、権限の付与など多くのセキュリティ対策がなされています。また、容量の大きなファイルやグループ間で共有したいファイルもグループの回線上に保管すれば、メンバー全員にファイルを送らなくてもアクセスできるというメリットがあります。

4. 大きな仕事を分担して効率化と生産性を上げることができる

ファイルやスケジュール、ワークフローなど仕事に関する様々なことをグループメンバーで共有すれば、大きな仕事を分担して効率的に進め、生産性を挙げることができます。例えば、1つのファイルに複数のメンバーがアクセスし担当箇所を編集できるので、最後に複数のファイルを合わせて1つのファイルにする手間が省けます。また、1つの提案に対して、複数のメンバーがコメント、編集することで、1つの場所に集まらなくても、内容を詰めていくことができます。

個人用・企業用として活用できる有料版グループウェア4選

それでは、個人用や企業用として活用できる有料版のグループウェア4製品をご紹介します。

なじみがあり使いやすいOffice365の詳細と価格

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公式サイト:Microsoft Office

仕事でOfficeを使用しているという人は多いでしょう。そんな使い慣れたOfficeにチームワークを追加するツールが、Microsoft社が提供するOffice365です。なじみがあるので使いやすいのがメリットです。Office365は、いつでも最新版のアプリを利用できるほか、タブレットやスマートフォンにも対応しています。OneDriveを使えば、共同作業やファイルの共有も可能です。

プランと価格については下記の通りです。(より詳細な情報は公式サイトよりご確認下さい。)

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大企業で導入が増加中の「サイボウズ社kintone」の詳細と価格

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公式サイト:kintone

ANAや日産、資生堂をはじめ、8,000社の企業が導入しているのがサイボウズ社のkintone(キントーン)です。スマホやタブレットにも対応しているのはもちろん、万全のセキュリティで社外からでも安心して利用することができます。進捗やワークフローを共有して管理することで仕事を見える化し、効率をアップします。日本語、中国語、英語の3ヶ国語に対応しているのも特徴です。また、導入前後のサポート体制も充実しているので、安心して使うことができます。

プランと価格については下記の通りです。(より詳細な情報は公式サイトよりご確認下さい。)

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企業導入例が多い「Box」の詳細と価格

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公式サイト:Box

グリーやDeNA、慶應義塾大学など多くの企業が導入しているBox。ダウンロードしなくても、プレビューすることで、120種類以上のファイル形式を表示できます。OfficeやGoogle Appsなどの使い慣れたアプリからファイルにアクセスできるのも特徴です。

プランと価格については下記の通りです。(より詳細な情報は公式サイトよりご確認下さい。)

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簡単操作が人気の「Dropbox」の詳細と価格

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公式サイト:Dropbox

電通やメルカリ、明治大学などが導入しているDropbox。削除したファイルを復元したり、前のバージョンに戻したりも簡単にできます。管理者用のダッシュボードがあるので、管理者もチームやタスクの管理がしやすくなります。セキュリティ性も高く、紛失や盗難にあっでも遠隔操作でデバイスからファイルを削除し情報漏えいを防ぎます。

プランと価格については下記の通りです。(より詳細な情報は公式サイトよりご確認下さい。)

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有料版グループウェア導入のメリットとデメリットについて

有料版グループウェアを導入するメリットとデメリットについても整理して見ましょう。

メリット1. 情報を共有でき作業状況が一目瞭然になる

グループのメンバー同士の情報共有が容易になるので、作業状況が一目瞭然になるという点です。例えば、ファイルを共有すれば、作成者以外に管理者も閲覧し作成状況を把握したり、コメントしたりすることができます。ワークフローをメンバー全員で共有できることから、仕事の進捗状況が見えるとともに、作業がどこで停滞しているのかがよくわかり、書類の提出忘れや承認忘れなどを防止します。

メリット2. 業務連絡が簡単で時間短縮が可能になる

時間短縮が可能になるという点です。メールや電話で各人に行っていた業務連絡をグループウェアの掲示板で行うことで、容易にかつ、メンバーに漏れなく周知徹底することができます。

メリット3. インターネットの環境があればどこでも仕事ができる

メリットの3つめは、場所を選ばず仕事ができるという点です。会社で使っているパソコンにしか資料が保管されていなければ、会社でしか仕事ができませんが、グループウェアならインターネット上のセキュアなストレージに保管してあるので、どこでも資料を閲覧、編集することができます。外出先での急な対応もでき、仕事がスムーズに進められます。

デメリットとして挙げられるのは、「有料版は一度購入してしまうと、他社製品への変更が困難になる」ことです。

購入した有料版グループウェアが一定期間社員に利用されると、機能面に不備があっても他社製品への乗り換えが困難になりがちです。ツールは使い慣れたものを好み、新しいものへの切り替えを良く思わない社員も少なく無いことが主な原因ですが、そのようなメンバーには改めて新しい製品に切り替えることでより良くなることを伝えて行く必要があります。

まずはお試し!無料で使える人気のグループウェア5選

試しに使ってみたいという人におすすめの無料で使えるグループウェア5製品を紹介します。

利用者が最も多い「GoogleDrive」の詳細

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公式サイト:Google Drive

今や誰もが知っているGoogle。そのGoogleが提供しているグループウェアがGoogle Driveです。様々なファイルを保管でき、デバイスを選ばず、どこからでもアクセスすることができます。

無料でも15GBのストレージを利用することができます。それ以上の容量が必要という方は、有料プランに変更すれば、100GB(¥250円/月)、1TB(¥1,300円/月)、10TB(¥13,000円/月)、20TB(¥26,000円/月)、30TB(¥39,000円/月)と必要容量に応じて選択することができます。

有料版・無料版どちらでも使える「OneDrive」の詳細

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公式サイト:Microsoft OneDrive

Office365でも含まれるサービスに挙がっていたMicrosoftが提供するOneDrive。こちらは、主にストレージのみを利用したい方におすすめです。無料版の場合、5GBのストレージを利用することができます。更に容量が必要という場合は、50GB(¥249/月)というプランもあります。ビジネスで利用するには、有料のプランのみが用意されています。Office365と組み合わせた有料プランなら、ストレージだけでなく、充実したグループウェアの機能を使うことが可能です。

使い勝手がとても良い人気の「iCloud」の詳細

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公式サイト:iCloud-Apple(日本)

iCloudは、Apple社が提供するサービスです。Apple製のデバイスに組み込まれていて、5GBの無料ストレージを利用することができます。主に、あらゆる種類のファイルを1つの場所にデバイスの容量を気にせず保管し、共有することを目的としています。

Yahoo!の利用が多い方に人気の「Yahoo!ボックス」の詳細

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公式サイト:Yahoo!ボックス

Yahoo!の提供するグループウェアが、Yahoo!ボックス。Yahoo!の利用が多い方におすすめです。無料の場合、5GB利用できますが、Yahoo!のプレミアム会員なら無制限です。

グループウェアの基礎知識のまとめ

今回は、グループウェアの基礎知識をまとめ、有料版・無料版のグループウェアを合わせて7つ紹介しました。

無料で利用できるものは、どちらかと言うと個人利用向きで、主に「5GBのストレージが使えること」、「ファイルを共有すること」の2つが目的のツールとして適しています。

有料で利用するものは、ビジネスでの利用を目的としており、ファイルを保管するストレージはもちろん、ビジネスを効率化する機能が兼ね備えられています。

仕事の効率がいまいち良くない、メンバーへの周知徹底がうまくいかない、膨大なファイルの保管先が足りないなど、仕事に問題を抱えているという方は、グループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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